Что такое апостиль документов, зачем он нужен и как его поставить

Что такое апостиль

Апостиль ‒ это подтверждение подлинности документов, необходимое для признания их юридической силы за границей. Форма была введена решением Гаагской конвенции от 05.10.1961. Суть этого акта сводится к отказу стран-участников от необходимости консульской легализации официальных документов, выданных на территории государств-участников соглашения.

Поставленный на официальном документе апостиль подтверждает его подлинность и юридическую силу на территории любого государства-участника конвенции. А так как проставить апостиль проще, чем заверять бумагу в консульстве, всё это заметно ускоряет процедуру подтверждения документов.

Апостиль заполняется на официальном языке страны, в которой он поставлен. Например, в РФ апостилирование документов осуществляется на русском языке. Иностранцам проверить подлинность штампа не так просто, однако, в соответствии с условиями Гаагской конвенции, они доверяют Министерству юстиции РФ и считают апостилированные документы подлинными.

Говоря простыми словами, апостиль ‒ это штамп квадратной формы, который подтверждает юридическую силу документа в странах, присоединившихся к решению Гаагской конвенции. Выставляется на оригиналы и копии документов представителями уполномоченных органов в стране, где они были выданы.

Для поездки в какие страны нужно апостилировать документы

Без официальных документов длительное пребывание за границей невозможно. Чтобы въехать в страну как туристу, обычно достаточно загранпаспорта (и иногда визы). Но при желании остаться там на более длительный срок, нужно будет оформлять ВНЖ или ПМЖ, для чего нужны дополнительные документы.

Подтверждение подлинности документов в виде апостиля может потребоваться при:

• учебе в зарубежном вузе;
• заключении брака с иностранным гражданином;
• открытии счета в банке другой страны;
• регистрации коммерческой деятельности на территории иностранного государства;
• покупке недвижимости за рубежом;
• трудоустройстве за границей.

В каждом из перечисленных случаев потребуется подтвердить документы, выданные в России. Это может быть гражданский паспорт, диплом вуза, выписка из ЗАГСа, подтверждающая отсутствие ранее заключенных браков, и прочие.

Разберем, в каких странах для легализации официальных документов апостилирования будет достаточно.

Какие страны признают апостиль

Согласно Конвенции, апостиль признан 124 государствами. В их числе ряд стран Азии и Южной Америки, а также большинство членов ЕС. В их числе:

• США,
• Германия,
• Франция,
• Южная Корея,
• Германия,
• Мексика,
• Япония и многие другие страны.

Перечень государств, в которых апостилирование документов признается на официальном уровне, постоянно обновляется. Например, Япония является участником соглашения с июля 1970, Италия – с февраля 1978, Россия, как правопреемник СССР, – с 31 мая 1992 года.

На карте синим выделены государства-участники конвенции, которые являются членами Конференции по международному частному праву (МПЧ), голубым цветом окрашены страны-участники конвенции, которые не являются членами Конференции по МПЧ.

Не окрашены государства, лидеры которых не приняли условия конвенции, а красным выделены страны, которые пока не присоединились к соглашению.

В какие страны нужно другое заверение документов

Для легализации документов на территории стран, не присоединившихся к решению Гаагской конвенции, потребуется обращаться в консульство. В этом случае заверение бумаг будет более длительным и трудоемким. Для консульской легализации потребуется:

1. Подготовить необходимые документы и их нотариально заверенные копии (для гражданских паспортов, свидетельств из ЗАГСа, дипломов об образовании).
2. Сделать и заверить у нотариуса перевод документов на официальный язык страны, в которой они будут использоваться.
3. Подтвердить подлинность печати и подписи нотариуса в Минюсте России.
4. Заверить нужные документы в Министерстве иностранных дел РФ.
5. Посетить консульство страны (на территории России), в которой планируется пребывание, и заверить нужные документы.

Заверять документы в консульстве нужно, если планируется поездка в Египет, ОАЭ, Таиланд, Канаду и некоторые другие страны. Несмотря на то, что посещение россиянами ОАЭ и Египта (Синайский полуостров) доступно без виз, упрощенная легитимация документов невозможна.

Она может потребоваться при:

• трудоустройстве – требуется подтверждение документов об образовании;
• заключении брака – заверяется подлинность документов из ЗАГСа;
• открытии банковского счета или регистрации фирмы – нужны заверенные справки из МВД об отсутствии судимости.

