Увольнение сотрудника в 2019 году: как и какие документы подготовить?

Увольнение и его виды

Увольнение – расторжение трудового договора и прекращение трудовых отношений между сотрудником и работодателем, в результате которого работник перестает выполнять свои служебные обязанности, а работодатель — выплачивать денежное вознаграждение.

Существует 3 вида увольнения:

1. По инициативе работника (по собственному желанию) – п.3 ч.1 ст. 77 ТК РФ;
2. По инициативе работодателя – ч.1 ст. 81 ТК РФ; ч.1 ст. 71 ТК РФ;
3. По соглашению сторон — п.1 ч.1 ст. 77 ТК РФ.

Основания для расторжения трудового договора между организацией и сотрудником описаны в 77 статье ТК РФ. Это могут быть как инициатива одной из сторон; прекращение срока действия трудового договора; не зависящие от воли сторон обстоятельства, и другие причины. От основания увольнения будет зависеть вид увольнения, который будет прописан в приказе об увольнении и в трудовой книжке. Если сотрудник уволен по инициативе работодателя, то это может повлиять на репутацию работника и привести к дальнейшим вопросам потенциальных работодателей при поиске нового места работы.

В случае несогласия, работник может оспорить вид расторжения трудового договора в суде.

Документальные различия между видами увольнения не слишком отличны друг от друга. В приказ, личную карточку и трудовую книжку вносятся запись пункта, части и статьи на основании которых происходит расторжение трудового договора. Если при увольнении по соглашению сторон и по инициативе работника эти данные неизменны, то инициатива работодателя должна быть обоснована согласно соответственному пункту части 1 статьи 81 Трудового кодекса. Если сотрудник не прошел испытание, ставится запись об увольнении на основании ч. 1 ст. 71 ТК РФ.

При не прохождении испытательного срока (он не может превышать 3 месяцев) работник под роспись предупреждается в письменной форме в формате уведомления за 3 дня с указанием причин.

Также, при увольнении сотрудника по соглашению сторон и инициативе работодателя заявление сотрудника не требуется, но оформляются уведомления сотрудников, либо акты — в зависимости от оснований увольнения.

Кого нельзя уволить

Существуют категории лиц, которых нельзя уволить по желанию работодателя. Это:

• Беременные женщины и воспитывающие детей (до 3 лет);
• Лица, воспитывающие детей самостоятельно (мать, отец, опекун);
• Матери – одиночки с детьми до 14 лет;
• Матери с детьми-инвалидами до 18 лет;
• Работники в отпуске или на больничном.

Работника в отпуске можно уволить, дождавшись окончания периода отпуска (больничного), а предыдущие категории лиц можно уволить в одностороннем порядке только в случае ликвидации предприятия.

Основания увольнения по инициативе работодателя

Согласно статьи 81 ТК РФ, увольнение по инициативе работодателя возможно в следующих случаях:

• Ликвидация организации либо прекращение деятельности ИП (п.1 ч.1 ст. 81 ТК РФ). В этом случае законодательство не делает исключения ни для одной из категорий работников. Основанием для увольнения является Решение о ликвидации юр. лица (Распоряжение ИП). Каждому работнику выдается персональное уведомление под подпись не менее чем за 2 месяца до прекращения трудовых отношений.
• Сокращение численности или штата работников организации, ИП (п.2 ч.1 ст. 81 ТК РФ). Такое увольнение допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом, работодатель должен доказать, что работник отказался от перевода, или другая вакантная должность для перевода отсутствовала. Предупреждается работник уведомлением под роспись за 2 месяца до увольнения.
• Несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п.3 ч.1 ст. 81 ТК РФ). Работодатель не вправе расторгнуть трудовой договор с работником по названному основанию, если в отношении этого работника не проводилась аттестация, либо аттестационная комиссия пришла к выводу о соответствии работника занимаемой должности или выполняемой работе. При этом, выводы аттестационной комиссии о деловых качествах работника подлежат оценке в совокупности с другими доказательствами по делу (например, отсутствие диплома о высшем образовании Главного бухгалтера).
• Смена собственника имущества организации (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В этом случае увольнение может грозить только руководителю, его заместителям и главному бухгалтеру. Важно знать, что собственником имущества, созданного за счет вкладов учредителей (участников), является само товарищество (общество), а учредитель имеют лишь обязательственные права в отношении таких юридических лиц. Поэтому уволить руководителя при продаже, например, доли одним учредителем другому, нельзя.
• Неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Допускается при условии, что к работнику ранее было применено дисциплинарное взыскание и на момент повторного неисполнения им без уважительных причин трудовых обязанностей оно не снято и не погашено.

