Нужна справка о работе или зарплате для пенсии, а фирма закрылась: что делать?

Одна из самых частых причин, по которым россияне недополучают пенсию – они не могут подтвердить страховой стаж или заработок за определенные периоды. Сотрудники ПФР требуют подтверждения на каждую «сомнительную» запись в трудовой книжке, но собирать справки придется долго. А иногда получить данные у бывшего работодателя не получится – потому что компания уже ликвидирована. Что делать в такой ситуации и как защитить свою будущую пенсию?

Зачем нужно подтверждать стаж и заработок

Чтобы выйти на страховую пенсию по старости, в 2022 году нужно иметь минимум 13 лет страхового стажа и 23,4 пенсионных балла. Если человек претендует на досрочную пенсию, ему обычно нужно еще больше стажа – например, 37/42 года (для женщин и мужчин соответственно), или 20-25 лет общего стажа, чтобы выйти на пенсию по льготным основаниям.

Однако еще важнее подтверждать стаж для того, чтобы получить более высокую пенсию. Если с 2002 года на размер пенсии влияют исключительно суммы страховых взносов (а стаж фактически не играет никакой роли), то за предыдущие годы стаж куда более важен.

Все дело в расчете объема пенсионных прав на 31.12.2001 – он рассчитывается, исходя из расчетной пенсии на эту дату, а расчетная пенсия – как произведение трех частей:

  • средняя зарплата на 2001 год – фиксированный 1671 рубль;
  • соотношение средней зарплаты работника за непрерывные 60 месяцев (или за 2000-2001 годы) к средней зарплате по стране в тот же период – но не более, чем 1,2;
  • стажевый коэффициент. При трудовом стаже в 20 лет для женщин и 25 для мужчин он составляет 0,55, а каждый год сверх этого стажа повышает коэффициент на 0,01 (но не более, чем до 0,85).

Есть и другой вариант – когда в расчет идет просто средняя зарплата за указанные периоды, но тогда сумма расчетной пенсии сильно ограничена по сумме.

Соответственно, чем больше лет стажа удастся подтвердить до 2001 года, тем больший объем пенсионных прав засчитают пенсионеру, и тем больше пенсионных баллов он получит в итоге. Ровно то же значение имеет и средний заработок – чем он выше, тем больше будет пенсия (но только до того, как соотношение со средней зарплатой по стране достигнет 1,2).

После 2002 года проблемы почти нет – все данные о стаже и страховых взносах вносились в систему персонифицированного учета (хотя иногда бывают ситуации, когда данные по какой-то причине не вносились, и их тоже нужно подтверждать).

Почему подтвердить стаж так сложно

Для подтверждения стажа при оформлении пенсии сотрудник Пенсионного фонда России учитывает сначала данные системы персонифицированного учета. Но если у человека был стаж до 2002 года, и он не внесен в систему, данные берутся из документов:

  1. сначала проверяется трудовая книжка. Если у сотрудника ПФР не возникнет претензий к записям в трудовой книжке, данные перенесут прямо из нее. Но претензии часто бывают – это нечеткие и расплывшиеся штампы, «поплывшие» от возраста записи, нечеткие буквы и цифры, ошибки и помарки. Поэтому все записи о работе, к которым у сотрудника ПФР возникли вопросы, подтверждаются документами;
  2. запрашиваются данные о трудоустройстве человека. В зависимости от ситуации, их могут запросить на предприятии, где он работал (если оно или его предприятие-правопреемник все еще функционирует) или в архиве, куда были сданы документы при ликвидации или реорганизации предприятия;
  3. если предприятие закрылось, а в архиве данные не сохранились, подтвердить стаж можно показаниями двоих свидетелей. Это должны быть люди, которые работали на том же предприятии в то же время, когда там работал и заявитель (и у них должны быть подтверждающие трудоустройство документы). Показания обычно письменные – в свободной форме эти люди должны подтвердить, что заявитель работал с ними в один и тот же период;
  4. если свидетелей нет, остаются только косвенные доказательства. Как правило, подтверждение идет только через суд – например, можно доказать стаж архивными номерами газет, профсоюзными билетами и взносами, письменными документами, и другими документами, которые позволяют четко определить, что человек действительно работал на этом предприятии.

Иногда нужно доказать нестраховые периоды, включаемые в стаж: службу в армии, период безработицы, период ухода за пожилым человеком, период обучения. В каждом из случаев нужно обращаться в орган, который ведет учет таких периодов: в воинскую часть, Центр занятости, учебное заведение, и т.д.

Подтвердить заработок еще сложнее – он подтверждается исключительно справками с места работы или из архива. Свидетельскими показаниями заработок не подтверждается, а косвенными доказательствами подтвердить его практически невозможно (хотя и был случай, что суд высчитал заработок по партийным взносам).

Чаще всего проблемы возникают, когда нужно получить подтверждающие документы от организации, которая уже не существует.

Как найти документы в архиве

Если нужно получить справку о периоде работы в конкретной организации, нужно определиться – работает ли она до сих пор или была ликвидирована. Узнать это несложно, если есть ее ИНН – в сети есть масса ресурсов, где можно найти всю информацию об организации, даже о закрывшейся (включая сервис от ФНС).

Но если организация была ликвидирована (полностью, или присоединена к другой), ее документы должны быть сданы в архив:

  • государственные учреждения – при ликвидации сдают документы в Государственный архив;
  • негосударственные предприятия и организации – сдают документы в муниципальный архив по месту регистрации организации.

В Государственном архиве можно подать запрос на выдачу справки прямо через сайт.

Если организация была ликвидирована давно, стоит воспользоваться сервисом Федерального архивного агентства. Там можно узнать, в каком из государственных архивов хранятся те или иные документы.

Если же речь идет о частном предприятии, закрывшемся в 90-е годы, то искать его «следы» нужно в муниципальном архиве по адресу регистрации предприятия. Уточнить адрес можно снова по ИНН, или поискать предприятие по названию. В некоторых городах подать заявление можно онлайн – через Госуслуги или через сайт муниципального образования или самого архива. В других – придется посылать заявление письмом. Заявление обычно составляется в свободной форме, но к нему обязательно нужно приложить копию трудовой книжки (первые страницы и страница, где содержится запись об этом месте работы), и желательно приложить копию паспорта.

Увы, многие предприятия закрывались так быстро, что не успевали сдать архивы без нарушений – и поэтому вообще их не сдавали. Тогда данные о работе придется буквально разыскивать.

Однако сейчас есть более простой способ – не так давно обязанность отправлять запросы о трудовом стаже и заработке передали Пенсионному фонду. То есть, человек может сам собрать справки, а может обратиться в Пенсионный фонд. В идеале – нужно обратиться в ПФР заранее, например, за год до даты выхода на пенсию, чтобы сотрудники успели подать все запросы и получить на них ответы.

Поэтому, если организация ликвидирована или ее «следов» найти не удается, стоит поручить это непосредственно Пенсионному фонду. Еще одно преимущество этого способа – ПФР не придется подтверждать подлинность справок, что ускорит назначение пенсии.