Как заключить ученический договор с работником: что в него включается и каковы его особенности

Что такое ученический договор

Ученический договор – это соглашение, которое заключается между организацией и будущим или действующим сотрудником на прохождение обучения, переподготовку или повышение квалификации за счет средств работодателя с последующей отработкой в течение установленного срока.

Правоотношения касательно ученического договора регулируются Трудовым Кодексом РФ. Однако он не является ни трудовым, ни гражданско-правовым договором, хотя права ученика в целом повторяют трудовые права работника.

Основной регламентирующий акт – глава 32 ТК РФ. Она определяет следующие положения:

• дает право работодателю «заключать с лицом, ищущим работу, или с работником данной организации ученический договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы» (ч. 1 ст. 198 Трудового Кодекса РФ).
• устанавливает правило приема на работу сотрудника, прошедшего обучение, без испытательного срока, а также права, обязанности и ответственность сторон в период действия ученического договора (ч. 1 ст. 207 Трудового Кодекса РФ).

Кроме того, ТК РФ регулирует сроки и форму ученических договоров, оплату по ним, а также основания для прекращения его действия.

Типы ученического договора

Договор может заключаться с действующими сотрудниками организации или с лицами, ищущими работу. В зависимости от этого условия, формат и текст соглашения меняются – по сути, это разные договоры.

С соискателем

Ученический договор с соискателем, то есть, с человеком, который еще не принят в штат, позволяет организации получить квалифицированного сотрудника с необходимыми навыками. В свою очередь, кандидат на вакансию может быть уверен в том, что после прохождения обучения он будет гарантировано трудоустроен.

Суть договора в том, что соискателя сначала направляют на обучение – в стороннюю организацию или в штате компании, а потом принимают на работу.

Для ученического договора с соискателем характерны следующие особенности:

• компания вправе самостоятельно проводить обучение кандидата;
• соискателя в период прохождения обучения нельзя отправлять в командировки или привлекать к сверхурочным работам;
• после завершения срока действия ученического договора кандидат должен быть принят в штат без испытательного срока.

С точки зрения работника такой вариант привлекателен – он бесплатно получает образование и его сразу принимают на работу на полноценную ставку.

С работником

Ученический договор с сотрудником может быть заключен при заинтересованности работодателя в повышении квалификации или переподготовке кадров. Он является дополнительным соглашением между организацией и специалистом, при подписании которого трудовые отношения не разрываются.

В данном случае уже действующего сотрудника направляют на переобучение или повышение квалификации. Зачастую это вообще обязательное условие – например, на должностях с особыми условиями труда и повышенной ответственностью.

Особенности ученического договора с работником:

• обучение сотрудника возможно только в лицензированных образовательных учреждениях;
• процесс обучения может происходить как без отрыва, так и с отрывом от трудовой деятельности.

За сотрудником сохраняется рабочее место и продолжает выплачиваться зарплата. То есть, вариант тоже неплохой с точки зрения работника – например, после переобучения он сможет лучше делать свою работу, претендовать на премию и повышение в должности.

С иностранным гражданином

Не запрещается подписание ученического договора и с иностранными гражданами, даже в случае, если они не являются действующими сотрудниками, а также при отсутствии у них разрешения на работу.

Это объясняется тем, что соглашение не приводит к возникновению трудовых отношений, а лишь позволяет получить квалифицированный кадр с возможным последующим приемом на работу. Соответственно, к моменту, когда иностранец закончит обучение, у него должен быть документ, дающий право на работу. Это может быть как патент или разрешение, так и РВП или ВНЖ.

Кто может стать учеником

Чаще всего обучение требуется тем сотрудникам, род деятельности которых предполагает регулярное повышение квалификации. К ним можно отнести:

• полицейских и других сотрудников МВД – они должны знать все новые законы и иные нормативные акты касательно своей работы;
• старший и средний медицинский персонал – их учат современным разработкам и методам лечения;
• фармацевтов и провизоров – они изучают современные препараты;
• педагогов – они изучают, что нового появилось в их предмете, современные методики педагогики и информационные технологии;
• специалистов государственных гражданских служб и прочих.

Также потребность в заключении ученического договора может возникнуть при необходимости переподготовить сотрудников при переходе их из одного отдела компании в другой, при смене специфики работы организации или установке нового сложного оборудования.

