Через несколько лет удалённой работы я очень мечтаю о едином офисе. Эксперт об удалёнке без прикрас

Виктория Золотова, эксперт издания комментирует:

Еще 6 лет назад мы одними из первых запустили проект по бизнес-турам в Кремниевую Долину, а позже и по всему миру. Со временем из этого направления выделили еще одно — бизнес-туры для профессионалов fashion-индустрии (включая показы в рамках недель мод, погружение в модный бизнес в Париж, Милан и Нью-Йорк). А этим летом мы собирались тестировать новый формат — первый детский бизнес-лагерь в Кремниевой Долине.

В последние 3 года я в основном нахожусь в Сан-Франциско, партнеры разбросаны по миру, а команда в основном в России, Украине и Испании. Поэтому об онлайн-координации внутри команды мы знаем давно и не понаслышке.

Это было непросто — особенно в первое время я жутко страдала от удаленного формата. И старалась хотя бы раз в несколько месяцев прилетать и собирать всю команду в одном месте.

В итоге в удаленном формате я замечала и замечаю некоторые моменты, вот некоторые из них:

• Нужно чаще делать общие митинги, чтоб поддерживать тонус команды. Когда вы в офисе, команда собралась в одном месте и с момента перехода “порога” уже все понимают: вот работа и она идет, вот люди с кем я тружусь и они заняты делом. Когда каждый разбросан по своим квартирам и уголкам, порой теряется “командный дух”, перед глазами нет реальных людей и иногда кажется что ты что-то один там делаешь — не видя перед глазами целой картины. Для поддержания этой картины и ощущения команды и единства делаем постоянные планерки, сверки, еще раз озвучиваем общие задачи бизнеса и на ком какая ответственность для достижения единого результата успеха. Но, как мы уже убедились с моей управляющей, встречи в Zoom дают запал на несколько дней, поэтому виртуальные встречи приходится проводить постоянно. Порой это требует больше времени и энергии.
• Поначалу было особенно тяжело с новыми идеями. У нас продукт, который требует постоянных обновлений, новых методик и так далее. Сидя в одном офисе проще обсуждать что-то в «живом» режиме — чем когда ты планируешь час-полтора встречи в Zoom. До этой встречи, если сразу не записал идею-вопрос уже можно все забыть, а мысли порой приходят в процессе какого-то дела и бывает не все записываешь.
• Работая в одном пространстве вырабатывается единая энергетика рабочего ритма. К примеру, именно из-за этого и я, и наша управляющая по fashion-направлению, и представитель инновационных туров ходили работать в коворкинги (прим. ред. коворкинг — специальное офисное пространство, где любой человек может арендовать себе одно рабочее место) — энергия работающих людей вокруг помогает концентрации. Дома, как бы ты не закрывался в комнате, всегда есть отвлекающие факторы. И если ты еще не привык или не настолько развиты самомотивация и организованность, то всегда будет что-то отвлекать. К примеру, по fashion направлению у меня в команде одни девушки. У них постоянно мысли о готовке, уборке, муже, детях. Всё это жутко отвлекает от концентрации на работе.
• Должно быть такое доверие команде и они настолько должны быть мотивированы на результат, что их личные дела и интересы уходили на второй план. Иначе — на звонках они присутствуют, но итогов в течение дня вы не увидите. Для того, чтоб я могла прописать новые KPI команде мне пришлось самостоятельно делать практически работу каждого, чтоб оценить примерное кол-во времени требуемое на ту или иную задачу. Когда формировалась команда многих функций не было и многое появлялось по ходу развития проекта, поэтому понятное дело, ряд некоторых действий мне были неизвестны, и как основателю, считала и не нужным уметь делать. Но когда пришла к тому, что не понимаю как оценивать итоги и на сколько реальны сроки выполнения задач, изучив блоги и ответы экспертов многие функции проделывала самостоятельно.
• Намного тяжелее делать дополнительные бонусы —  иногда при выборе аналогичных компаний люди выбирают не только функциональные задачи, которыми они будут заниматься, но и людей с которыми они будут работать, и офис и жизнь внутри офиса. Сколько крутых историй случалось в офисной жизни и превосхождение результата в процессе живой работы. Удаленно остается одно — сам продукт/услуга , которую вы предоставляете и надо чтоб он был таким, чтоб его любили самого по себе, а вот дальше надо уже креативить самим руководителям. К примеру я пытаюсь изучить потребности и интересы каждого члена команды и пытаться поддерживать в индивидуальных целях, при возможности собирать их в одном месте, и чтоб это было продуктивно и ярко. Хотя, это все бонусы, и конечно, лучше чтоб любили свою работу просто из любви к общему делу.
• Контроль. Со своей стороны я отказалась от внедрения жесткого контроля — тк это не путь “полюбить”, а скорее через короткое время сотруднику надоест чувство “слежки”. Да и свое время на постоянный контроль тратить не хочется — поэтому лично мы определяем общие kpi и каждый работаем в своем ритме — но порой этот ритм крайне не устраивает. Тогда приходится опять поднимать, мотивировать, ускорять, вдохновлять.
• В удаленном формате искать новых сотрудников лично для меня еще тяжелее — ты не можешь к ним “присмотреться” — адаптировать в среду. Вернее мы берем, и около 4 человек появилось за последний год, и, может, те кто остаются — это реально те, кому надо, а может просто достаточно тяжелее происходит адаптация. А из-за разницы во времени, в моем случае, я могу пересекаться с командой по моим утрам — это их вечер, и часто им не хватает “ощущения меня”, несколько человек так ушли из команды, им не хватало обратной связи — а чтоб ее давать на расстоянии необходимо тогда постоянно быть с ними в Zoom — но есть же другие важные дела. Когда вы в офисе этот контакт легко делать — просто на 2 мин пересекаясь в коридоре.
• Личные встречи эффективнее и выходят за рамки регламента — всегда есть возможность что-то еще додумать и развить тему. Я согласна что рабочие звонки-встречи хорошо делать в тайминге, чтоб не тратить время впустую и не растекаться мыслью, но, бывают такие моменты, что мы можем чего-то не дополучить следуя жесткому регламенту, а эти дополнительные вопросы могут не прийти в голову сразу. Мы, как люди, чувствуем энергию и связь, а с экранов мониторов часто это просто “говорящие головы” именно поэтому онлайн обучение дешевле, чем офлайн (помимо расходов на аренду площадей).
• Есть плюсы, да — нет платы за аренду — но я платила некоторым места в коворкинге и иногда на вывоз общих встреч нужно потратить в разы больше — а эти общие встречи необходимы; люди чувствуют себя свободными — а не типа “я раб с 8 до 18”, но в этом появляется момент — если свобода — то внедрение контроля, который бы не сделал его еще большим “рабом” (к примеру, некоторые компании ставят контроль экранов мониторов, блокировку сайтов, запись всех разговоров, видео камеру места и т. д.) — честно эти инструменты лично для нашей атмосферы не подходят. Люди не тратят время и средства на дорогу — но все дни у них сливаются в один и нет дополнительного импульса — жизнь, как приключение. Особенно для женской аудитории — сбор в офис — это еще и наряд, и выглядеть хорошо и т. д. Больше могут успевать — да, но только те, кто гипер самоорганизован и структурен, мотивирован, у остальных, особенно в начале размазывается день и эффективность ниже.

