Что такое аутсорсинг и как он помогает экономить бизнесу

Что такое аутсорсинг простыми словами

Аутсорсинг — это делегирование второстепенных бизнес-процессов стороннему исполнителю (компании или частному лицу) на основании заключенного договора, происходит от английского «Outsourcing». Таким способом предприятия снижают издержки за счет уменьшения числа постоянного персонала. Простыми словами, аутсорсинг — это передача работы другому лицу или фирме.

Аутсорсер – это физическое лицо или организацию, решающие эти задачи. Иногда используют слово «провайдер», а в повседневной речи «исполнитель».

Российское законодательство это явление никак не регулирует. Однако для аутсорсинга важно наличие договора подряда или оказания услуг. Составление этих документов и их исполнение регулируются Гражданским кодексом РФ. Учитывая, что аутсорсер не является персоналом, а его привлечение не попадает под категорию наемного труда, действующий Трудовой кодекс РФ в этом отношении не работает.

Зачем его используют на предприятиях

Основная цель — оптимизировать расходы на оплату труда персонала за счет сокращения штата. Например, передавать бухучет на аутсорс бывает выгоднее, чем ежемесячно платить сотрудникам собственной бухгалтерии.

Преследуют организации и другие цели:

• сосредоточиться на выполнении основной задачи, не тратя время и ресурсы на выполнение второстепенных функций;
• улучшить качество товаров или оказываемых услуг;
• своевременно привлечь опытного специалиста для решения текущих задач.

К аутсорсингу прибегают владельцы стартапов, не имеющие средств на создание и содержание многочисленного штата. Этой услугой пользуются и большие компании с многолетней историей для лучшей организации бизнес-процессов. Даже работающий в одиночку специалист нередко делегирует часть задач на аутсорс.

Виды аутсорсинга

Аутсорсинг может функционировать в любой сфере рынка, где для получения прибыли задействовано множество функций. В России наиболее популярен бухгалтерский и IT-аутсорсинг.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Компания может отдать ведение всего бухучета или его части стороннему исполнителю. Это выгоднее, чем держать несколько бухгалтеров в штате.

Обычно на аутсорс передают:

• составление отчетности с отправкой в ФНС,
• ведение реестров,
• организацию инвентаризаций,
• подготовку первичной документации,
• все бухгалтерские задачи сразу.

Чаще всего аутсорсинг бухгалтерии нужен предпринимателям. Первичную документацию и КУДиР они ведут сами, а для составления и подачи финансовой отчетности раз в квартал или раз в год привлекают бухгалтера на аутсорсе.

ИТ-аутсорсинг

Необходимость в IT аутсорсинге возникает, когда компания организовывает электронную версию базы данных, нуждается в поддержке программного обеспечения или просто в периодическом ремонте и обслуживании оборудования.

На аутсорс может отдаваться:

• поддержка серверов и компьютерных сетей,
• разработка программного обеспечения,
• техническая поддержка уже купленных программных продуктов.

Яркий пример — передача задач по разработке и поддержанию мобильных приложений крупнейшим банком страны – Сбербанком. Чтобы не тратить ресурсы на IT-процессы, руководством было принято решение создать дочернюю компанию, которой и передали на аутсорс эти вопросы.

Производственный

Если производство обширное (автомобилестроение, приборостроение, мебельная отрасль), часть процессов передается на другие предприятия. Например, так работает IKEA, у которой вообще нет своего производства — всю мебель выпускают предприятия-партнеры.

Подобным образом поступают и небольшие предприятия, у которых не хватает мощностей для производства всей своей продукции. Часть процессов они передают на заводы со схожим профилем.

Кадровый

Все чаще компании отказываются от содержания собственного отдела кадров, отдавая его задачи на аутсорс. Это может быть:

• ведение трудовых книжек,
• оформление отпусков и командировок,
• выдача необходимых документов персоналу.

Яркий пример аутсорсинга персонала — передача функций поиска и обучения персонала HR-агентствам. Небольшие компании (до 20-30 человек) отдают полностью задачи кадрового учета на аутсорсинг, для них содержание в штате кадровика невыгодно – ведь с учетом масштабов деятельности загрузить его работой полностью не удастся.

Юридические услуги

Многие предприниматели и организации отдают функции юридической защиты и сопровождения на аутсорс. Это могут быть:

• составление и проверка договоров,
• составление исков,
• представительство в суде,
• взыскание дебиторской задолженности,
• контроль выполнения сделок.

