Как заключить договор с самозанятым и что нужно прописать в тексте соглашения
Как заключить договор с самозанятым и что нужно прописать в тексте соглашения

Статус самозанятого гражданина изначально появился в экспериментальном режиме на основании закона 422-ФЗ. В начале компании и ИП неохотно сотрудничали с ними, так как многие нюансы были непонятны, а юридические лица боялись штрафных санкций. Постепенно ФНС давала ответы на спорные вопросы, а сейчас заключить договор с самозанятым стало распространенной практикой. Поэтому руководителям, кадровикам и бухгалтерам нужно знать нюансы его оформления.

Обязательно ли заключать договор с самозанятым

Организациям выгодно работать с плательщиками налога на профессиональный доход (они же самозанятые). В отличие от штатных работников и обычных физлиц по договору ГПХ, не нужно рассчитывать и уплачивать НДФЛ, взносы в ПФР и ФОМС, сдавать по ним отчетность. Сотрудничество строится на договорной основе. Разберем, всегда ли договор с самозанятым лицом должен быть составлен в письменной форме.

В каких случаях это необходимо

Договор – документ, в котором четко обозначены обязанности сторон. Если одна не исполнила условия, то у второй появляется возможность обжаловать действия в суде. Кроме того, производя выплаты исполнителю, компания должна иметь на это основание. Налоговая инспекция не примет в качестве него устные договоренности, если сделка не признана разовой.

В договоре содержится информация о постановке на учет самозанятого гражданина, что дает основание организации производить оплату, не удерживая НДФЛ и не начисляя страховые взносы.

Когда будет достаточно устной договоренности

В феврале 2019 года ФНС выпустила Письмо, в котором указала на возможность производить оплату самозанятому без заключения договора в письменной форме. Для этого должно выполняться одновременно несколько условий:

  • сделка разовая;
  • проводится в момент договоренности;
  • отсутствует предоплата;
  • оплата и выдача чека производятся одновременно.

Если оказание услуги занимает продолжительное время, присутствует условие выплаты аванса, оговорена поэтапная сдача работ, то действие положений Письма на такие случаи не распространяется. И в этом случае отношения должны строиться уже на договорной основе.

Какой тип договора подойдет

С плательщиками НПД заключается договор гражданско-правового характера (ГПХ). К нему относятся, например: договор подряда с самозанятым лицом, договор возмездного оказания услуг. Условия соглашения и их исполнение регулируются не Трудовым, а Гражданским кодексом.

Плательщики НПД не исполняют трудовые обязанности, а ведут предпринимательскую деятельность, независимо от наличия статуса ИП. Это означает, что самозанятые:

  • не подчиняются трудовому распорядку;
  • не выполняют распоряжения руководителя;
  • не имеют записи в трудовой книжке.

Кроме того, на уровне заказчика по самозанятым не ведется кадровое делопроизводство, не начисляется зарплата.

Другими словами, в договоре важно не допускать пунктов, которые могут так или иначе указывать на то, что самозанятый на самом деле – наемный работник, иначе налоговая служба может доначислить налоги и страховые взносы.

Как оформить договор с самозанятым

Перед заключением письменного соглашения компании нужно провести проверку статуса самозанятого. Для этого плательщик НПД предъявляет справку о постановке на учет. Дополнительно можно потребовать справку о доходах, чтобы убедиться, что не превышен лимит в 2,4 млн рублей и этого не произойдет после оплаты по заключаемому договору.

Какие пункты включить в договор

Документ состоит из нескольких частей.

Преамбула

В ней содержится полное наименование сторон сделки. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Лабиринт» в лице Х, действующего на основании Устава, заключило договор с ХХ, являющимся плательщиком НПД», дополнительно для физического лица перечисляются:

  • данные паспорта, включая адрес регистрации по месту жительства;
  • номер и дата справки о постановке на учет в качестве плательщика НПД.

Для ИП, выбравшего режим плательщика НПД, дополнительно приводятся данные о регистрации в налоговой инспекции. Заканчивается преамбула словами «заключили договор о нижеследующем».

Предмет договора

В этом пункте описывается услуга, которую обязывается оказать исполнитель, и она описывается подробно. Например, если это договор аренды, то приводится адрес, условия использования помещения, прочие моменты. Если договор оказания услуг с самозанятым касается ремонта, то объект, поломки и перечень работ оговариваются подробно.

Важно, чтобы было указание на конечный результат работы, после чего будет подписан акт выполненных работ с самозанятым. Сюда же можно включить условие, что в чеке он распишет услуги по пунктам с указанием стоимости каждого.