Когда я создавала свой бизнес, я мечтала, что вот она будет команда и работа мечты — работать из любой точки мира, в любое удобное время без привязок и т. д., через несколько лет такой работы я очень мечтаю о едином офисе с возможностью в какие-то дни работать удаленно — но с базой и “центром” силы и энергии проекта в одном месте.

Если смотреть на опыт компаний в США , то уже многие гиганты , такие как Twitter, Google принимают решение оставить удаленные рабочие места. Но тут давно была практика возможности частичной работы из дома — Google, Facebook, Apple, Uber и прочие давно практикуют это — и это в ментальности у сотрудников. Не знаю, как все обернется в России, но в США от форматов офисов уходили еще и из-за высокой стоимости на аренду — поэтому и пошло явление co-working space — это было чисто экономическое решение для среднего и малого бизнеса. Тут особенно “пугливый” народ, и возможно формат ко-воркингов и офисов не возобновится и и-за страха вируса.

Говоря про СНГ, на мой взгляд на данный момент сами люди и специфика ментальности не готова к переходу на удаленную работу — те, кто готов, скорее всего уже стали фрилансерами — основной же массе населения нужна “структура и контроль”, и сколько б мы не говорили про ответственность — не во всех слоях она еще развита — и это отдельный труд и образование сотрудников, личностей.