Приведем пример. Небольшая мастерская по ремонту холодильников периодически сталкивается с претензиями клиентов относительно качества услуг. Подобные ситуации случаются 1-2 раза в месяц, в остальное время юридическая помощь не нужна. Мастерской выгоднее отдавать такие проблемы на аутсорс, чем ежемесячно платить зарплату юристу в штате.

Логистика

В небольших компаниях бывает невыгодно организовывать собственный отдел логистики, его функции отдают стороннему исполнителю. Например, на аутсорс в логистике можно отдать:

• покупку и техническое обслуживание автомобилей,
• разработку схем поставок или перевозок,
• таможенное оформление товаров.

К такой модели прибегают производители товаров. У них могут быть свои склады, но перевозкой продукции будет заниматься транспортная компания на аутсорсинге. Еще пример, когда небольшой магазин бытовой техники отдает доставку проданных товаров на аутсорс предпринимателю с грузовым автомобилем.

Продажи

Чаще всего к этому виду аутсорсинга прибегают компании, чья деятельность не связана напрямую с продажей товаров. Сторонним исполнителям передают разные функции:

• подготовку презентаций,
• организацию выставок,
• собственно продажи,
• работу с жалобами покупателей,
• инвентаризацию.

Простой пример. Обувной магазин раз в полгода проводит ревизию, а отрывать сотрудников от продаж для решения этой задачи невыгодно. Кроме того, они могут быть заинтересованы в фальсификации результатов. Поэтому для ревизии руководство магазина привлекает стороннюю организацию по договору на оказание услуг.

Аутсорсинг охраны труда

По действующему законодательству при численности компании более 50 человек нужно организовать систему охраны труда. Меньшим по численности компаниям нанимать в штат специалиста не всегда экономически выгодно — большую часть рабочего времени он будет не занят.

Ряд функций отдают на аутсорс:

• подготовку нормативных документов;
• разработку инструкций по ТБ;
• проведение инструктажа сотрудников.

Приведем пример. Для офиса продаж, численностью 30 человек, держать в штате инженера по ТБ необязательно с точки зрения закона и обременительно экономически. Поэтому организации есть смысл нанять на аутсорсе специалиста по охране труда и поручить ему разработку документов и инструкций.

Прочие виды

Компании могут передавать стороннему исполнителю и другие функции:

• службы обратной связи с клиентами,
• доставку корреспонденции,
• уборку производственных и офисных помещений,
• охрану территории,
• секретариат.

Главное, чтобы сторонним исполнителям не передавались основные (профильные) функции, иначе теряется сама суть бизнеса.

Что не относится к аутсорсингу

Некоторые виды деятельности имеют схожие с аутсорсингом признаки, поэтому их часто путают. К ним относятся:

• удаленная работа — сотрудник все равно находится в штате и выполняет свои должностные обязанности;
• фриланс, если с фрилансером не заключен договор подряда или оказания услуг;
• дропшиппинг — это деятельность, направленная на реализацию не принадлежащего продавцу товара и заработок за счет наценки.

Не относится к аутсорсингу и аутстаффинг, хотя границы между этими понятиями едва различимы.

Отличие аутсорсинга и аутстаффинга

Основная разница между аутсорсингом и аутстаффингом заключается в принципах предоставления услуг:

• При аутсорсе компания отдает задачу провайдеру (другой компании или физлицу) и ждет результат в оговоренные договором сроки. Ходом выполнения работ руководит аутсорсер.
• При аутстаффинге компания берет в штат предоставленный аутстаффером персонал на оговоренное договором время (числиться он при этом продолжает у аутстаффера, который также берет на себя задачи оформления, ведения документации и выплаты зарплаты этим сотрудникам). Например, забирает водителя-дальнобойщика на один рейс или юриста на судебный процесс. Организацию рабочего места, условий труда и контроль качества при этом берет на себя компания-заказчик.

Стоимость и расчет оплаты труда за аутсорсинг

Существует три общепринятых принципа расчета оплаты труда по аутсорсингу. Выбирают их, исходя из поставленных перед исполнителем задач.

Почасовая

Используется для задач, которые можно выполнить сравнительно быстро. Например, переустановить операционную систему на офисном компьютере или проверить договор с контрагентом.

Стоимость услуг тут зависит от сферы деятельности и опыта исполнителя. Так, если в сфере организации питания час работы исполнителя стоит от 140 рублей, то это же время специалиста по логистике будет стоить от 160 рублей.

За выполненный объем

Такой вариант используется, когда нужно выполнить большой объем работ или взять функции конкретного специалиста. Например, компания может отдать на аутсорс всю бухгалтерию или функции юриста.

