Что такое авизо в бухгалтерии и других сферах: разбираем значения понятия и его виды

Что такое авизо

Авизо – это извещение о проведении каких-либо операций или мероприятий. Его всегда составляют в письменном виде, в документе содержатся подтверждения проведения платежей, данные об отправке товаров или продукции. Извещение или авизо передается в письменном виде от одного контрагента к другому. Этот документ нужен для информирования контрагента об оформленной операции.

Изначально понятие авизо появилось в банковской отрасли, но со временем оно распространилось и на бухгалтерскую деятельность. Причем значение слова в разных отраслях может отличаться.

В бухгалтерии

Авизо в бухгалтерии – это уведомление о фактических отклонениях или изменениях статуса денежного потока, активов, имущества. В документе может содержаться информация об изменениях в нормативно-правовых актах, относительно оформления бумаг. Также посредством авизо могут передаваться сведения об остатке на счете, внесении кредитовых или дебетовых записей.

Другими словами, авизо – это документ, сообщающий об изменениях в составе активов фирмы. Предполагается, что такое извещение направляется контрагентам или даже внутри одной организации

В банковской сфере

Под понятием банковское авизо подразумевают уведомление клиента о проводках на его счетах, а также информирование банка об отказе выполнять клиентом расходные операции ввиду каких-либо обстоятельств. Также банк может выставить клиенту авизо в случае, если ему на счет пришли денежные средства и от него ожидаются последующие распоряжения.

Ранее через авизо осуществлялись межбанковские расчеты – принимая авизо от контрагента, банк проводил зачисление или списание средств.

В коммерческой сфере

В деловой сфере извещения в виде авизо используются контрагентами для уведомления второй стороны о проведении определенных действий с товарами, продуктами и другими ценностями. Часто после прямого авизо требуется обратное, которое подтверждает реализацию коммерческой операции.

Виды авизо

Есть несколько классификаций авизо. В зависимости от того, кому и с какой целью направляется уведомление, различают несколько их разновидностей:

Прямые и обратные

Когда между организациями проходят переговоры относительно количества товаров и услуг, а также их стоимости, речь идет о прямом и обратном авизо:

• прямое авизо не требует ответа на предоставленный запрос от второй стороны. Фирма направляет запрос об изменении стоимости, но это не указывает на то, что вторая сторона обязана принять условия или в обязательном порядке ответить на запрос.
• обратное авизо предполагает ответную реакцию, выражающейся в несогласии или согласии с предложенными в извещении условиями. Также этот вид авизо используется как подтверждение сделки и подтверждает факт отсутствия претензий сторон в отношении друг друга.

Другими словами, прямое авизо – уведомление контрагента, а обратное – ответ, который этот контрагент направляет отправителю.

По движению

Авизо может проходить между отдельными структурными подразделениями одной фирмы или предприятия. В этом случае оно представлено в виде бухгалтерской справки, фиксирующей передачу сведений о прохождении финансовых операций между подразделениями с разными балансами.

Также авизо выставляется между разными контрагентами. Сделка купли-продажи подразумевает, что стороны участвующие в ней должны оповещать друг друга обо всех этапах исполнения обязательств. В качестве метода извещения и используется авизо. То есть, продавец с его помощью сообщает покупателю о готовности новой партии продукции к отгрузке.

В свою очередь, покупатель реагирует ответом и отправляет продавцу обратное авизо, в котором есть сведения о снятии денег с его счета в пользу счета продавца как оплаты за приобретенные товары или услуги.

Кредитовые и дебетовые

Дебетовое авизо применяется для извещения продавцом покупателя о имеющихся финансовых обязательствах и содержит требования об их погашении. В качестве дебетового авизо используются отгрузочные документы на товары или услуги. Также дебетовое авизо – это поручение на списание отдельной суммы.

Кредитовое авизо – это документ, который направляется от одного контрагента к другому для подтверждения задолженности перед ним и установления ее размера.

По способу отправки

В зависимости от способа отправки различают:

• извещение на бумажном носителе – с подписью и печатью;
• электронные (направляемые через интернет) – заверяются с помощью электронной подписи.

Авизо по основным средствам

Авизо по основным средствам применяется для фиксации перемещения основных средств (оборудования или машин) внутри одной компании по ее подразделениям. Операции отражаются на субсчетах, через которые проводятся взаиморасчеты между подразделениями.

Авизо по расчетам

Авизо по расчетам необходимо для передачи кредиторской и дебиторской задолженностей между главными и периферическими отделами. В извещениях указываются данные о долгах по заключенным договорам. Авизо по расчетам составляется при наличии задолженностей или разногласий между сторонами из-за стоимости поставки, при согласовании новой цены.

В авизовке по расчетам должна быть указана уточняемая сумма, проведенные или предлагаемые действия. Корректность информации должна доказываться приложениями, подкрепляющими изложенную информацию.

Порядок оформления

Авизо – первичный бухгалтерский документ. В нем указываются определенные сведения и прикрепляются сопутствующие приложения.

Унифицированная форма

Унифицированная форма для оформления авизо на законодательном уровне отсутствует. Каждая компания самостоятельно ее разрабатывает и изготавливает для себя, а потом закрепляет в учетной политике.

Поскольку авизо является первичным бухгалтерским документом, оно должно содержать все атрибуты таких документов: обязательно указывается номер договора, номер счета, бланки отчетности, прикладываются бланки выполненных работ или оказанных услуг.

Какие сведения нужно включить в документ

В документ должны быть включены следующие сведения:

• наименование (например, кредитное авизо или дебетовое);
• порядковый номер;
• дата составления;
• наименование составителя;
• основания, по которым проведена операция;
• сумма операции;
• реквизиты получателя;
• подпись ответственного лица и оттиск штампа.

Сопутствующие документы

К авизо могут быть приложены сопутствующие документы, а именно:

• кассовые ордеры;
• платежные поручения;
• прочее.

Если авизо направлено сторонней компании, дополнительно прикладываются платежные поручения, права на активы и другие документа, относящиеся к сути передаваемого объекта.

Инструкция по выставлению авизо

В случае передачи финансовых активов или обязательств, адресат получает авизо в двух экземплярах. Один из них предназначен для хранения в бухгалтерии и является подтверждением реализованной операции. Второй экземпляр с соответствующими отметками отправляется обратно отправителю.

В трех экземплярах составляется авизо, если оно применяется для операций, осуществляемых в рамках одной компании, между ее отдельными подразделениями. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй с проставленными отметками возвращается отправителю, а третий направляется в главное подразделение.