Как правильно заполнить форму 2-НДФЛ: содержание, коды доходов и вычетов

Форма 2-НДФЛ «на слуху» у многих – как у бухгалтеров, так и у обычных людей. Но немногие знают, что последние несколько лет данная форма применяется только в бухгалтерской терминологии, тогда как справки о доходах выдаются немного другие. В данной статье пойдет речь о кодах доходах и вычетов формы 2-НДФЛ, которая применяется только в бухгалтерии.

2-НДФЛ для налоговых органов: кто, кому и когда

При подаче отчетности 2-НДФЛ начиная с 2018 года применяются новые правила заполнения. Именно в прошлом 2019 году ФНС приняла решение (Приказ ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@) разъединить форму для физических лиц и для контролирующих органов. С периода с 2018 года в ФНС сдается форма 2-НДФЛ, а работникам предоставляется справка о доходах физического лица. В дальнейшем в статье речь пойдет именно о форме, которая представляется в налоговые органы.

За периоды до 2018 года в ФНС представляется старая форма 2-НДФЛ.

На каждом листе формы 2-НДФЛ заполняется ИНН и КПП фирмы, а также проставляется номер страницы. Далее предприятие заполняет общую часть формы. В ней заполняются:

  • год, за который представляется отчетность;
  • признак формы (1 или 2 – налоговый агент, 3 или 4 – правопреемник ликвидирующей фирмы);
  • номер корректировки (00 – первичная, далее – по номеру корректировки, 99 – аннулирующая);
  • код налогового органа, в которой представляется 2-НДФЛ;
  • наименование фирмы, ОКТМО и номер телефона.

Если предприятие ликвидируется или реорганизуется, то для заполнения данных признаков используются дополнительные поля.

Далее заполняются разделы справки, в которых указывается данные о работниках и людях, которые получали выплаты (дивиденды, гражданско-правовые договоры, авторские и другие). В разделе 1 заполняются:

  • фамилия, имя и отчество работников и иных лиц, получивших доходы от данного предприятия;
  • ИНН;

    Если предприятие не знает ИНН работника, то данное поле можно узнать через специальный сервис на сайте ФНС или оставить пустым.

  • дату рождения и гражданство (код страны – для России «643»);
  • статус налогоплательщика (код физического лица–налогового резидента – «1»);
  • код документа (код паспорта гражданина России – «21»).

После раздела 1 справки заполняются разделы № 2 и № 3, а также Приложение. Суммы доходов физических лиц заполняются в разрезе каждого месяца с указанием его порядкового номера. Далее по каждому человеку указываются:

  • ставка НДФЛ;

    Для каждой ставки НДФЛ заполняется отдельное Приложение к форме 2-НДФЛ.

  • доходы физического лица и их код;
  • вычеты физлиц и их коды.

Стоит отметить один важный нюанс. По всем правилам заполнения формы 2-НДФЛ и согласно Налоговому кодексу России в данной отчетности указывается сумма зарплаты на дату фактической выплаты. Но есть одно исключение – заработная плата за декабрь. Независимо от даты ее выплаты, сумма заработка отражается в форме 2-НДФЛ за календарный год.

Форму 2-НДФЛ подписывает руководитель предприятия или другое уполномоченное на это лицо, а также проставляется оттиск печати при ее наличии.

Коды доходов и вычетов утверждены Приложением №1 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Как заполнить коды доходов

К доходам физлица относятся все выплаты в денежной и натуральной формах, а также материальная выгода.

Доходы в справке 2-НДФЛ указывается в разрезе каждого месяца. Если у работника было несколько видов дохода, выплачиваемых предприятием, то каждый доход указывается под своим кодом, приведенным в Приложении № 1 к Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (наиболее распространенные):

  • дивиденды – «1010»;
  • заработная плата – «2000»;
  • производственная премия – «2002»;
  • выплата по гражданско-правовому договору – «2010»;
  • отпускные – «2012»;
  • пособие по больничному листку – «2300».

Это не окончательный перечень кодов доходов для справки 2-НДФЛ. Но в Приложении №1 указаны только основные виды дохода. Если предприятие выплачивает доход, для которого не предусмотрен код (доплаты до суммы оклада или МРОТ при выплате пособия по временной нетрудоспособности или повышенный размер суточных выплат), то в 2-НДФЛ указывается код «4800» – иные доходы.

Если работнику выплачивается доход, необлагаемый налогом, в пределах лимита, то данная сумма не указывается в справке 2-НДФЛ. Если сумма превышает необлагаемый лимит, то сумма в полном объеме указывается в отчетности по НДФЛ с использованием соответствующего кода.

Заполняем коды вычетов

Коды вычетов проставляются в разделе № 3 формы 2-НДФЛ. Их можно условно разделить на 4 группы:

  1. стандартные;
  2. социальные;
  3. имущественные;
  4. другие.

Коды вычета приведены в Приложении № 2 к Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (наиболее распространенные):

  • стандартный вычет на первого ребенка – «126»;
  • стандартный вычет на второго ребенка – «127»;
  • социальный вычет по расходам на обучение самого ребенка – «320»;
  • социальный вычет по расходам на обучение детей – «321»;
  • имущественный вычет при покупке жилья – «311».

Если сотруднику предоставляется несколько вычетов одновременно, например, на покупку жилья и стандартный вычет на ребенка, то в каждом месяце в справке проставляется два поля или более (при необходимости). По каждому полю проставляется своя сумма вычета.

Кроме того, каждый вычет должен быть подтвержден документально, а именно заявлением работника с указанием реквизитов документов, подтверждающих право на вычет (код, номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего данное уведомление).

Суммы вычетов указываются в общей сумме за один календарный год в разрезе каждого вида вычета: стандартный, социальный или имущественный.

Более подробно о нюансах заполнения формы 2-НДФЛ можно прочитать в статье «ТОП-10: нюансы заполнения 2-НДФЛ».

Пару слов о справке о доходах для сотрудников

Также с отчетности за период с 2018 года сотрудникам выдается не справка по форме 2-НДФЛ, а справка о доходах и суммах налога физического лица, которая утверждена Приложением № 5 к Приказу ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

В данной справке указываются:

  • данные по предприятию-работодателю;
  • информация о физическом лице, получившим доходы от фирмы;
  • ставка НДФЛ;
  • суммы доходов и вычетов в разрезе по месяцам;
  • общие суммы доходов, вычетов и уплаченного налога.

Данная форма почти ничем не отличается от 2-НДФЛ для налоговых органов. Из справки были убраны некоторые поля, которые не нужны для физических лиц. Форма представляется работникам и другим лицам, которые получали доход от фирмы, по личному запросу или при увольнении.