Обучение может происходить и по инициативе самого сотрудника, если работодатель готов пойти навстречу и оплатить образовательный курс.

Содержание ученического договора

Ученический договор не имеет строго регламентированной формы. Поэтому работодатель может создать ее самостоятельно или воспользоваться уже существующими бланками. Однако содержание документа четко регламентировано, все требования прописаны в ст. 199 ТК РФ.

Обязательные условия

Чтобы не вызывать вопросов у налоговых органов и трудовой инспекции, важно включить в договор все обязательные пункты. Верное составление документа также позволит избежать недоразумений и судебных разбирательств с сотрудником при возникновении разногласий.

Согласно ст. 199 ТК РФ, ученический договор должен содержать:

• Наименование сторон. В шапке соглашения нужно указать полное наименование компании (юридического лица), ФИО руководителя и правовой акт, подтверждающий его полномочия. Ученический договор не может быть заключен с физическими лицами, самозанятыми или индивидуальными предпринимателями. В качестве второй стороны договора выступает сотрудник компании или соискатель. В документе необходимо прописать его ФИО, а также текущий статус (действующий работник или претендент). Возможно включение и третьей стороны в соглашение – образовательной организации, которая будет проводить обучение.
• Предмет договора. Здесь нужно указать программу и форму обучения (индивидуальное, групповое, курсовое и т. д.).
• Приобретаемая квалификация. Этот пункт необходимо заполнить в соответствии с реестром профессиональных стандартов или Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий.
• Права, обязанности и ответственность сторон. Организация, отправляющая сотрудника на обучение, обязана оплатить ему образовательные услуги, освободить от сверхурочных работ, командировок, выплачивать стипендию и при необходимости обеспечить индивидуальный трудовой график на время курса (ст. 203 ТК РФ). После успешного завершения обучения работодатель обязан предоставить сотруднику должность, соответствующую полученной квалификации. Работник или соискатель, в свою очередь, обязан посещать занятия, вовремя сдавать все итоговые аттестации, а после окончания учебы отработать в компании, оплатившей курс, в течение определенного срока. Его тоже важно прописать в договоре.
• Длительность обучения. Ученический договор заключается на срок проведения образовательного курса. В исключительных случаях, при наличии уважительных причин (заболевание, призыв на военную службу и т. д.) период ученичества может быть продлен.
• Размер стипендии на время обучения. Он определяется в зависимости от получаемой квалификации, сложности и продолжительности образовательного курса и устанавливается работодателем. Однако размер стипендии не может быть меньше минимального размера оплаты труда. Дополнительно сотрудник может получать заработную плату, если он проходит обучение без отрыва от работы, но в меньшем размере, пропорционально отработанному времени или выполненным задачам. Ученику также положены выплаты за выполненную работу во время получения образования, согласно установленным расценкам (ст. 204 ТК РФ).

Без какого-то из этих условий договор может быть признан ничтожным – причем не только сторонами соглашения, но и контролирующими органами.

Дополнительные условия

Помимо обязательных, ученический договор может включать себя и дополнительные условия, согласованные всеми сторонами. Это может быть:

• размер стоимости обучения и порядок оплаты – полностью или частично за счет работодателя;
• возможные уважительные причины для продления или расторжения ученического договора;
• график посещения занятий, сдачи промежуточной и итоговой аттестации;
• дополнительные гарантии для ученика (оплата транспорта, предоставление внеочередного отпуска и т. д.).

В этом пункте могут быть прописаны любые условия, которые удовлетворят обе стороны, главное, чтобы они не противоречили ст. 206 ТК РФ. В противном случае договор будет считаться недействительным.

Образец ученического договора

Как уже было сказано, строгой формы ученического договора не существует. При его составлении бланк можно разработать самостоятельно или воспользоваться уже существующими, созданными в других организациях. Главное, включить в ученический договор на обучение работника у работодателя все обязательные пункты.

Мы подготовили образцы обоих вариантов соглашения:

Порядок оформления и подписания соглашения

Ученический договор составляется в двух экземплярах, обязательно в письменной форме, подписывается всеми сторонами соглашения. Один экземпляр остается у работодателя, второй передается сотруднику или соискателю, третий – образовательной организации, если она включена в договор.

