Фирма не в числе жизненно важных: можно ли оформить пропуска для работников и как это сделать?

Режим повышенной готовности и спецпропуска

Президент в своем Указе 02.04.2020 №239 «О мерах по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19)» установил, что с 4 по 30 апреля включительно большинство организаций должны предоставить своим работников выходные дни с сохранением заработной платы. В пункте 3 данного Указа оговорено, что продолжают вести деятельность:

• непрерывно действующие организации;
• медицинские учреждения и аптеки;
• местные власти и фонды;
• предприятия, которые обеспечивают граждан продуктами питания и товарами первой необходимости;
• организации, выполняющие различные неотложные и погрузочно-разгрузочные работы;
• учреждения, обеспечивающие финансовые услуги, то есть осуществляют операции по расчетам и платежам.

Местные власти ввели режим повышенной готовности на территории регионов России. Например, в Москве он введен Указом Мэра Москвы от 05.03.2020 №12-УМ «О введении режима повышенной готовности».

Кроме этого, Минтруд уточнил, что могут работать и:

• предприятия, оказывающие услугу по перевозке населения;
• некоторые строительные организации;
• фирмы, которые занимаются сельским хозяйством и весенним посевом;
• организации системы нефтепродуктообеспечения.

Также президент России постановил местным властям определить перечень организаций, которые будут продолжать работать. В большинстве случаев к ним отнесены крупные предприятия и заводы, которые не могут прекратить рабочий процесс. А точнее, приостановка ведения деятельности данных фирм негативно скажется на экономике города и страны в целом.

Первоначально, таким предприятиям было разрешено выдать специальные справки, по которым сотрудники могли добираться до места работы. Но 3 апреля 2020 года было принято решение, по которому для таких россиян должны быть выданы специальные пропуска, подписанные главой местной администрации. Так Правительство России предотвратило возможность массового выпуска справок для тех, кто на самом деле не имеет права на передвижение.

Все решения по выдаче спецпропусков, определению значимости вида деятельности предприятия и соблюдения условий работы в режим повышенной готовности (кто-то работает на удаленке, а кто-то обязательно должен находиться на производстве или в офисе) теперь принимаются местными органами власти.

Документы на получение спецпропуска для посещения работы начали приниматься сотрудниками местной администрации с 4 апреля 2020 года. Выдача специальных пропусков производится с 6 апреля этого года. Пропуска выдаются в порядке значимости деятельности предприятий, которые подачи заявки.

Подать заявку на получение спецпропуска может только организации и индивидуальные предприниматели. Физические лица не имеют права самостоятельно оформить на себя спецпропуск для посещения работы (соответственно, и подавать заявки самостоятельно не могут).

Как получить спецпропуска для работников

Организации, сотрудники которых продолжает работать, должны подать заявку через личный кабинет на сайте местной администрации, или направить документы по электронной почте, или отдать лично (в зависимости от региона). Подавать нужно такие документы:

1. заявка на получение спецпропусков для работников;
2. реестр сотрудников, которые продолжают трудиться;
3. заполненная форма спецпропуска.

В заявлении указывается наименование организации. Форма заявки разрабатывается в каждом регионе сотрудниками местных властей и обязательна для применения (изменить форму нельзя). Заявка оформляется на имя главы Администрации, подписывается руководителем, при наличии печати организации проставляют на документе и ее.

Заявки и другие для получения спецпропусков необходимые документы для московских предприятий оформляются через личный кабинет на сайте мэра Москвы. Для регистрации личного кабинета организация или ИП должны иметь электронную цифровую подпись, иначе спецпропуск оформить не получится.

Следующий документ – список сотрудников. Предприятие должно определить конкретных работников, которым нужно работать даже в период карантина. Если сотрудник может выполнять свои трудовые функции на дому, то его надо перевести на удаленный режим работы (и на него формировать спецпропуск не надо).

Для этого в организации должен быть принят соответствующий приказ или другой нормативный локальный акт, в котором будут определены графики и режимы работы сотрудников (кто в офисе или на производстве, кто на дому и в отпуске) в период повышенной готовности. Кроме этого, в документе должны быть отражены нормы, которые выполняются в организации для соблюдения санитарно-эпидемиологических правил.

Образец приказа можно найти в справочно-правовых системах и отредактировать его под определенную фирму.

И третий документ – это спецпропуск на каждого работника. В нем указываются:

• наименование организации или индивидуального предпринимателя;
• фактический адрес местоположения предприятия;
• вид деятельности;
• фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, на которого оформляется спецпропуск;
• основание выдачи (Указ Президента России от 02.04.2020 №239, дата и номер постановления местных органов власти, которым утвержден перечень предприятий, которые продолжают работу, или внутренний приказ организации);
• дата, подпись руководителя предприятия и печать при наличии.

Выглядит спецпропуск примерно так:

Документы должны быть лично подписаны руководителем, факсимильную печать использовать нельзя. Если документы пересылаются через личный кабинет онлайн, то вместо личной подписи используется электронная цифровая подпись.

Ответ о разрешении или отказе в выдачи спецпропусков должен быть дан в течение 3 часов после подачи соответствующих документов. Выдача спецпропусков, подписанных главной администрации, осуществляется по предварительной записи на протяжении 14 дней. Представителю компании нужно заранее позвонить и уточнить, готовы ли спецпропуска. Если да, то сразу нужно узнавать дату и время их получения.