Для таких случаев аутсорсерами предусмотрены пакеты услуг. Например, одна услуга бухгалтера для ИП (проверить КУДиР, заполнить декларацию и подать ее в ФНС) может стоить от 2000 рублей, а полное бухгалтерское сопровождение крупной компании с сотнями проводок и консультациями будет стоить от 20-30 тыс. рублей.

За отработанный период

Этот способ применяют, когда невозможно оценить, сколько времени нужно для выполнения задачи. Например, если требуется изменить функционал корпоративного сайта или руководить отделом продаж на этапе запуска нового продукта.

В этом случае исполнитель называет стоимость часа своей работы, составляет отчет о затратах времени. Либо же устанавливает на свой компьютер тайм-трекер (если работа предполагает использование ПК). Оплату аутсорсер получает за все время, которое он затратил.

Инструкция перехода на аутсорсинг

Чтобы не запутаться и не нанести компании вред, переходить на аутсорс нужно поэтапно.

Анализ и выбор сферы

Важно понять, в работе какого отдела организации нужен аутсорсинг и в каком объеме. Для этого нужно оценить текущие затраты:

• на оплату труда сотрудников,
• на страховые отчисления за них,
• на организацию рабочего места.

Затем нужно изучить предложения аутсорсинговых компаний и понять, сколько удастся сэкономить при обращении к ним, в каком объеме и на какой срок передавать функции.

Выбор аутсорсера

Чтобы не ошибиться в исполнителе, нужно внимательно изучить его деятельность и репутацию. На эти моменты нужно обратить особое внимание:

• присутствует ли компания в авторитетных рейтингах (для бухгалтерского аутсорсинга это RAEX);
• как быстро она решает вопросы, требующие выезда сотрудника на объект;
• квалификация и опыт сотрудников исполнителя;
• как реагирует компания на непредвиденные ситуации, на претензии;
• какие услуги готова оказать.

Важно спросить, какие требования к заказчику будут включены в договор, в какие сроки аутсорсер обязуется выполнять обязательства.

Подписание договора аутсорсинга

Перед началом сотрудничества нужно заключить договор подряда или оказания услуг. Согласно положениям ГК РФ, документ должен содержать:

• предмет — какие функции или задачи должен выполнять исполнитель, в каком объеме и с каким результатом;
• сроки на выполнение работ либо период их выполнения (этот пункт важен для договора подряда);
• если договор абонентский (предусматривающий внесение регулярных абонентских платежей) — сроки обслуживания;
• стоимость услуг (размер абонентской платы);
• особенности выполнения положений договора, в том числе порядок передачи документов;
• ответственность сторон, порядок расторжения договора в одностороннем порядке.

Утвержденной формы договора аутсорсинга нет, примерный образец документа можно скачать здесь:

Организация работ

После подписания договора нужно предоставить исполнителю необходимые для работы данные. Также нужно подготовить и компанию к новому формату:

• сократить штат, если необходимо,
• объяснить оставшимся работникам порядок взаимодействия с аутсорсером,
• подготовить необходимую документацию

Возможно, потребуется переписать должностные инструкции или разработать новый график рабочего времени. Эти вопросы нужно проработать с кадровиком или лицом, выполняющим его обязанности.

Контроль над подрядчиком

Важно отслеживать, как работает исполнитель и анализировать его деятельность в компании. Хорошо, если удастся закрепить ответственного сотрудника, который будет составлять ежемесячные отчеты.

Качество выполняемых на аутсорсе работ можно контролировать путем опроса руководителей своей компании, а также отслеживать изменение экономических показателей. Результаты лучше рассматривать на общем собрании начальников отделов, с ними же и решать — есть ли смысл в дальнейшем аутсорсе функций.

Оплата услуг

Аутсорсинговые услуги оплачиваются согласно подписанному договору на аутсорсинг. В нем может быть отражена предоплата или оплата по факту выполненных работ. Способ оплаты может быть любым — наличными, на карточку или на расчетный счет. Все зависит от положений договора.

Если цена не согласована, то для ее определения берут стоимость такой услуги, оказанной в схожих обстоятельствах (основание – п. 3 ст. 424 ГК). В этом случае оплата услуг может быть намного выше ожидаемого порога.

