Машиночитаемая доверенность в 2023 году: что это такое, зачем нужна и как оформляется
Машиночитаемая доверенность в 2023 году: что это такое, зачем нужна и как оформляется

Все большее число документов переводится в электронный формат. Для бизнеса стало привычным отправлять отчетность через ТКС, составлять и отправлять платежные поручения, регистрироваться в качестве налогоплательщика без посещения ИФНС и иных структур. Есть еще одно нововведение – машиночитаемая доверенность. Изначально планировалось сделать ее обязательной, начиная с начала 2023 года. Но законодатели решили дать больше времени для того, чтобы бизнесмены и госструктуры успели подготовиться. Дата обязательного перехода перенесена на 1 сентября 2023 года. Что это за доверенность и зачем она нужна – рассказываем в нашей статье.

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это аналог бумажного варианта доверенности, который распознается автоматически и позволяет совершать определенные действия доверенному лицу, являющемуся сотрудником предприятия, или иным лицам, с которым сотрудничает компания.

По закону предоставлять интересы юридического лица может доверенное лицо, имеющее выданную на его имя доверенность. ИП может представлять себя сам, а может также выдать кому-то доверенность. Сейчас такой документ составляется в письменной форме, в некоторых случаях (например, для тех же ИП) он обязательно должен быть нотариально заверен.

Но бумажные доверенности, особенно заверенные и на гербовой бумаге – это весьма устаревший формат. Поэтому с 2023 года вводятся машиночитаемые доверенности. Суть в том, что физическое лицо, наделенное полномочиями ставить подписи под документом, получает выданную ему МЧД, которая работает в связке с сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП). То есть, человек подтверждает свою личность электронной подписью, а свои полномочия – доверенностью.

Для МЧД предусмотрен формат файла – XML. По-другому машиночитаемую доверенность называют электронной. Нередко проводят аналогию между сканом обычной бумажной доверенности и МЧД, хотя это неверно. Только тот документ, который сформирован в XML-файле и подписан усиленной электронной подписью руководителя, называется МЧД. В исходном виде он выглядит примерно так:

исходный код машиночитаемой доверенности
Простыми словами, машиночитаемая доверенность – это изначально электронный документ, сформированный в особом формате, который имеет ту же силу, что и обычная бумажная доверенность, не требуя при этом нотариального заверения. Разница в том, что МЧД позволяет подтвердить, что электронный документ подписал тот, у кого есть на это право.

Законодательное регулирование

Возможность применения МЧД и правила ее оформления закреплены федеральными законами, приказами Минцифры, постановлениями Правительства:

Суть нововведений заключается в том, что руководитель теперь может оформить ЭЦП только в налоговом органе (ключ подписи не копируемый). Для работников сохраняется возможность оформить электронную подпись в стороннем удостоверяющем центре (УЦ). И применять ее можно не только для подписания деловых бумаг, но и использовать в личных целях.

Только на работников, имеющих сертификат ЭЦП, может быть оформлена МЧД. Сейчас же сотрудник подписывает документ подписью, выданной на организацию.

Для чего она нужна

МЧД полностью заменяет бумажный вариант доверенности. Она позволяет подписывать документы в электронном формате сотрудникам, которым доверено взаимодействовать с государственными, контролирующими структурами, с контрагентами.

Данные о выданных электронных документах хранятся в компании, которая их выдает, а также в тех организациях, куда о ней отправлены данные. К примеру, в ФНС или у контрагента, если применяется электронный документооборот (ЭДО).

У перехода на машиночитаемые доверенности (и реформы системы ЭЦП) достаточно много преимуществ:

  • возможность выдавать МЧД без нотариального заверения – это экономит время;
  • экономия денежных средств – подписи для руководителя выдаются в УЦ ФНС бесплатно (фактически по стоимости носителя), доверенность тоже выдается бесплатно;
  • минимальный риск мошенничества – никто не сможет оформить ЭЦП на директора в отдаленном регионе по копии паспорта, а без выданной ФНС подписи нельзя выдать и доверенность;
  • ускоряется электронный документооборот – с помощью ЭЦП и МЧД можно подписать любой электронный документ почти моментально.

Так что нововведение действительно важное – к примеру, до введения ИП не имел право выдать доверенность сотруднику без нотариального заверения.

