Письмо-претензия – это разновидность деловой корреспонденции, применяемая в случае возникновения конфликта между двумя сторонами из-за неисполнения договорных обязательств. При попадании в подобную ситуацию надо знать, как правильно составить такое письмо и разобраться в других важных нюансах.

Когда возникает необходимость в письменной претензии?

Претензионное письмо направляется должнику в нескольких случаях:

  • нежелание выполнять свои договорные обязательства с отказом возвращать за это уплаченные деньги;
  • допущение длительной просрочки по платежам за кредит;
  • отказ в оплате какой-либо услуги, оговоренной в договоре.

Перед обращением в суд, как правило, недовольная сторона старается решить вопрос мирно, путем устных переговоров или отсылки претензии в письменном исполнении.

Как правильно оформить письмо-претензию?

Официально утвержденного образца письма-претензии нет. Допустимо составлять его в произвольной форме или по шаблону, закрепленному на предприятии. Главное, придерживаться определенных правил, подразумевающих включение в такое письмо следующих сведений:

  • инициалы и адрес отправителя и контрагента (в случае спора между физлицами), а для юридических структур — наименование организации-отправителя, ФИО и должность ответчика;
  • причины недовольства с указанием на соответствующие пункты в договоре, статьи закона и другие правовые акты, которые нарушились;
  • возможные варианты урегулирования спорного вопроса и последствия, в случае отказа.

Если в письме указываются определенные суммы и сроки, то они прописываются дополнительно прописью.

При наличии любых документов, подтверждающих неправомочное поведение виновной стороны, прикрепляют их в виде приложения. Обязательно ссылаются на это в тексте письма с указанием количества.

Какое должно быть содержание письма-претензии?

Структура следующая:

  1. Шапка – располагают справа в верхнем углу. В ней прописывают основную информацию: об отправителе — название организации, адрес месторасположения, контактные телефоны и получателе – наименование и конкретного человека, к кому направлена претензия. Ниже проставляется дата и исходящий номер документа, а также сокращенное название (к примеру, «о неисполнении договорных соглашений»).
  2. Название документа — в центре.
  3. Основная часть – состоит из нескольких параграфов: причины предъявления претензии с обозначением суммы задолженности, регламентированные сроки исполнения долговых обязательств, требования и санкции в случае игнора.
  4. Список прилагаемых документов.
  5. Подпись и ее расшифровка, должность отправителя.

Содержание основной части варьируется в зависимости от разновидности договорного соглашения, т. е. по какому поводу он составлялся.

Образец претензии представлен ниже.

скачать файл в формате PDF «Образец претензионного письма»
Скачивание начнётся сразу после клика по иконке Word

Каким способом лучше отправлять письмо?

Претензионный документ можно вручить должнику лично, через электронную или стандартную почту либо по факсу. Лучше отправлять заказным письмом с уведомлением. Это послужит доказательством в суде, что адресат был своевременно уведомлен.

Что делать после отправки письма?

После направления письма-претензии адресату следует подождать ответа в течение 10 дней (не менее). Если его не последует, и ответчик не предпримет никаких действий по урегулированию спорного вопроса, то можно обращаться в суд.

Какие нюансы нужно учитывать?

Претензию допускается составлять как от руки, так и в печатном виде. Независимо от выбранного способа визировать документ необходимо руководителю собственноручно. Наличие печати предприятия или организации не обязательно. Зато требуется зафиксировать письмо в журнале исходящей корреспонденции под конкретным номером.

Составлять претензионное письмо нужно в том количестве экземпляров, сколько потребуется. Относительно этого нет четких ограничений.

Если нет желания самому заниматься написанием претензионного письма, рекомендуется воспользоваться квалифицированными услугами юристов или адвокатов. Финансовые затраты, связанные с этим, возлагаются на должника и приплюсовываются к судебным издержкам.