Распространенные ошибки при переходе

Кажется, что в переходе на аутсорсинг нет ничего сложного, однако новички в этом вопросе допускают ряд ошибок. Вот самые заметные:

1. Не просчитывают потенциальные расходы и риски. Бывает, что выгоднее держать в штате сотрудника, чем отдавать его функции на аутсорс.
2. Резко переходят на такую форму и сокращают персонал. Сначала нужно выждать несколько месяцев, чтобы убедиться, что качество бизнес-процессов не ухудшилось.
3. Не заботятся о создании отчетности. Без нее невозможно понять, выгоден ли аутсорсинг в текущих условиях.

Еще одна ошибка — делегировать ключевые функции компании, от которых зависит конкурентоспособность и экономическая эффективность. Например, если пекарня специализируется на выпечке хлеба по старинным кавказским рецептам, нельзя отдавать на аутсорс их поиск и разработку технологических карт.

Мифы об аутсорсинге

Для российского рынка аутсорсинг — явление относительно новое, поэтому у многих руководителей неправильное о нем понимание. Вот самые распространенные мифы:

1. Работа будет выполняться небрежно. На самом деле исполнители дорожат репутацией, она для них важнее, чем для наемного сотрудника. Особые требования можно прописать в договоре и следить за их исполнением.
2. Аутсорсинговые компании не заинтересованы в прибыли заказчика. По факту такое отношение лишь у недобросовестных исполнителей. Для ответственного аутсорсера прибыль заказчика важна, он сможет использовать этот факт в кейсах.
3. Аутсорсеры работают из дома, поэтому все делают медленно. Это не всегда так: некоторые работники, наоборот, более продуктивны в домашних условиях. Плюс сроки можно указать в договоре.

Еще один миф, что все без исключения исполнители нарочно тянут время при почасовой оплате, чтобы «выжать» из заказчика как можно больше. Такое отношение возможно только у безответственных исполнителей. Их можно отсеять, изучая отзывы.

Какие компании пользуются аутсорсингом

В мире и в России тысячи компаний передают часть второстепенных функций на аутсорс. Вот самые известные из них:

• Nike — разрабатывает лишь дизайн спортивной одежды и занимается реализацией ее в магазинах. Производство отдано на аутсорс.
• Kodak — более 30 лет передает все IT-задачи в IBM. Считается, что именно это сотрудничество дало старт развитию аутсорсинга в IT.
• IKEA — занимается организацией продаж в своих магазинах. Большую часть задач в логистике и все производство отдано сторонним исполнителям.

Стремительное развитие компании Google объясняют делегированием разработки части продуктов и функций обратной связи с потребителями.

Перспективы в России

В России рынок аутсорсинга начал развиваться с конца прошлого века. Санкции, пандемия и политическая обстановка простимулировали очередной всплеск интереса к этой теме. Напротив, потребность в собственном персонале постепенно снижается.

При этом рынок аутсорсинга в сравнении с западным развит крайне слабо. По этой причине ряд специалистов уверены — потенциал для роста в этой сфере не исчерпан. На рынке скоро появятся новые игроки, а компании все более станут заинтересованы в сокращении штата и делегировании задач.

Преимущества и недостатки

Для заказчика и исполнителя такой подход к организации бизнес-процессов имеет ряд плюсов и минусов.

Для бизнеса

Аутсорсинг позволяет бизнесу экономить на оплате труда сотрудникам и привлекать для выполнения ряда задач специалистов с хорошим практическим опытом. Есть в такой модели и другие плюсы:

• нет зависимости от текучки и состояния кадров — аутсорсинговая компания отвечает за результат, даже если часть ее сотрудников уволится или заболеет;
• качество выполненных работ выше, чем у наемного работника, мало заинтересованного в результате;
• можно освободить ресурсы и силы для достижения основной цели компании.

Основным минусом является риск заключения договора с недобросовестным аутсорсером. Причем он выше, если на рынке практически нет конкуренции. Второй минус заключается в вероятности утечки коммерчески важных данных — их придется передавать аутсорсеру. Оба недостатка устраняются включением в договор соответствующих моментов и указанием ответственности за нарушение положений.

Для аутсорсинговой компании

Для исполнителя тоже есть плюсы в аутсорсинге:

• сотрудничество с крупными компаниями и добавление кейсов в портфолио;
• возможность для хорошего заработка — можно обслуживать несколько заказчиков одновременно;
• повышение квалификации и опыта.

Из недостатков можно отметить ответственность за качество предоставляемых услуг, соблюдение сроков, а также существенные убытки в случае нарушения соглашений. Именно поэтому аутсорсерам рекомендуется держать в штате собственного юриста или поручать ему составление договора с заказчиком.

Часто задаваемые вопросы