В каких сферах используется МЧД

Электронные подписи бизнес уже давно использует в самых разных ситуациях – это и документооборот с государственными органами, и договоры с контрагентами и прочими организациями. Машиночитаемые доверенности с 2023 года также будут использоваться достаточно широко:

  • Обмен документами с Федеральной налоговой службой, Социальным фондом, Центробанком России. Например, директор вправе выписать доверенность на главного бухгалтера по подписанию и передаче документов в налоговую инспекцию: отчетов, ответов на требования.
  • Электронный документооборот с контрагентами – любые договоры тоже можно будет подписывать с помощью такой доверенности в системах ЭДО.
  • Документооборот с Росстатом (статистическая отчетность) и ЕГАИС (система учета алкогольной продукции).

МЧД уже работают в документообороте с ФНС и Социальным фондом (в 2022-м их запустили в Фонде социального страхования), поддерживают их и системы ЭДО. Пока прорабатывается возможность использования доверенностей в работе с Росстатом и системой «Честный знак» (маркировка продукции).

Кто обязан применять машиночитаемую доверенность с 2023 года

Изначально в обязательном порядке применяться машиночитаемые доверенности должны были с 1 января 2023 года, но затем срок перенесли на 1 сентября. При этом большинство изменений коснулось не самой МЧД (например, в ФНС они уже работают), а электронной подписи.

Изначально планировалось, что сертификаты КЭП, выданные сторонними УЦ на руководителей, станут недействительными уже с начала 2023 года, но затем было решено продлить срок их использования до 1 сентября 2023-го. После этой даты руководители смогут подписывать электронные документы только ЭЦП, выданной в ФНС.

Для сотрудников на данный момент существует два варианта электронной подписи, которыми можно заверить документ:

  • подписью компании, выданной на работника, в которой присутствуют реквизиты организации и данные сотрудника;
  • личная ЭЦП работника с приложением МЧД.

С сентября 2023 года останется только второй способ, но в настоящее время второй вариант доступен пока не везде. Например, уже можно подписывать отчетность для ФНС, машиночитаемая доверенность здесь распознается, и главбух может сдавать отчетность, применяя МЧД. А вот участвовать в электронных торгах по данной схеме не получится, так как торговые площадки пока не умеют распознавать такие доверенности.

когда вводится обязательное применение машиночитаемой доверенности

По новым правилам с 2023 года для руководителей коммерческих организаций и ИП есть возможность получить электронную подпись в ФНС, для бюджетных учреждений – в Казначействе, а для тех, кто возглавляет финансовые компании, – в ЦБ РФ.

Для сотрудников актуальны будут два варианта:

  • подпись юрлица для взаимодействия со структурами, которые пока не работают с МЧД: ЕГАИС, Федресурс, Росреестр и другие;
  • подпись физлица плюс МЧД для отправки документов в ФСС, ФНС, переписки с контрагентами, работающими с ЭДО.

Те государственные структуры, которые еще не начали принимать МЧД, планируют начать переход на них к осени. Некоторые, например, ЕГАИС, уже тестируют специальную программу совместно с ФНС.

Какую информацию содержит МЧД

Машиночитаемая доверенность представляет собой файл в формате .xml, который должен соответствовать установленной форме. Помимо требования по формату документа, МЧД должна содержать необходимые сведения:

  • наименование – «доверенность»;
  • реквизиты юридического лица или предпринимателя, являющихся доверителем;
  • данные сотрудника, на которого выдана доверенность;
  • дата составления и срок действия электронного документа;
  • полномочия доверенного лица в виде идентификатора из классификатора или описанные текстом;
  • информация об информационной системе, при помощи которой могут быть прекращены полномочия или отозвана электронная доверенность;
  • номер электронного документа (МЧД);
  • данные УКЭП подписанта;
  • возможность передоверия.

Единый классификатор полномочий находится на портале ЕСНСИ. Он разработан Минцифрой и постоянно пополняется. Сейчас в справочнике несколько десяткой пунктов наименований: к примеру, представление, получение документов, их подписание.

Пользователям дано право формировать новые виды полномочий и вносить предложения в Минцифры для формирования новых пунктов в Классификаторе. То есть, если бизнесу потребуется какой-то специфический вид полномочий, в перспективе его добавят в Классификатор.