  Если работник до совершения проступка подал заявление по собственному желанию, работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание, вплоть до изменения основания увольнения.

• Однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Это: прогул (отсутствие работника на рабочем месте более четырех часов подряд); появление работника в алкогольном или наркотическом опьянении; хищение чужого имущества; нарушение требований охраны труда, повлекшее тяжкие последствия; предоставление подложных документов при устройстве на работу и другое. Факт нарушения необходимо зафиксировать актом.
• Совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Увольнение возможно только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности.
• Совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы (п. 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). По этому основанию допускается увольнение только тех работников, которые занимаются воспитательной деятельностью (например, учителей), независимо от того, где совершен аморальный проступок: по месту работы или в быту.
• Принятия необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Допустимо лишь в отношении руководителей организации (филиала, представительства), его заместителей и главного бухгалтера.
• Однократного грубого нарушения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей (п. 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Допустимо так же лишь в отношении руководителей организации (филиала, представительства), его заместителей и главного бухгалтера.
• Представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
• Предусмотренных трудовым договором с руководителем организации, членами коллегиального исполнительного органа организации (п. 13 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
• В других случаях, установленных настоящим Кодексом и иными федеральными законами (п. 14 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Увольнение сотрудника поэтапно

Любое действие юридического лица, или ИП должно быть документально обосновано. Оформить приказ об увольнении и последующие документы без заявления работника считается неправомерным и влечет за собой штрафы и восстановление работника на его должность. Поэтому, первым, что необходимо сделать – получить заполненное и подписанное заявление на увольнение не позднее, чем за 2 недели до дня увольнения. Оно может быть заполнено и в печатной форме, но обязательно подписано работником.

На основании заявления работника готовится Приказ об увольнении (Унифицированная форма № Т-8). В приказе должны быть четко прописаны все необходимые графы и проставлены подписи работника и Директора.

Именно на основании приказа будет оформляться расчет работника, заполнена его личная карточка и трудовая книжка.

Расчет работника оформляется в день увольнения и в этот же день выплачивается (не забываем перечислить НДФЛ). Если сотрудник имеет дни неиспользованного отпуска, то ему необходимо рассчитать за них компенсацию. То есть, будет рассчитана заработная плата за отработанные и неоплаченные дни в месяце увольнения, а также начислена компенсация.

Расчет отразится в Записке-расчете при прекращении трудового договора с работником (Унифицированная форма № Т-61).

Далее необходимо заполнить последнюю страницу Личной карточки работника (Унифицированная форма № Т-2), а также внести запись об увольнении в Трудовую книжку работника.

После заполнения трудовой книжки нужно сделать запись в Журнал регистрации бланков и вкладышей к ним, в котором уже должны быть данные об этом сотруднике с даты принятия его на работу.

Если заработная плата выплачивается через кассу организации (или ИП), то важно будет подготовить Платежную ведомость (Унифицированная форма № Т-53).

Только после подготовки всего этого пакета документов, а также запрошенных сотрудником справок (если такие имеются), можно переходить к проверке недостающих документов в личной карточке сотрудника.

Итак, подведем итог, какие документы должны быть подготовлены при увольнении работника:

1. Заявление работника;
2. Приказ об увольнении;
3. Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником;
4. Личная карточка работника;
5. Трудовая книжка;
6. Журнал регистрации трудовых книжек
7. Платежная ведомость (при расчете через кассу)
8. Справки (2-НДФЛ; формы 182Н; о среднем заработке за последние три месяца)

Проверка недостающих документов

Очень важно проверить и оформить недостающие документы, которые работодатель по каким-либо причинам не оформил. Сделать это необходимо до того, как уволится сотрудник, т.к. позже восстановить эти документы не представится возможным (без подписи работника они будут недействительными). При проверке трудовой инспекцией и другими службами (в том числе при предоставлении в суд при трудовом споре) наличие этих документов будет играть огромную роль.