Порядок заключения ученического договора следующий:

1. оформляется и распечатывается сам ученический договор в двух или трех экземплярах;
2. подписывается всеми сторонами;
3. работодатель издает приказ об отправке сотрудника на обучение;
4. после завершения обучения в трудовой книжке работника проставляется соответствующая отметка о переподготовке/повышении квалификации.

Договор начинает действовать со дня его заключения и действует в период всего образовательного курса. Он может быть изменен, но только по решению обеих сторон. В таком случае необходимо оформить дополнительное соглашение, также в 2 экземплярах и в письменном виде.

Как расторгнуть ученический договор

Ученический договор официально прекращает свое действие только после завершения обучения сотрудника или соискателя за исключением случаев, когда в нем прописаны дополнительные причины для этого. К примеру, обстоятельствами для расторжения ученического договора могут быть:

• увольнение работника;
• смена формы деятельности организации;
• отказ от обучения;
• заболевание работника и т. д.

Если ни одно из условий не было прописано в соглашении, то работодатель вправе потребовать с сотрудника компенсацию за потраченные средства – если, конечно, не договорится с работником в индивидуальном порядке.

Однако в Гражданском кодексе РФ можно найти ряд «лазеек», которые могут помочь избежать материальной ответственности:

• непреодолимая сила или «форс-мажорные» обстоятельства (ч. 3 ст. 401 ГК РФ).
• невозможность выполнения обязательств, предусмотренных договором (ст. 416 и 417 ГК РФ).
• значительное изменение обстоятельств (ст. 451 ГК РФ).

Зачастую при возникновении разногласий прийти к консенсусу бывает сложно. Поэтому степень «уважительности» причины расторжения договора и правоту сторон определяет суд – если, конечно, стороны дойдут до судебных разбирательств.

Важные особенности обучения работника по договору

На всех учеников, вне зависимости от формы курса (индивидуального или группового), распространяется трудовое законодательство и законодательство об охране труда.

Согласно ч. 5 ст. 196 и ч. 3 ст. 203 ТК РФ, работодатель обязан организовать необходимые условия работы в период прохождения обучения, в том числе полностью освобождать сотрудников от служебных обязанностей или переводить на условия неполного трудового дня. Эти условия не должны повлечь за собой каких-либо изменений сроков и продолжительности очередного оплачиваемого отпуска, приостановки начисления стажа и как-то еще ограничивать работника.

Другие особенности договора:

• на период обучения за сотрудником сохраняется его должность и рабочее место (ст. 187 ТК РФ);
• при прохождении образовательной программы в другом регионе ученику возмещаются расходы на проезд и проживание в размере, который установлен для лиц, направляемых в командировки;
• продолжительность занятий в сутки не должна превышать норму рабочего дня;
• в период обучения сотрудники не могут быть привлечены к дополнительным, сверхурочным задачам.

Соответственно, у работника по такому договору есть достаточно много прав, а у работодателя, соответственно, обязанностей.

Как платить налог за работников на ученическом договоре

Несмотря на то, что ученический договор не является трудовым, он не освобождает работодателя от уплаты налогов и взносов за сотрудника. Однако, здесь есть свои нюансы, так как отношения ученика с работодателем – не трудовые.

НДФЛ

Стипендии и дополнительные выплаты работником за выполненные во время обучения практические задания облагаются НДФЛ (в размере 13%), как и обычная заработная плата. В системе налогообложения эти средства будут числиться в категории «прочих расходов компании, связанных с производством и реализацией».

Выплаты попадают под налог, потому что это в любом случае доходы ученика – и не имеет значения, получает он их от трудовой или иной деятельности. Работодатель в данном случае выступает как налоговый агент, удерживая налог со стипендии и других выплат.

Страховые взносы

А вот страховые взносы при заключении с сотрудником или соискателем ученического договора выплачивать не нужно (п. 1 ст. 420 Налогового Кодекса РФ). Они отчисляются только при возникновении официальных трудовых отношений.

Но есть и оборотная сторона – период обучения не засчитывается в страховой стаж для больничных и будущей пенсии.