Как оформить машиночитаемую доверенность в 2023 году: пошаговая инструкция

В отличие от бумажного формата, МЧД заполняется гораздо быстрее и онлайн. В общем виде алгоритм составления и подписания машиночитаемой доверенности выгладит так:

  1. Сначала заполняется электронная форма доверенности – это может сделать как сам руководитель, так и кто-то другой.
  2. Затем электронный документ отправляется на подпись руководителю (или ИП).
  3. Доверенное лицо (на кого выдана доверенность) скачивает подписанный документ или использует его в работе.

МЧД применяется только в рамках тех полномочий и в той структуре, где доверенное лицо может совершать соответствующие действия. Например, если главбуху выдана доверенность на получение документов в налоговом органе и подписание отчетности, то он не вправе использовать МЧД при подписании договоров с контрагентами или участвовать в электронных торгах.

На кого оформляется МЧД

Руководитель организации и предприниматель вправе сам определить круг лиц, которым выдаются МЧД.  Это могут быть не только штатные работники предприятия, но и сторонние лица, действующие от имени компании (ИП), а также юридические лица.

Например, это может работать так:

  • Юрист, не состоящий в штате, может осуществлять представительство в суде и получить машиночитаемую доверенность. Вопрос только в технических возможностях организации, где представляются интересы доверителя.
  • Если организация работает по системе ЭДО с контрагентом, то МЧД может быть выдана на экспедитора транспортной компании, с которой заключен договор перевозки грузов.

Доверенность не требуется для представительства и подписания руководителю, так как он изначально наделен всеми полномочиями согласно Уставу.

Что для этого нужно

Обязательное условие для составления документа – наличие электронных подписей у руководителя и физического лица, на которого оформляется МЧД. Помимо этого, в электронной форме нужно ввести данные доверителя:

  • наименование компании или ФИО предпринимателя;
  • ИНН/КПП, второе касается только юрлиц;
  • ОГРН;
  • для ИП и руководителя – СНИЛС.

Далее разберем, как оформить машиночитаемую доверенность через ФНС, Банк России и сторонние сервисы.

Оформление через сервис ФНС

Проще всего создать документ через специальный сервис, созданный налоговой службой – для этого нет никаких дополнительных условий.

Интерактивный сервис предназначен для создания и проверки машиночитаемой доверенности для ФНС. Он может использоваться для подписания деклараций, получения и отправки документов доверенным лицом. На главной странице можно ознакомиться с перечнем нормативных актов, на базе которых всё это работает.

Для начала работы нужно нажать кнопку «Продолжить»:

Создание доверенности в электронной форме на сайте ФНС

На следующей странице требуется подтвердить согласие по обработке персональных данных:

согласие по обработке персональных данных от ФНС

Далее на экране появляются три варианта, что пользователь может сделать:

  • проверить имеющуюся МЧД;
  • сформировать новую;
  • загрузить из черновика.

Для создания нового электронного документа выбираем «Сформировать»:

формирование новой машиночитаемой доверенности в ФНС

Далее на экране появится страница с пятью разделами для заполнения данных:

  • о доверенности (номер, срок действия);
  • о доверителе;
  • о доверенном лице;
  • о полномочиях;
  • о возможности просмотреть МЧД.

Заполним данные о документе:

данные о доверенности

Перейдем на вкладку «Сведения о доверителе». Здесь предлагается выбор одного из вариантов:

  • юрлицо;
  • ИП;
  • иностранная компания.

При выборе одного из вариантов появляются окна, обязательные для заполнения. Например, для юридического лица открываются: ИНН, КПП, ОГРН.

ввод данных о компании

После заполнения необходимых сведений о компании при нажатии кнопки «Загрузить» автоматически выводится наименование организации и адрес местонахождения, указанный в ЕГРЮЛ (ЕГРИП):

подгрузка данных о юрлице

Далее появляется окно, в котором выбирается ФИО сотрудника, имеющего право действовать от имени компании без доверенности. Сервис предлагает выбрать его из списка. Информация берется из данных ЕГРЮЛ (ЕГРИП) – ИНН выходит автоматически, а поле со СНИЛС нужно заполнить:

ввод сведений о физлице для доверенности

Следующим шагом заполняются данные доверенного лица. Как видно из формы, им может быть юридическое и физическое лицо.

Если выбрано физическое лицо, то появляются окна, которые необходимо заполнить:

  • ФИО;
  • серия, номер паспорта:
  • дату рождения;
  • СНИЛС.