Такими документами являются:

• Приказ о приеме и предоставлении отпуска работнику (которые оформляются при наличии заявления!);
• Записка-расчет о предоставлении отпуска работника;
• Трудовой договор (договор о материальной ответственности) и дополнительные соглашения к нему;
• Заявление сотрудника на перечисление денежных средств (если заработная плата по просьбе работника перечислялась на банковскую карту другого физ. лица);
• Ведомости на заработную плату (проставлены все подписи работника о получении заработной платы через кассу);
• Документы, подтверждающие проведение инструктажа и обучения по охране труда.

Также проверьте наличие графика отпусков, табеля учета рабочего времени и документы по проведению специальной оценки условий труда на рабочем месте.

Важно! Спецоценку условий труда обязаны проводить все работодатели без исключений (в том числе и ИП). Не проведение специальной оценки, либо нарушение установленного порядка ее проведения является нарушением трудового законодательства.

Если работник по какой-либо причине обратится в трудовую инспекцию, то именно по этому списку будет произведен запрос на наличие документов. Недостача документов ведет, соответственно, к даче пояснений и штрафам.

Как заполнить документы при увольнении

Корректное заполнение документов чрезвычайно важно, т.к. при трудовом споре суд будет рассматривать наличие и правильность оформления документов. Если данные будут искажены, либо не проставлены подписи на некоторых документах, то суд может счесть их недействительными принять решение в пользу работника.

Правильное заполнение трудовой книжки необходимо для оформления будущей пенсии работника, а запись в Журнале учета трудовых книжек подтверждает, что трудовая книжка регистрировалась и выдавалась работнику обратно.

Подписи работника проставляются во всех документах при увольнении, кроме Записки-расчета. Там проставляется только подпись руководителя организации.

Важно отметить, что при подаче заявления об увольнении работник должен убедиться, что руководитель ознакомлен с ним. В нем прописывается дата и причина увольнения (по собственному желанию). Заявление пишется на имя руководителя организации. Ставится подпись и фактическая дата.

В приказе об увольнении должны быть проставлены следующие данные:

• ФИО и табельный номер сотрудника;
• Структурное подразделение и должность;
• Основание прекращения трудового договора (документ и статья ТК РФ)
• Подписи руководителя и работника

В трудовой книжке должна быть проставлены данные о приеме на работу, а также о переводе на другую должность или смене подразделения (при наличии). Проставляется печать, подпись директора и сотрудника. Любая запись производится с указанием даты и под порядковым номером (нумерация сквозная).

В личной карточке необходимо на последней странице проставить следующие данные:

Важно помнить, что ссылка на статью Трудового кодекса производится на основании причины увольнения.

Алгоритм подписания и передачи документов сотруднику

После подготовки всех документов необходимо предоставить их на подпись работнику в день увольнения. Документы о заработной плате (например, платежные ведомости) следует подписывать в момент выдачи заработной платы. Далее подписываются личная карточка, приказ, и иные документы. В самом конце подписывается трудовая книжка и проставляется запись о передаче трудовой книжки работнику. Опять же, работник имеет право не подписывать приказ об увольнении и другие документы, если не согласен с пунктами этих документов.

Некоторые работники кадровой службы составляют акты приема-передачи документов при увольнении работника, где указываются документы и их количество. Но в большинстве случаев, работодатели не оформляют такие документы, т.к. это не является обязательным.

При увольнении работника очень важно соблюдать основные правила оформления документов и их передачи. Это обусловлено не только с целью обезопасить себя в отношении возможных претензий и жалоб работника, но и для того, чтобы успешно пройти вероятную проверку в будущем, а также сделать возможном предоставление необходимых документов сотруднику при его обращении. Также важно знать, что кадровые документы хранятся от 5 (журналы учета рабочего времени) до 75 лет (личные карточки, приказы). Это установлено ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Поэтому работодателю следует обеспечить не только корректное оформление документов, но и их сохранность.