Оплата

В этом пункте важно дать указание, что оплата производится по факту выполненных работ, а не за осуществление трудовых функций. Уместным будет употреблять слово «вознаграждение», а периодичность оплаты – по факту выполненных работ, этапов или предоплаты.

Если договором с физическим лицом предусмотрено несколько видов работ, то обозначается цена каждого вида отдельно, дается указание, что цены формируются без НДС, так как самозанятые не являются плательщиками этого налога (мы уже писали о том, какие налоги платят самозанятые). Также предусматривается форма оплаты и обязанность исполнителя предоставлять электронный чек (из системы «Мой налог»).

Сроки

Договор самозанятого с организацией может заключаться как на выполнение одной услуги, так и нескольких. В первом случае следует указать дату, до которой она должна быть исполнена, во втором – указывается срок сдачи последней услуги, а также поэтапный план приема выполненных работ с указанием дат окончания.

Особые условия

В этом пункте могут быть перечислены приложения, в которых могут быть:

  • форма акта выполненных работ;
  • гарантийные обязательства исполнителя;
  • прочие документы.

Чаще всего первичные документы разрабатываются заказчиком, так как самозанятые не ведут бухгалтерский учет.

Дополнительно в этом пункте предусматривается обязанность самозанятого сообщать об утрате статуса. При нарушении этого пункта могут быть предусмотрены штрафные санкции для исполнителя в твердой сумме, процентах или в пределах фактических затрат заказчика.

Ответственность сторон

Этот пункт исходит из условий предмета договора, сроков и суммы оплаты. Обозначается, что исполнитель и заказчик обязуются выполнять условия:

  • исполнитель – сдать работу в срок соответствующего качества;
  • заказчик – вовремя оплатить услугу.

При нарушении сроков могут быть предусмотрены штрафные санкции для каждой из сторон.

Форс-мажор

Это – обстоятельства непреодолимой силы, которые прописываются во всех ГПД. Это – стихийные бедствия, пожары, международные конфликты, которые могут повлиять на возможность исполнения условий сторонами.

Что нельзя указывать в договоре с самозанятыми

Важно избегать формулировок, которые позволят переквалифицировать договор ГПХ с самозанятым на трудовой.

Кратко о том, что можно и что нельзя указывать в тексте соглашения, а также как прописать самозанятого в договоре:

Положительные стороны наличного кредитованияМожно Негативные стороны наличного кредитованияНельзя
  • Исполнитель/подрядчик
  • Заказчик
  • Оказание услуг по (название услуги)
  • Заключен на неопределенный срок
  • Оплата услуги, предоплата
  • Работник/сотрудник
  • Работодатель
  • Работа в качестве (наименование должности)
  • Заключен на срок с (дата) по (дата)
  • Зарплата, аванс

Что касается собственно разделов договора, чтобы ФНС не переквалифицировала гражданско-правовые отношения в трудовые, важно придерживаться таких рекомендаций:

Пункт Правильная формулировка Неправильная формулировка
Преамбула «Ивановым Иваном Ивановичем, являющимся плательщиком НПД, № справки, выданной ХХ. ХХ. 2022, паспортные данные…» «Ивановым Иваном Ивановичем, паспорт № ХХХХ… прописан ХХХХХ, именуемый в дальнейшем «Исполнитель»
Предмет договора «Исполнитель обязуется оказать услугу по составлению бухгалтерской и налоговой отчетности за 2 квартал 2022 года»

«Исполнитель сам организует рабочее место»

«Работник обязуется составлять отчетность»

«Работник находится в офисе по адресу ХХХХХХХХ с 09 до 17 часов по графику пятидневной недели»

Срок «С 01.07.22 по 31.07.22» «на неопределенный срок»
Оплата «Оплата производится после подписания акта приема услуг/работ» «Зарплата выплачивается 10 и 25 числа»

Приложения к соглашению

При заключении договора ГПХ с самозанятыми предусмотрены формы документов, по которым будет производиться приемка работ и выполненных услуг. Для этого оговаривается форма акта (форма может оформляться как приложение к договору).

Если исполнитель закупал за свой счет запчасти, на которые имеется гарантийный срок, то можно предусмотреть, что чек на покупку с гарантийным талоном должен прилагаться к акту.

Обязательным приложением также является справка о постановке на учет физического лица в качестве плательщика НПД. Некоторые компании запрашивают справку о доходах – как сказано выше, чтобы убедиться, что плательщик НПД не превысит лимит дохода.

