Что такое бюджетное планирование на предприятии, кем и как оно осуществляется

Что такое бюджетное планирование

Бюджет – это все доходы и расходы компании. Бюджетное планирование – это контроль и управление затратами предприятия с учетом запланированных будущих доходов.

То есть, бюджет – это распределение получаемых доходов на расходы, в том числе на зарплату, развитие бизнеса и дивиденды. Но это только сам план, без отслеживания результатов его выполнения. А вот бюджетное планирование включает в себя не только составление плана по распределению денег, но и контроль за его исполнением и, при необходимости, редактирование.

Простыми словами, бюджетное планирование – это процесс распределения доходов, который при тщательном соблюдении позволит компании не только получить прибыль, но и выйти на новый уровень развития.

Стоит отметить, что бюджетное планирование и бюджетирование – в сущности, одно и то же. Однако некоторые источники считают эти понятия разными. Почему это не так?

Бюджетирование – это процесс составления бюджета компании на определенный период. Бюджетное планирование – часть финансового плана компании, который приведет ее к развитию с помощью распределения прибыли на обязательные издержки и инвестирование в будущие проекты. Эти понятия идентичны, только термин «бюджетное планирование» обычно используют в госучреждениях, а «бюджетирование» – в коммерции.

Кому необходимо заниматься бюджетированием

Бюджетное планирование нужно всем компаниям и учреждениям независимо от организационной формы:

• Бюджетным, автономным и казенным учреждениям, а также органам власти составлять бюджеты нужно обязательно, так как деньги на текущие расходы поступают напрямую из бюджета. Они строго подконтрольны: на каждый вид расходов выделяется определенная сумма, больше которой израсходовать нельзя. Исключение составляют форс-мажорные ситуации, но тогда придется составлять дополнительные заявки и документы на выделение денежных средств из бюджета, ждать одобрения и т. д.
• Коммерческие организации не обязаны заниматься бюджетированием, но лучше его внедрить – чтобы не довести ситуацию до убытков и даже банкротства. Любой компании нужно точно понимать, сколько она получает чистой прибыли, которую можно вложить в дальнейшее развитие. Кроме того, планирование бюджета помогает сократить расходы фирмы на текущую деятельность, что увеличит прибыль.

Так что планировать свой бюджет необходимо как крупному бизнесу, так и микропредприятию. Ведь крупный бизнес может выйти на международный рынок, а малый «перерасти» в средний и далее.

Отдельно стоит сказать про индивидуальных предпринимателей. Несмотря на небольшие масштабы деятельности, им особенно тщательно нужно заниматься бюджетированием при условии, что не используется отдельный счет именно на бизнес-цели. Так как ИП имеют право использовать все поступившие деньги в личных целях, это может повлиять на оплату счетов поставщикам или выплату зарплаты наемным работникам.

Если ИП не будет разграничивать личные и предпринимательские деньги и заниматься бюджетированием, то он может не только понести значительные убытки, но и отвечать за все долги по налогам и перед контрагентами всем своим имуществом.

Основы бюджетирования для «чайников»

Создавая компанию или регистрируясь как ИП, бизнесмен хочет «построить» свое дело. Это означает, что он планирует не только получать прибыль, но и добиться стабильности. Это невозможно сделать без выстраивания стратегии дальнейшего развития.

Хороший бизнес – это стабильная развивающаяся компания, которая не только приносит прибыль, но и готова к форс-мажорным ситуациям. А для этого нужно планировать бюджет с учетом роста объема производства и продаж. Составление плана подразумевает анализ текущей деятельности, расчет плановых показателей и контроль за их исполнением.

Отсюда – основы бюджетного планирования успешных предприятий:

1. Бюджет – это закон. Запланированные показатели следует обязательно выполнить, а сумма расходов не должна быть выше согласованной. Неисполнение бюджетного плана в течение нескольких периодов может привести бизнес к краху.
2. Бюджетное планирование касается всей организации, включая филиалы и отделы. Подразделение – это часть компании, поэтому оно тоже должно подчиняться общему бюджету.
3. Конкретизация показателей. Бюджетное планирование должно выражаться в конкретных цифрах, составлять план в процентном соотношении нельзя. Утрированный пример правильно составленного плана: нужно продать 100 тыс. товаров и заработать на этом 10 млн рублей. А планировать перевыполнить показатели 2021 года на 30% – нельзя.
4. Только регулярное бюджетирование поможет компании развиваться. Если бюджет будет составляться не ежегодно, то результатов фирма не получит.
5. Перенос срока выполнения плана «наказуем». Невыполненный в срок план уменьшает прибыль. А значит, компания не сможет развиваться или погашать свои долги.
6. Бюджетирование основывается только на анализе. Без анализа текущего состояния фирмы, ее доходов и расходов, а также рабочей силы не получится выстроить оптимальный вариант развития.