В каких странах апостиль не нужен

Кроме стран с более жестким режимом, есть также государства, где апостиль не нужен по другой причине – потому что там достаточно иметь оригинальный документ. Так, апостиль документов не понадобится в странах-участницах Минского соглашения от 22.01.1993 года. Это соглашение предполагает признание в участвующих в нем странах документов, выданных официальными ведомствами этих стран, без необходимости их дополнительной легализации.

К конвенции присоединились почти все постсоветские страны – за исключением стран Балтии. Но и для легализации своего статуса в них не потребуется апостиль на документах. Дело в том, что заверять документы не потребуется при их использовании в государствах, заключивших с РФ взаимные соглашения о правовой помощи. К числу таких стран относятся:

• страны бывшего СССР – Беларусь, Таджикистан, Грузия, Украина, Кыргызстан, Армения, Туркменистан, Узбекистан, Казахстан, Молдова;
• ряд стран Балканского полуострова – Босния и Герцеговина, Хорватия, Албания;
• некоторые государства-члены ЕС – Кипр, Испания, Венгрия, Болгария, Литва, Польша, Эстония, Румыния, Латвия, Словения, Чехия, Македония, Словакия;
• прочие – Северная Корея, Тунис, Куба, Вьетнам, Монголия.

То есть, для использования в этих странах не нужно в обязательном порядке проставлять апостиль на документы. В некоторых случаях может потребоваться перевод с нотариальным заверением, но не более.

На какие документы ставится апостиль

Не все документы обязательно заверять перед выездом за рубеж – например, загранпаспорт принимается по всему миру без дополнительных штампов.

Проставление апостиля может требоваться для:

• справок об отсутствии либо о наличии судимости;
• дипломов об образовании для подтверждения квалификации или при оформлении разрешения на работу;
• записей актов гражданского состояния и прочих документов, которые выдаются в ЗАГСе;
• нотариальных документов – например, доверенностей, а также на заверенных переводах и копиях;
• вступивших в силу судебных решений;
• документов из регистрирующих ведомств (Росреестр, ФНС);
• архивных выписок и справок.

То есть, это выдаваемые государственными органами документы, подлинность которых чиновник за границей просто так проверить не сможет (в отличие от того же загранпаспорта).

Кроме того, апостилированию не подлежат:

1. Документация консульских и дипломатических ведомств.
2. Таможенный и коммерческий документооборот. К ним относятся деловые переписки, доверенности на заключение сделок либо разрешения о предоставлении услуг и поставке товаров.
3. Документы периода СССР, выданные в странах, входивших в состав союза.

Апостиль ставится не только на оригиналы документов. Более того, законом предусмотрены случаи, когда штамп следует ставить только на заверенную копию.

Всегда ли нужен оригинал документа для апостиля

В соответствии с действующим законодательством РФ, апостиль не ставится на оригиналы документов государственного образца. Для их апостилирования потребуется предоставить заверенную копию. К таким документам относятся:

• любые удостоверения личности – гражданский паспорт, военный билет, водительское удостоверение, паспорт моряка, загранпаспорт, трудовая и пенсионная книжки и прочие;
• дипломы об образовании, выданные в российских вузах;
• прочие документы, выданные на территории РФ негосударственными формированиями (свидетельство о венчании и о крещении, например).

В ряде стран легализация этих документов необходима. В таких случаях нужно сделать и нотариально заверить копию, на которую впоследствии будет поставлен штамп, подтверждающий юридическую силу.

В остальных случаях допускается апостилировать оригиналы. Это документы, выданные государственными структурами, то есть любая административная и судебная документация, а также нотариальные акты. Если оригинал такого документа заламинирован, то сначала придется сделать дубликат – так как апостиль на такие бумаги не ставится. Если за границей требуется нотариально заверенная копия таких документов с переводом, то на нее тоже нужно поставить апостиль (это называется двойное апостилирование).

Как поставить апостиль: пошаговая инструкция

Позаботиться о легализации документов необходимо заблаговременно – процедура относительно несложная, но требует времени. В отдельных случаях может понадобиться до 45 дней (при заверении диплома о высшем образовании, например).

Начать следует с определения перечня необходимых для апостилирования бумаг. Затем нужно подготовить нужные документы и обратиться в соответствующие ведомство. Например, если нужен апостиль на свидетельство о браке, то нужно будет обратиться в ЗАГС, а если требуется заверить справку об отсутствии судимости – то в МВД.