заполнение данных о физлице

Далее появляется окно, в котором определяются круг полномочий доверенного лица и те ИФНС, где доверенность действительна. Вся информация о полномочиях выбирается из списков путем проставления галочек в нужных пунктах:

выбор полномочий доверителя

При нажатии на кнопку «Далее» можно увидеть готовый вариант доверенности на экране:

сформированная МЧД на сайте ФНС

Доверенность готова. Ей автоматически присваивается номер GUID и формируется XML-файл.

Оформление через сервис ЦБ РФ

На портале Банка России также есть возможность сформировать и проверить МЧД. Важно обратить внимание на требования к системе и программному обеспечению (нужны плагин и программа КриптоАРМ).

Инструкцию по заполнению можно найти там же.

На первой странице находится идентификатор файла и номер применяемой версии:

создание МЧД для ЦБ РФ

Далее необходимо заполнить сведения об электронном документе: номер доверенности, дату составления и срок действия. Номер проставляется автоматически, дата подбирается из выпадающего календаря:

сведения о доверенности

В «Сведениях о доверителе» есть возможность выбрать физическое, юридическое лицо (российскую организацию) или иностранную компанию.

Далее заполняются реквизиты: наименование, ИНН, ОГРН, адрес. Все данные вносятся ручную и обязательны для заполнения:

заполнение данных об организации

Следующий этап – заполнение сведений о физическом лице, которое имеет право действовать без доверенности: руководитель юрлица или ИП. Здесь вручную вводятся должность, СНИЛС и выбирается гражданство. Перечень стран выходит в выпадающем списке:

сведения о руководителе

Сведения о доверенном лице содержат стандартные реквизиты: ИНН, СНИЛС, данные паспорта, ФИО, должность, из выпадающего окна выбирается гражданство.

Сведения о доверенном лице для МЧД

После заполнения всех полей есть возможность проверить корректность заполнения формы.

Если заполнены не все поля или обнаружены ошибки, то выйдет сообщение об их количестве:

ошибка при оформлении машиночитаемой доверенности

Однако нет расшифровки, где они допущены. Поэтому нужно нажать «ОК», вернуться в форму, найти «красные подчеркивания» и внести корректировки:

исправление ошибок при оформлении МЧД

На портале Банка России, в отличие от ФНС, все сведения об организации (ИП) вводятся вручную.

Оформление в 1С: Бухгалтерия 8

Предприятия, у которых бухгалтерский учет ведется в программе «1С: Бухгалтерия», имеют возможность создавать МЧД непосредственно внутри этой программы. Это доступно в версии не ниже 3.0.120.

Чтобы создавать электронные документы, пользователь должен быть подключен к системе ЭДО. Действия такие:

  1. Зайти в карточку нужной организации. В закладке с ЭДО находится пункт «Машиночитаемые доверенности»:

    создание МЧД в 1С Бухгалтерия

    Источник: 1С:ИТС / its.1c.ru

  2. При ее выборе на экран выходит список в виде таблицы с указанием выданных МЧД:

    список МЧД организации

    Источник: 1С:ИТС / its.1c.ru

  3. Чтобы создать новую, нужно нажать на кнопку «Создать» и заполнить в форме все необходимые реквизиты:
    оформление МЧД в 1С

    Источник: 1С:ИТС / its.1c.ru

    Заполнение наполовину делается автоматически: реквизиты компании выводятся на основании введенных ранее данных. Подбором можно выбрать сотрудника, на которого выдается документ.

  4. После того, как заполнены все графы, остается нажать на кнопку «Подписать и отправить»:

    подписание и отправка МЧД через 1С

    Источник: 1С:ИТС / its.1c.ru

Затем система зарегистрирует доверенность, проверить это можно, обновив статус:

статус МЧД в 1С

Источник: 1С:ИТС / its.1c.ru

Далее нужно будет зарегистрировать сертификат и МЧД у оператора ЭДО – внутри системы это сервис 1С-ЭДО. Этот пункт нужно искать в разделе «Администрирование», «Обмен электронными документами» и «Учетные записи ЭДО»:

пункт Учетные записи ЭДО в 1С

Источник: 1С:ИТС / its.1c.ru

Сертификат организации там уже есть, достаточно добавить сгенерированный сертификат физического лица (то есть, для системы человек, на которого выдана доверенность, автоматически будет считаться представителем организации):

добавление сертификата на физлицо

Источник: 1С:ИТС / its.1c.ru

После добавления в строке с этой учетной записью появится информация о выданной машиночитаемой доверенности:

информация о выданной в 1С МЧД

Источник: 1С:ИТС / its.1c.ru

На этом процесс оформления МЧД в системе 1С завершен – доверенный сотрудник может начинать ей пользоваться.