Налог на прибыль

Что касается налога на прибыль, то ученический договор в данном случае касается учета расходов при определении налогооблагаемой базы. Траты на обучение входят в состав общих расходов компании. К примеру, стипендии относятся к категории оплаты труда (п. 19 и 25 ст. 255 НК РФ). Но это касается только обучения штатных сотрудников.

Если же договор заключен с кандидатом на трудоустройство, то стоимость обучения и стипендии будут входить в категорию прочих расходов компании, связанных с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ).

То есть, траты на обучение в любом случае включаются в расходы при расчете налогооблагаемой прибыли.

Риски для работодателя и работника

Неверное составление ученического договора может привлечь излишнюю заинтересованность трудовой инспекции и налоговых органов. При выявлении нарушений они могут признать соглашение трудовым и выписать штраф. В основном – из-за того, что за ученика не нужно платить страховые взносы, составляющие порядка 30% от зарплаты.

Помимо этого, заключение такого договора несет в себе ряд рисков как для работодателя, так и для ученика.

Для работодателя

Работодатель в данном случае рискует больше, чем сотрудник – ведь именно он вкладывается в обучение. Поэтому для него актуальны такие риски:

• Отказ соискателя или сотрудника от выполнения служебных обязанностей после завершения обучения. В такой ситуации убытки компании можно возместить в суде.
• Получение травмы учеником в процессе выполнения образовательных задач. Покрывать расходы на лечение придется работодателю.
• Отказ от прохождения обучения или отчисление из образовательной организации. В случае, когда студент перестал самовольно посещать занятия, необходимо как можно быстрее расторгнуть договор, иначе он продолжит получать стипендию, не выполняя своих обязательств.

Чтобы максимально защититься от проблем, нужно детально проработать текст ученического договора.

Для сотрудника и соискателя

Ученик, хоть и защищен трудовым законодательством, но тоже несет риски:

• Низкое качество обучения или попытки работодателя преподнести один образовательный курс вместо другого. Если же обучение действительно нужно для выполнения работы, сотрудник просто не сможет ее выполнять качественно.
• Полноценная трудовая нагрузка под предлогом обучения и «производственной практики». В такой ситуации ученик будет выполнять большой объем работы за маленькую стипендию и без начисления профессионального стажа.

То есть, соискателям и сотрудникам важно уточнять информацию о самом обучении и не соглашаться на заведомо невыгодные предложения.

Судебная практика по ученическому договору

Чаще всего в судебной практике по ученическим договорам встречаются дела, возбужденные по искам компаний к ученикам, которые нарушили свои обязательства о трудоустройстве либо решили уволиться с должности раньше положенного срока без уважительных причин.

Проблема в том, что ТК РФ содержит предельно обобщенную информацию об этом вопросе. Уважительные обстоятельства, позволяющие расторгнуть договор, четко в законодательстве не прописаны. Поэтому важно их обсудить между учеником и работодателем при подписании соглашения. Если эти аспекты прописаны в договоре не будут, то определять правоту той или иной стороны будет судебная инстанция.

Некорректно составленный договор

Истец «Племенной завод Ленинск-Кузнецкий» подал иск в суд против ученика с требованием возврата денежных средств на обучение и выплату стипендий, а также компенсацию госпошлины в связи с невыполнением трудовых обязательств, предусмотренных ученическим договором.

Ответчик представила в суд возражения на исковое заявление, заявив, что считает обвинения недоказанными и необоснованными, а договор был доставлен неверно.

Изучив материалы, было выяснено, что обязательств по возврату денежных средств за обучение в случае, если ученик после обучения не приступает к работе в ООО «ПЗ Ленинск-Кузнецкий» в договоре не прописано.

В данном случае суд отказал истцу в исковом заявлении.

Попытка вернуть плату за обучение и стипендию

Обращение в судебную инстанцию поступило от ОАО «РЖД» с иском к сотруднику о взыскании расходов на его обучение в связи с тем, что он нарушил условия ученического договора и не отработал в компании положенный срок (2 года). Требование РЖД – выплата суммы, пропорциональной неотработанному времени, а также средств, потраченных на выплату стипендий.

В связи с тем, что гражданин завершил трудовую деятельность в РЖД по личной инициативе, суд признал иск обоснованным.