Необходимый пакет документов

Для проставления апостиля потребуется обратиться в ведомство, которое уполномочено проставлять такой штамп, с предварительно подготовленным пакетом документов:

1. Оригинал паспорта заявителя.
2. Документы для апостилирования.
3. Написанное от руки заявление, бланк заполняется заявителем по факту обращения.
4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины. Внести оплату возможно онлайн в приложении банка или просто в банке, а потом – распечатать и предоставить квитанцию.

После подачи документов уполномоченными органами осуществляется проверка их подлинности и выставляется апостиль. Потребуется лишь дождаться завершения процедуры и забрать заверенные бумаги.

На документы ЗАГСа

С такими документами часто бывают проблемы, потому что выданные ЗАГСом документы можно апостилировать только в регионе, в котором они были выданы. Это относится к:

• свидетельству о рождении;
• документу, подтверждающему смену ФИО;
• свидетельству о смерти;
• удостоверению факта установки отцовства;
• свидетельству о заключении или о расторжении брака;
• любым справкам;
• копии актовой записи.

Но при проживании в другом регионе гораздо проще подать заявление в МФЦ для повторной выдачи свидетельства по месту фактического пребывания. В этом случае можно будет проставить апостиль в том подразделении ЗАГС, которое выдаст дубликат – то есть, прямо по новому месту жительства или пребывания. Есть также вариант обратиться в главное управление ЗАГС того региона, в котором были выданы документы. Например, если документ выдан в одном из районов области, обратиться в ЗАГС в областном центре.

Для апостилирования документов из ЗАГСа не обязательно лично обращаться в уполномоченные органы или оформлять доверенность. Поставить штамп, подтверждающий подлинность свидетельства, может любой человек. Потребуется только оригинал документа.

После подачи документов апостилирование осуществляется в течение пяти дней.

На документы об образовании

Апостиль на диплом о высшем образовании можно поставить по месту фактического проживания. Для этого нужно обратиться в МФЦ или в региональное министерство образования. Написать заявление и предоставить документы потребуется лично заявителю либо доверенному лицу при наличии нотариальной доверенности.

Важно! Если после получения диплома у заявителя менялась фамилия, то дополнительно потребуется предоставить оригиналы или заверенные копии подтверждающих это документов из ЗАГСа.

Апостилирование документов об образовании осуществляется в срок до пяти дней. В отдельных случаях период выставления печати может быть продлен до 45 дней.

На справку об отсутствии судимости

Заверить подобные документы возможно в Информационном центре МВД РФ в регионе, в котором они были выданы. В некоторых случаях бывает целесообразно оформить новую справку об отсутствии или о наличии судимости по месту фактического пребывания, после чего поставить апостиль (если это проще, чем ехать в регион выдачи документа).

После подачи заявления справка об отсутствии судимости с апостилем будет готова в течение пяти дней. При исключительных обстоятельствах законодательством предусмотрено продление срока до одного месяца.

На архивные документы

Апостилирование архивных справок осуществляется по месту их получения. Если речь идет о заверенной копии – то в регионе, в котором ее подлинность была подтверждена. Проще всего подтвердить подлинность документов через МФЦ. Для этого в центр можно обратиться лично, направить запрос с документами заказным письмом либо делегировать это законному представителю (потребуется нотариальная доверенность).

Штамп на архивные справки выставляется в течение пяти рабочих дней.

Альтернативный вариант: для апостилирования архивных документов можно обратиться в государственное ведомство, которым они были выданы. Это обычно муниципальный архив, архив регионального управления ЗАГСа или другие архивы. Заверять штампом такие справки уполномочены также федеральные архивные агентства.

На прочие документы

Заверение других документов посредством апостиля осуществляется в регионе, в котором они были выданы. Если требуется печать на заверенной копии, то в регионе подтверждения подлинности копии. Для этого потребуется обратиться либо в МФЦ, либо в Главное управление Министерства юстиции в регионе.

Важно! При подаче пакета документов доверителем потребуется нотариальный документ, подтверждающий его полномочия (доверенность).

Само апостилирование осуществляется в течение пяти дней, но в ряде случаев этот период может быть продлен до одного месяца.

Стоимость и срок действия апостилирования документов

В соответствии с действующими правовыми нормами, за проставление штампа апостиля с заявителя взимается государственная пошлина в размере 2500 рублей за один документ.

Вносить оплату нужно заблаговременно. Реквизиты для оплаты понадобится уточнить в конкретном ведомстве, которое занимается проставлением штампа. Оплатить квитанцию можно в отделении любого банка.