Цели и задачи бюджетного планирования

При бюджетном планировании компания устанавливает перед собой следующие цели:

• обоснованное распределение средств и ресурсов, а также планирование дальнейшего развития бизнеса;
• оценка состояния фирмы и поиск способов его улучшения;
• планирование инвестиций как способа получать больше доходов в будущем, что поможет увеличить прибыль;
• анализ новых проектов по части планируемых объемов прибыли и расходов;
• мотивация сотрудников к достижению высоких результатов работы.

Но чтобы бюджетирование сработало, организация должна безукоризненно следовать плану.

Цели обычно разбиваются на отдельные задачи. Например, у процесса бюджетного планирования на предприятии могут быть следующие задачи:

• ведение оперативного планирования;
• координация рабочих процессов подразделений;
• обоснование планируемых затрат;
• выявление рисков и составление методов по их снижению;
• разработка стратегии по действиям компании в условиях каких-либо изменений, например, новых санкций или кризиса.

Бюджетное планирование – процесс циклический, поэтому на предприятии в плане постоянно стоят задачи, касающиеся бюджета.

Функции бюджетирования

Бюджетирование – не просто составление планов, а еще и контроль над их реализацией. Поэтому у него выделяют три основных функции:

1. Учет. Для успешного планирования бюджета доходы и расходы должны быть прозрачны. Пока бизнес маленький, никаких проблем не возникает, так как учет деятельности ведется в одной программе. Как только деятельность начинает развиваться, в компании часто появляются филиалы. И если не вести учет расходов и доходов, то может получиться, что один филиал будет приносить мало прибыли, а его финансирование обойдется намного дороже по сравнению с более прибыльным подразделением. Кроме того, без учета этих показателей невозможно провести анализ финансового состояния организации непосредственно перед бюджетным планированием.
2. Планирование. После проведения анализа доходов и расходов компания начинает разрабатывать план дальнейших действий. То есть на основе первоначальных данных о прибыли и издержках организация выстраиваются возможные стратегии улучшения финансового состояния и дальнейшего развития бизнеса. Главное правило бюджетного планирования – оно должно быть реалистичным. То есть никаких резких увеличений продаж или производства (в два-три раза) быть не должно. Развитие бизнеса – это долгий путь.
3. Контроль. Без контроля бюджетное планирование не даст результатов.

Для государственных учреждений бюджетное планирование – вообще неотъемлемая часть, поскольку без согласованной сметы оно в принципе не получит финансирование из бюджета.

Виды бюджетирования

В процессе планирования применяются различные виды бюджета:

Причем нельзя пропустить ни один из них, иначе позитивных результатов от бюджетирования не будет.

Финансовое

В процессе разработки этого бюджета компания составляет подробный план в отношении будущих доходов и расходов, распределяя при этом полученную прибыль по разным направлениям. Формируется примерный расчет чистой прибыли и платежеспособности компании.

Цель финансового бюджетирования – распределение полученных денег предприятия по разным направлениям и недопущение убытков.

Инвестиционное

В этом виде планирования компания рассматривает возможность:

• закупки или модернизации оборудования;
• построения или улучшения зданий, сооружений и других объектов недвижимости;
• запуска нового вида деятельности;
• выхода на новые рынки.

Задача инвестиционного бюджетирования – составление плана развития компании.

Операционное

При разработке этого типа бюджета организация составляет план по затратам в отношении всех операционных циклов. То есть рассчитываются:

• сметы расходов по основному и побочным видам деятельности;
• показатели ликвидности баланса – то есть, насколько предприятие сможет отвечать своим имуществом по обязательствам;
• производственные мощности – сколько и какой продукции можно выпускать на имеющемся оборудовании;
• расходы на коммунальные платежи, косвенные налоги и другие производственные и управленческие затраты.

То есть, фирма составляет план бюджета по расходам, без которых она просто не сможет вести деятельность.