Этот вариант удобен тем, что многие данные уже есть в системе, и сама доверенность тоже будет отображаться в таблице.

Где еще можно оформить МЧД

Пока применение доверенностей нового типа не стало обязательным, альтернатив не так много, но они есть. Например, свой сервис для оформления и отправки МЧД предлагает «Контур Экстерн». Доверенность для сдачи отчетности заполняется один раз и отправляется в государственную структуру, принимающую отчетность.

Для этого требуется наличие подписки СЭДО. Для проверки подключения заполняется номер ФСС, код подразделения.

В Форме МЧД заполняется сведения:

  • Кто подписывает доверенность. Предлагаются варианты: лично руководитель, сотрудник компании, представитель обслуживающей организации (например, аутсорсинговой компании).
  • Данные о сотруднике.

После заполнения имеется возможность просмотреть, подписать и отправить доверенность. «Контур Экстерн» позволяет также заполнить и отправить МЧД в Социальный фонд, Росстат, Росалкогольрегулирование.

Срок действия машиночитаемой доверенности

На портале ФНС можно оформить доверенность на любой срок – причем выбирается срок начала действия и окончания, а вместо срока окончания можно выбрать «Без срока действия». Сервис Банка России не позволяет сделать этого, так как форма, которую необходимо заполнить, не содержит пункта «Бессрочно». Это же касается заполнения электронной доверенности в программе «1С: Бухгалтерия».

Что касается срока действия электронной подписи, то он не влияет на срок действия машиночитаемой доверенности. Если срок ЭЦП руководителя истек, это не значит, что МЧД стала недействительной. С ее помощью можно выполнять все предусмотренные полномочия доверенного лица.

Как и где хранить МЧД

Порядок хранения машиночитаемых доверенностей установлен Постановлением Правительства № 223. Согласно его положениям, МЧД могут храниться:

  • у операторов ЭДО;
  • в ФНС, СФ, прочих госструктурах;
  • в Казначействе, ЦБ РФ;
  • в системах электронного документооборота.

Информация о доверенности также остается у доверителя, если он использует программу 1С и прочие подобные сервисы.

Как использовать машиночитаемую доверенность

Отправка МЧД производится одним из двух способов:

  • отправляется в виде файла, как приложение к подписанным и отправленным документам;
  • указывается в виде номера, если хранится в сторонней системе.

К примеру, если отправляется отчетность из программы «1С Бухгалтерия», то нужная МЧД выбирается из списка непосредственно в программе и в виде файла отправляется в ФНС перед сдачей отчетности. Достаточно сделать это один раз. Она будет действительна до того момента, пока не выйдет срок действия.

Если же МЧД заполнялась на портале ФНС, то достаточно указать присвоенный ей номер.

Как отозвать МЧД

В случае увольнения сотрудника или лишения его полномочий руководитель направляет заявление с просьбой отозвать МЧД в информационную систему, где она оформлялась. Каждый оператор разрабатывает собственную форму.

Примерная форма для ИФНС:

Руководителю ИФНС России №___ по___

(ФИО)

от (наименование организации / ФИО ИП)

ИНН

КПП

р/с (реквизиты банка)

ОГРН

ЗАЯВЛЕНИЕ

об отзыве доверенности

 Прошу отозвать доверенность от (дата) № __, выданную (должность и ФИО лица)

(должность руководителя организации)

М.П.

г. Москва   «» _______ 202 г.

Чтобы узнать форму конкретного оператора, нужно обратиться с запросом. А, например, в системе 1С для этого есть кнопка «Отозвать» в контекстном меню списка выданных доверенностей.

В настоящее время, после внесения изменений в 63-ФЗ, появилась возможность передоверия по МЧД. При этом лицо, получившее право от предыдущего доверенного лица, должно предоставить изначальную доверенность, подписанную руководителем.

Часто задаваемые вопросы

Сколько таких доверенностей можно выдать?

Количество МЧД, выдаваемых доверителем, не ограничено.

Нужно ли заверять машиночитаемую доверенность у нотариуса?

Нотариального заверения МЧД не требует.