Образцы договоров ГПХ с самозанятыми

Налог на профессиональный доход – хороший выбор для тех, кто сдает жилье в аренду, оказывает услуги или выполняет работы. Мы собрали типовые формы соглашений для самых распространенных ситуаций.

Договор аренды с самозанятым. Его плательщик НПД может заключать только на жилые помещения. В качестве арендатора не может выступать юридическое лицо или ИП, если самозанятый был у них наемным сотрудником и расторг договор ранее 2 лет до момента сдачи недвижимости в аренду. Компании могут использовать такие помещения только для проживания сотрудников, но не в качестве производственных помещений.

скачать файл в формате Word «Образец договора аренды с самозанятым»
Шаблон документа для заполнения

Договор с самозанятым на оказание услуг. Это могут быть консультационные, образовательные, бухгалтерские и прочие услуги.

скачать файл в формате Word «Образец договора с самозанятым на оказание услуг»
Шаблон документа для заполнения

Договор подряда с самозанятым лицом. Он заключается на выполнение определенного вида работ: ремонт станка, мебели, техники и прочих работ.

скачать файл в формате Word «Образец договора подряда с самозанятым лицом 2022 года»
Шаблон документа для заполнения

Договор с самозанятым на строительные работы. Этот договор заключается, когда необходимо построить отдельный объект (надворную постройку), сделать реконструкцию или ремонт.

скачать файл в формате Word «Образец договора с самозанятым на строительные работы»
Шаблон документа для заполнения

Самозанятые не имеют право заключать посреднические договоры, на оказание финансовых услуг, а также на перевозку грузов и пассажиров.

Как заключить договор с самозанятым

Документ составляется одной из сторон. Чаще всего это делает юридическое лицо-заказчик, так как у него скорее всего есть готовые шаблоны или штатный юрист. Документ подписывается перед началом осуществления исполнителем работ/услуг. Есть два варианта подписания:

  • лично, когда документ составляется в двух экземплярах на бумаге;
  • удаленно, для этого имеются сервисы, которые предлагают банки и специальные сайты, к примеру, «Мои самозанятые».

Если подписывать договор через сервис, он может сам проверить статус самозанятого, поможет сформировать договор и подобрать исполнителей.

Закрывающие документы

В зависимости от заключенных договоренностей исполнитель может выставлять счета и выдавать чеки, которые формируются в личном кабинете «Мой налог»:

оформление счета самозанятым

Если в ремонт передается дорогостоящее оборудование, то составляется акт приема-передачи, в котором описывается техническое состояние, обнаруженные дефекты. При передаче документации для осуществления бухгалтерских и прочих консультационных услуг составляется опись.

После того, как услуга оказана, подписывается акт выполненных работ. Все документы составляются в двух экземплярах и остаются у каждой из сторон.

Как компании платить самозанятому

Оплата может осуществляться наличными, на указанный в договоре счет в банке или банковскую карту, оформленную на имя исполнителя. В отличие от ИП, закон не требует, чтобы у самозанятого был отдельный счет для ведения деятельности – можно использовать любую личную карту или текущий счет.

Важно: от самозанятого нельзя требовать, чтобы он выдавал чек до получения денежных средств. Как только он выдаст чек, система сразу начисляет ему налог к оплате, а отменить операцию не так просто.

Нюансы трудового договора с самозанятыми лицами

Трудовой договор с самозанятыми заключаться не может. Они имеют право работать в качестве наемных сотрудников, но в этом случае они выступают в качестве физического лица без статуса плательщика НПД. С работника будет удерживаться НДФЛ, а работодатель выступит в качестве страхователя и будет уплачивать взносы в ПФР, ФОМС, ФСС.

Если сотрудник уволился из компании, то гражданско-правовой договор как самозанятый он не сможет заключить с этой организацией в течение ближайших 2-х лет.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если самозанятый снялся с учета?

Если это случилось в период действия договора с организацией, то заказчику придется удержать НДФЛ, начислить страховые взносы. Если в договоре предусмотрен пункт, что исполнитель возмещает затраты, тогда заказчик ничего не теряет. Но если физлицо не компенсирует сумму налогов в добровольном порядке, то придется обращаться в суд.

Можно ли заключить договор с самозанятым на поставку товара?

Плательщик налога на профессиональный доход имеет право продавать только изделия собственного производства.

Что делать если, самозанятый не предоставил чек?

Есть возможность обратиться напрямую в ИФНС или суд общей юрисдикции.