Кто назначается ответственным за процесс

В компании заниматься бюджетированием может практически любой человек или отдел с нужными навыками. Главное – чтобы он получал подробную и достоверную информацию от всех отделов. Лучше всего назначить ответственным за бюджетный процесс финансового директора или другого сотрудника, который сможет проанализировать текущее состояние компании, выбрать нужные методы бюджетного планирования и составить бизнес-план по развитию бизнеса.

Генеральному директору или собственнику лучше не заниматься бюджетированием самостоятельно – у него для этого может не быть ни времени, ни нужных навыков и знаний. Руководитель обычно утверждает уже готовые документы по бюджетному планированию и проверяет, как план будет исполняться.

Этапы разработки системы бюджетного планирования

Просто взять и составить план будущих показателей нельзя – такое планирование ничего не даст компании. Важно понимать, что бюджетный план опирается на фактическое финансовое состояние и должен учитывать различные факторы. Разберем его поэтапно.

Структура организации

Процесс построения бюджетирования на предприятии начинается с изучения структуры компании. Нужно учитывать то, как функционирует бизнес, кто ответственен за производственный цикл, каковы расходы и доходы и т. д.

Кроме того, следует определить ответственных лиц, которые принимают решения и контролируют работу своих подчиненных.

Анализ бизнеса

Далее изучаются бизнес-процессы компании и анализируются конкуренты, а также рынок сбыта. На этом этапе ответственный за бюджетный процесс получит полное представление о производимых товарах или услугах: начиная от себестоимости и заканчивая возможным диапазоном цен.

Стратегическое планирование

После этого нужно приступать к разработке стратегии дальнейшего развития. То есть, определить обязательные объемы производства и продаж, которые помогут компании продолжать работать. Распланировать возможность увеличения объема производства и выход на новый уровень в ближайшие 3-5 лет. Это долгосрочный план, который должен быть подробно расписан в разрезе каждого года или другого периода. Причем важно не только распланировать доходы, расходы и другие показатели плана, но и назначить ответственных за каждый пункт.

Например, руководитель цеха отвечает за выполнение плана по производству товаров. Начальник отдела продаж – за план реализации, а бухгалтерия – за поступление денег от покупателей и оптимизацию налогов.

Составление бюджета

После этого составляется бюджетный план, который передается на подпись руководителю компании. Если замечаний нет, то его можно внедрять в действие.

Порядок внедрения бюджетирования на предприятии

После того, как бюджет утвержден руководителем, необходимо внести изменения в фактический процесс работы. Каждому ответственному лицу нужно передать его часть плана. Это можно сделать на бумаге или в электронном виде, например, создать Excel или Google-таблицу или ввести новую учетную программу на предприятии.

План лучше разбить на определенные периоды, например, поквартально или ежемесячно. В этом файле ответственный за свое направление должен проставлять данные своего отдела: сколько было запланировано и сколько выполнено.

Как только отчетный период закончился, нужно проконтролировать выполнение плана. Если он не выполнен – то узнать причины и после этого при необходимости внести изменения.

Составляющие бюджетного цикла

В итоге получается, что бюджетирование – не только составление плана развития, но еще и контроль, а также внесение изменений. Наглядно весь процесс выглядит так:

Дальше разберем каждый элемент процесса подробнее.

Планирование

На первом этапе компания разрабатывает план деятельности и развития. Включенные в него показатели должны быть реалистичными и спрогнозированными – то есть, при планировании не следует ставить слишком высокую планку.

Например, фирма изготавливает 200 пар обуви в месяц, поэтому сделать план на следующий месяц в 400-500 пар обуви невозможно. Для настолько резкого увеличения объемов производства продукции нужно набрать работников и обучить их, а также возможно придется закупить оборудование или расширить площадь цеха.

Исполнение плана

Это фактически и есть производственный процесс – компания тратит деньги, выпускает продукцию, продает ее и зарабатывает на этом.

Бюджетный процесс на этом этапе зависит от ответственных лиц. То есть именно отделы ставят планы для своих работников, а главный руководитель и финансовый директор практически не могут повлиять на ситуацию на этом этапе. Исключение – выполнение пожеланий ответственных по отделам.

К примеру, начальник отдела продаж попросил нанять на работу двух специалистов, потому что действующий коллектив не справляется с объемом работы из-за увеличения количества клиентов.

Контроль показателей

После завершения отчетного периода финансовый директор должен собрать все отчеты по бюджетированию с ответственных лиц в отделах. Все данные нужно проверить на соответствие реальным показателям и сопоставить с запланированными результатами.

