С 1 января в России ввели электронные трудовые книжки. Объясняем, что это значит для работников и работодателей

Бумажных трудовых книжек не будет?

С 1 января 2020 года в России начали действовать электронные трудовые книжки. Это должно стать важным этапом перехода к электронному кадровому документообороту. Естественно, что после громких заявлений в СМИ о переходе на новый формат трудовых книжек россияне испугались, что информация об их стаже будет утеряна.

Однако это не так. Перевод кадровых документов в цифровой формат назрел уже давно, и бумажные трудовые книжки оставались архаизмом. Более того, они сохранятся для тех, кто не доверяет электронным документам.

Правила перехода такие:

• с 1 января 2020 года началось формирование электронных трудовых книжек. По факту это означает, что работодатели будут подавать особую форму отчетности в Пенсионный фонд, который будет формировать базу данных;
• до 31 декабря 2020 года все работники должны определиться: продолжать ли вести для них бумажный вариант трудовой книжки, или оставить только электронный. Если работник не подаст никакого заявления, ему оставляют бумажный вариант;
• даже если работник выберет бумажный вариант трудовой книжки, за него все равно будут подавать информацию в электронную базу (но еще и вписывать информацию в бумажный документ);
• если работник сделает выбор в пользу бумажной трудовой книжки, а потом сменит место работы – за ним все равно сохраняется бумажная трудовая книжка;
• по всем, кто впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года, будут вести только электронные документы.

Тем, кто не сможет подать заявление до конца 2020 года по уважительной причине (и тем, кто на 31 декабря 2020 года не будет иметь работы), разрешат сделать выбор и позже.

Фактически электронная трудовая книжка – это база данных с информацией о периодах работы и некоторыми другими данными по работнику. И значительная часть информации о стаже работников у Пенсионного фонда уже есть, ее работодатели подают ежемесячно в рамках отчетности.

Что это означает для работника?

Работник, который сделает выбор в пользу электронной трудовой книжки, получит бумажную версию на руки, а его работодатель освобождается от ответственности за ее хранение.

Если работнику нужно будет запросить информацию из трудовой книжки, то вместо выписки или копии бумажного документа, выписку можно будет запросить:

• у последнего работодателя;
• в клиентской службе Пенсионного фонда;
• в МФЦ;
• на портале «Госуслуги» или через мобильное приложение;
• на сайте Пенсионного фонда.

Документ в виде выписки можно будет сохранить на электронном носителе, распечатать, отправить кому-либо (например, потенциальному работодателю).

В этой выписке будет содержаться вся основная информация о трудовой деятельности человека:

• личная информация о работнике;
• место работы;
• даты приема, увольнения или перевода на другую должность;
• осуществленные кадровые мероприятия (например, прием, увольнение, перевод) и их основания, включая дату, номер и вид документа;
• должность, профессия, специальность, квалификация работника, структурное подразделение, где он работал;
• вид выполняемой работы;
• причины, по которым был прекращен трудовой договор.

Все это будет выдаваться работнику в виде документа по уже утвержденной форме СЗИ-ТД, образец бланка можно скачать здесь.

Получить такую выписку работник сможет по запросу к работодателю в течение 3 дней, а также работодатель будет обязан выдать ее в день увольнения.

Единственное нарекание, которое нашли у нового порядка работы с электронными трудовыми книжками – отсутствие в них данных о награждениях работников. Однако сейчас эта информация практически ни на что не влияет, а подтвердить факт награждения можно и другими документами.

Что это значит для работодателя?

Прежде всего, работодатели должны уведомить работников о том, что в законодательстве произошли определенные изменения и те должны выбрать, в каком формате вести их трудовые книжки. Если работник выберет электронный вариант, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку, если бумажный вариант – продолжать вносить в него записи.

Но главное, что будет требоваться от работодателя, это подавать данные в Пенсионный фонд. Делать это нужно будет при осуществлении всех кадровых мероприятий:

• прием на работу;
• перевод на другую должность;
• увольнение с работы.

Подавать данные нужно будет до 15 числа месяца, следующего за отчетным. То есть, если работник был принят на работу 4 февраля, отчитаться перед Пенсионным фондом об этом нужно до 15 марта.

Есть 2 исключения из этого правила: подавать данные будет нужно, если работник напишет заявление о выборе формата трудовой книжки; и один раз до 15 февраля 2021 года – если в 2020 году поводов подавать информацию в ПФ не будет (то есть, никто не будет принят, не уволится и не будет переведен на другую работу).

Еще при подаче информации в первый раз работодатель должен будет дополнить ее данными о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года (то есть, включить туда все связанные с работником действия, которые имели место до введения электронных трудовых книжек).

Информация будет подаваться в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. Форма уже была разработана ПФ, но официально пока не принята. Образец можно скачать здесь.

Подавать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд нужно будет в электронной форме с помощью собственных программных средств или через сервис ПФ. Исключение сделали только для работодателей, у которых меньше 25 сотрудников, они смогут подавать данные в бумажном виде.

При приеме на работу работодатели смогут проверять информацию о предыдущей трудовой деятельности работника по выписке. В ней же будет отметка, отказался ли работник от бумажной версии трудовой книжки.

Если не отказался, но и бумажный вариант не предоставляет – придется завести новую бумажную трудовую книжку.

В случае, если работодатель по какой-то причине не передаст информацию о работнике в Пенсионный фонд, его может ждать штраф в размере от 300 до 500 рублей на должностное лицо. А если откажется выдавать информацию работникам по запросу – штраф будет от 1 до 5 тысяч рублей на должностное лицо и от 30 до 50 тысяч рублей на организацию.

К тому же в Госдуме принимается законопроект о введении иной административной ответственности для работодателей, которые дважды в год или чаще нарушают сроки подачи информации в Пенсионный фонд.