Обратите внимание! При оплате госпошлины через Госуслуги до конца 2022 года была скидка в размере 30%. В этом случае сумма составляла не 2500, а 1750 рублей. С 1 января 2023 года скидок не будет, правительство приняло решение отменить их.

Апостиль действует бессрочно, но не дольше, чем документ, на который он был поставлен. Например, справка об отсутствии судимости выдается сроком на 3-6 месяцев. При повторном получении документа его снова понадобится апостилировать. Диплом об образовании не имеет срока действия, следовательно, повторно легализовывать его таким способом не потребуется.

Основания для отказа

Действующими правовыми нормами предусмотрены случаи, при которых в апостилировании документов заявителю может быть отказано:

• подпись должностного лица или печать организации на документе не соответствует имеющимся в ведомстве образцам;
• при подаче заявления был предоставлен неполный пакет документов;
• некоторые из предоставленных документов не соответствуют действующим законодательным нормативам (например, истек срок действия гражданского паспорта).

При внимательном сборе документов и корректно составленном заявлении получится заверить все нужные бумаги в течение установленного действующим законодательством срока.

Как поставить апостиль на документы, выданные в другом регионе

В большинстве случаев апостиль проставляется только в том же регионе, где был выдан сам документ. Из-за этого бывают проблемы у тех, кто после этого переехал в другой субъект.

Апостилировать выданные в другом регионе документы можно такими способами:

• с помощью доверенного лица – оформив на него доверенность у нотариуса;
• отправив заказное письмо в уполномоченный орган – но нужно вложить в него все полагающиеся документы;
• получить в своем регионе дубликат, переоформить его и заверить по месту жительства.

В любом городе можно увидеть слово «апостиль» в рекламе – это фирмы, которые помогают с визами и переводами документов. Но тогда придется оплатить услуги нотариуса (чтобы сделать доверенность на фирму) и услуги самой фирмы. Соответственно, смысл в этом есть, только если документ был выдан в другом регионе.

А недавно появился еще один вариант – это получить апостиль в электронном виде.

Апостиль в электронном виде

С 19 мая 2022 года действует приказ Минюста РФ от 13.05.2022, в соответствии с которым граждане смогут получить апостиль посредством единого портала Госуслуг. Это даст возможность получать услугу удаленно, независимо от места фактического нахождения заявителя. Потребуется только доступ в интернет.

Электронный апостиль будет представлять собой QR- или двухмерный штрих-код, подтверждающий подлинность заверения. Для документов будет применяться усиленная квалифицированная электронная подпись.

Сведения о каждом заверенном документе будут заноситься в специальный реестр, оператором которого станет Министерство юстиции РФ. Сформировать реестр планировалось до 01.07.2022, однако услуга предоставления электронного апостиля на сайте Госуслуг на конец декабря 2022 пока недоступна.

Как выглядит апостиль

Апостиль представляет собой квадратную печать, в которой содержится информация о документе. Заполняется на официальном языке страны, в которой выставляется штамп. Заголовок печати в любой стране пишется на французском, поскольку в ходе Гаагской конвенции представителями стран-участников этот язык был выбран предпочтительным для решения возможных разногласий.

Апостиль выглядит следующим образом:

На справках о наличии или об отсутствии судимости апостиль ставится на обратной стороне оригинала документа:

На свидетельство о заключении брака апостиль наносится на обратную сторону документа:

На свидетельство о рождении он также наносится на обратную сторону оригинала документа:

При получении и апостилировании справки из ЗАГСа, подтверждающей факт бракосочетания, штамп ставится на обратной стороне и выглядит так:

При легализации диплома об образовании посредством выставления апостиля штамп не ставится на оригинал документа. Он наносится на отдельный лист, который подшивается к диплому и приложению с оценками:

Важно! Если требуется предоставить за границей справку об обучении в вузе РФ, ее потребуется легализовать. Для этого нужно сделать и нотариально заверить копию справки.

Далее следует обратиться в МФЦ, Минюст или в региональный департамент Министерства образования для ее апостилирования. Лист со штампом будет подшит к нотариально заверенной копии справки об обучении:

В числе трех листов будет:

1. Заверенная копия справки.
2. Удостоверительная нотариальная надпись.
3. Апостиль.

Так получится оформить одновременно перевод документа на нужный язык и апостиль на него.

Часто задаваемые вопросы