Анализ исполнения

После сбора информации от ответственных лиц в отделах финансовый директор проводит анализ полученных результатов. Если все планы выполнены, то можно передавать новые на следующий месяц или квартал. Если нет – то стоит пообщаться с ответственными на предмет того, почему не получилось достичь нужных показателей.

Внесение корректировок

После сбора информации по выполнению плана нужно решить, как поступать дальше – можно придерживаться составленного ранее бюджета и дальше, а можно внести в него корректировки. Причем их можно вносить как в уменьшение плановых показателей, так и в их увеличение, если видно, что отделы постоянно перевыполняют планы.

Если будет принято решение о внесении корректировок в бюджетное планирование, новый план также утверждается у руководителя.

Как повысить эффективность бюджетирования

Правильно подготовленное и внедренное бюджетное планирование помогает быстрее и эффективнее развивать бизнес. Чтобы бюджетирование позитивно отразилось на деятельности, следует соблюдать следующие условия:

• планы должны быть реальными, не стоит ожидать слишком быстрого роста доходов и прибыли;
• контроль показателей должен проводиться постоянно;
• необходимо проводить анализ показателей и вносить корректировки в бюджетирование;
• автоматизация бизнес-процессов позволит быстрее осуществлять планирование бюджета на предприятии;
• у работников должна быть мотивация для выполнения и перевыполнения плана.

Распространенные проблемы и «подводные камни»

На практике не бывает идеально составленного бюджетного планирования. Руководителю или финансовому директору нужно постоянно актуализировать информацию, вводить новые правила работы и доводить бюджетирование до совершенства. Но есть типичные ошибки, которые негативно сказываются на бюджетном планировании и которых можно избежать:

Рассмотрим их подробнее:

1. Затягивание сроков. Бюджетирование – это план, который нужно выполнять беспрекословно. То есть нельзя постоянно переносить сроки выполнения плана, расходовать больше денег на какой-либо процесс. То же самое касается утверждения самого бюджетного планирования. Его можно утвердить на срок, например, пять лет. И ежегодно вносить корректировки. Но если срок внесения изменений затянуть, то и план не получится выполнить в срок.
2. Разные показатели в разных подразделениях. Если в компании есть филиалы, то они должны выполнять общие планы головной компании, а не утверждать свое отдельное бюджетирование. Если в аналогичных подразделениях или отделах будут стоять разные плановые показатели – эффективности от внедрения бюджетного планирования будет тяжело достичь.
3. Отсутствие нормального документооборота. Такой фактор в крупных компаниях отсутствует, так как там учет ведется стабильно. А у ИП или на микропредприятиях может не быть общих форм отчетов и учета. Из-за этого контроль в рамках бюджетирования придется вести вручную, собирая информацию из разных документов в один. Лучше всего в компании разработать одну форму отчета, которую будут заполнять все отделы.
4. Бесконечные согласования. Бюджетный план должен быть составлен и согласован до момента внедрения. Если согласованием занимается несколько сотрудников или один, но который постоянно в разъездах, утвердить план будет проблематично. А затягивание сроков согласования означает невозможность передачи плана ответственным лицам, что будет тормозить рабочий процесс.
5. Проблемы с IT. Автоматизация ускоряет все процессы, составление планов и контроль за их исполнением – не исключение. Если в компании нет IT-подразделения, то это может затруднить составление и реализацию бюджетов, а также обмен информацией между отделами и ответственными лицами.
6. Несоответствие бюджета и плана. Если бюджетный план не будет исполняться, то никакого эффекта видно не будет. Это может быть из-за срыва сроков, недофинансирования деятельности или завышенных ожиданий.
7. Нереальность бюджетов. Если компания на протяжении некоторого периода не может выполнить планы, то и в процесс бюджетирования следует вносить поправки. Но сначала нужно выявить основную причину, почему не получается достичь плановых показателей.

Плюсы и минусы бюджетного планирования

Бюджетирование, как и любая другая плановая работа в компании, имеет свои положительные и отрицательные стороны:

Но со всеми минусами можно справиться, если руководитель сможет объяснить, что нововведение позволит сотрудникам, например, получать более высокую зарплату или дополнительные бонусы. А если у кого-то не будет хватать знаний, то достаточно просто обучить сотрудника, возможно, направить его на курсы повышения квалификации.