Как сообщили сотрудники администрации одного из регионов России, пока не оформлен спецпропуск, подписанный главой региона, сотрудники предприятий могут предъявлять справки, выданные по месту работы. Главное – при проверке озвучить, что заявление на получение спецпропусков было подано, и ожидается их выдача.

В первую очередь спецпропуска выдаются сотрудникам государственных учреждений и медицинским работникам. Следующая очередь – предприятия, которые не могут приостановить деятельность (интернет-провайдеры, сотовая связь, организации по производству и продаже продуктов питания и товаров первой необходимости, транспорт и другие). Третья очередь – остальные организации, которые входят в перечень, утвержденный местными органами власти.

В Москве и Московской области с 15 апреля будет действовать новый вид пропусков – цифровые. Жители могут через интернет получить пропуск при необходимости передвижения на общественном или личном транспорте. Пропуска выдаются на определенный срок для личных поездок и для посещения работы.

Цифровой пропуск для передвижения по городу на общественном городском транспорте, метро, электричке, личном автомобиле или мотоцикле при обязанности посещать работу оформляется человеком самостоятельно в электронном виде.

Электронный пропуск нужно распечатать или скачать на телефон, а при просьбе правоохранительных органов его надо предъявлять вместе с паспортом. Срок действия такого цифрового пропуска – с 15 по 30 апреля 2020 года включительно, то есть его надо оформить всего один раз. Если житель столицы добирается до работы пешком, оформлять цифровой пропуск пока необязательно.

Что делать, если фирма не попала в список?

С теми, кто может работать в карантин, все ясно – они получают пропуска в порядке очереди. Но как же быть фирмам, которые не относятся к вышеперечисленному списку, но им необходимо работать? Один из примеров – нельзя приостановить всю деятельность, если фирма оказывает определенные услуги предприятиям.

Ситуация на примере из практики: организация занимается доставкой воды для предприятий. Она не входит в утвержденный перечень фирм, на которых не распространяется Указ Президента России от 02.04.2020 № 239, но при обращении в местную администрацию им было разрешено подать заявку на выдачу пропусков.

Но в этой ситуации все более ли менее ясно. Вода относится к продуктам питания, даже несмотря на то, что услуги оказываются не для населения, а для юридических лиц – поэтому им и разрешили работать. Но что делать другим компаниям, которые обслуживают бизнес?

Администрация может разрешить выдать спецпропуска и сотрудникам других организаций, если их работа напрямую связана с обеспечением стабильной деятельности предприятий, которые продолжают работать. То есть к таким фирмам могут относиться:

• консалтинговые фирмы – оказывающие юридические, аудиторские или бухгалтерские услуги, которым нужно выезжать на территорию своих клиентов по заявке;
• клининговые предприятия;
• организации, оказывающие услуги по обслуживанию и ремонту компьютеров и оргтехники;
• специалисты по настройке компьютерных сетей;
• фирмы, которые занимаются оптовыми продажами и доставкой канцелярских товаров и офисной бумаги;
• некоторые другие.

Подобное обращение должно быть сформировано в письменном виде и направлено на электронную почту местной администрации (по соглашению сторон), с помощью курьерской службы или через «Почту России».

Запрос оформляется в свободной форме. Если у предприятия есть разработанный официальный бланк, то можно использовать его. На обращении обязательно надо проставить входящий номер и дату. Само письмо составляется на имя главы местной администрации.

В тексте документа нужно как-то обосновать необходимость продолжения работы некоторых категорий специалистов, так как в противном случае стабильность работоспособности других фирм может быть нарушена. Также желательно указать конкретные предприятия, с которыми у вас заключены договоры на обслуживание. Лучше всего будет, если они окажутся государственными структурами, медучреждениями или непрерывно действующими компаниями.

Форма запроса может быть такой:

Запрос должен быть подписан лично руководителем фирмы или иным уполномоченным лицом. На документе проставляется печать, если она есть. При отправке запроса желательно проставить срочность предоставления ответа, так как органы местной власти могут рассматривать обращения в течение 90 суток.

После того, как будет получено разрешение о продолжении ведения деятельности, компании необходимо в установленном порядку подать заявку, к которой приложить список сотрудников, работающих в соответствии с приказом об обязанности продолжения работы в период режима повышенной готовности, и заполненные спецпропуска.

Данный способ получения спецпропусков и разрешений на ведение деятельности законодательно не урегулирован. Подобное решение принимается местной администрации в индивидуальном порядке. Поэтому нельзя сказать с точностью, что все предприятия смогут продолжить работать в стандартном режиме.

Перед тем, как направлять такую просьбу в администрацию, желательно предварительно позвонить в приемную и объяснить сложившуюся ситуацию. Возможно, сотрудник местных органов власти представит другой способ получения спецпропусков.

Специальные пропуска позволяют сотрудникам таких организаций добираться от места жительства или пребывания до работы и обратно. Чтобы передвигаться по городу (доставка заказов), желательно иметь дополнительные документы, которые докажут необходимость поездки. Это могут быть:

• вызов в банк;
• заявка клиента;
• маршрутный лист для водителей автомобиля и другое.

С их помощью работник сможет доказать, что он не нарушает закон, а передвигается по городу для выполнения своих трудовых функций. Однако на практике такие документы сотрудники правоохранительных органов пока не спрашивают.