Однако во второй части запроса о возврате стипендий компании было отказано, потому что это противоречит ст. 187 Трудового кодекса РФ.

Возврат денег из-за отказа отработать нужный срок

«Федеральная пассажирская компания» также через суд обратилась к сотруднику о взыскании расходов на обучение в связи с неотработкой двух лет после его окончания.
Ответчик в суд не явился, о месте и сроках заседания извещался по месту прописки, повестка вернулась обратно с пометкой об истечении времени хранения.

В связи с наличием верно составленного ученического договора, полным исполнением по нему обязательств истца и неисполнением обязательств ответчика, суд удовлетворил исковое заявление в полном объеме.

Ответственность за нарушения

Трудовой кодекс – достаточно строгий документ, а за нарушение его норм предполагается ответственность. Ученический договор в этом контексте не является исключением – если стороны его не соблюдают, есть риск получить наказание.

Ответственность сторон за нарушение пунктов договора

ТК РФ позволяет работодателю устанавливать в ученическом соглашении любой срок, который сотрудник или соискатель должны будут отработать в компании после завершения обучения. Если данное обязательство будет не выполнено или выполнено частично (к примеру, будет отработано 2 года из 3 необходимых) на ученика будут наложены материальные санкции. В первом случае – возместить организации все расходы, затраченные на учебу и выплату стипендий, во втором – только часть стоимости обучения пропорционально неотработанному периоду.

Учитывая, что стоимость обучения фигурирует в ученическом договоре, сотрудник заранее знает, какую сумму должен будет выплатить при увольнении раньше срока.

В ряде случаев при наличии обоснованных причин сотрудник или соискатель могут быть освобождены от штрафа непосредственно работодателем или по решению суда. К уважительным обстоятельствам в соответствии с ТК РФ можно отнести:

• призыв на военную службу (ст. 83 ТК РФ);
• отсутствие подходящей должности в связи с состоянием здоровья сотрудника на основании медзаключения (ст. 77 ТК РФ);
• сокращение штата работников компании (ст. 81 ТК РФ);
• необходимость ухода за детьми в возрасте до 3 лет, ребенком-инвалидом, родственником с инвалидностью I и II групп, при отсутствии других лиц, способных выполнять эту обязанность;
• необходимость переезда в другой регион в связи с переводом супруга-военнослужащего.

Чтобы избежать разногласий и судебных разбирательств, рекомендуется при составлении ученического договора обсудить все возможные нюансы и четко изложить их в письменном виде.

Если расторжение соглашения произошло по взаимной договоренности сторон, то возврат денежных средств за обучение не производят, если это не указано в договоре отдельным пунктом.

Ответственность работодателя

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, работодателю может грозить административная ответственность при нарушении правил составления, заключения и подписания ученического договора. Эта же статья предусматривает перевод «ученических» отношений в трудовые, если они не были зафиксированы в письменном виде. В таком случае налоговая служба вправе потребовать с организации отчисление НДФЛ, налога на прибыль, а также страховых взносов за работника в полном объеме.

Размеры штрафов:

• если подобные нарушения были выявлены впервые, трудовая инспекция может наложить штраф на компанию от 30 до 50 тысяч рублей, а на руководителя фирмы – от 1 до 5 тысяч;
• при повторном нарушении закона размера штрафа возрастает до 50-70 и 10-20 тысяч рублей соответственно.

Возможно также отстранение руководителя организации от служебных обязанностей на срок от 1 года до 3 лет.

Плюсы и минусы такого формата обучения

Ученический договор – хороший вариант для соискателя работы, потому что включает в себя обучение и трудоустройство. Для работодателя он тоже может быть интересным – так он получит сотрудника, который проработает у него хотя бы установленный соглашением срок.

Но всегда стоит помнить о плюсах и минусах такого варианта. Для работодателя они будут такими:

А для сотрудника и соискателя плюсы и минусы уже другие:

Таким образом, подписывая договор, нужно взвесить все «за» и «против» и только потом принимать решение.

Мнение эксперта

Поскольку ученический договор – это риск для обеих сторон, мы спросили у представителя бизнеса о том, как он применяется в реальной практике. В частности – как это организовано внутри компании и насколько выгодно.

Об реальном опыте рассказал Сергей Фадеев из юридической компании «Туров и партнеры»: