Удаленная работа на время карантина: эксперты рассказали, как правильно ее организовать и не начать работать хуже

Работа из дома – мечта многих: не нужно тратить огромное количество времени на дорогу, сидеть в переполненном офисе и выслушивать претензии начальника. Но, когда обычного офисного сотрудника переводят на удаленку, оказывается, что его эффективность резко падает. Мы попробовали разобраться, как правильно перейти на удаленку, сохранить свою работу в безопасности и сохранить свою эффективность.

С чего начинается удаленка: правовые вопросы

Удаленная работа долгое время оставалась уделом фрилансеров, программистов, дизайнеров, писателей и еще некоторых профессий. Но все изменилось в 2020-м: с приходом коронавируса компаниям настоятельно рекомендуют перевести своих сотрудников на удаленный режим работы, а с 30 марта по 5 апреля вообще была объявлена нерабочая неделя. Правда, для 2/3 работников она оказалась рабочей, и среди этого количества есть те, кто смог перестроить свои рабочие процессы и начать работу из дома.

По сути, в эту неделю у работника есть выбор – работать удаленно (при возможности), или не работать вообще, при этом размер зарплаты в обоих вариантах будет примерно одинаковым. Кстати, в IT-сегменте едва ли не все предпочли поработать – все-таки в такие сложные времена работодателям приходится едва ли не сложнее, чем среднестатистическому работнику.

Сейчас согласно требованиям регионального законодательства, практически по всей России могут работать лишь организации, осуществляющие некоторые виды деятельности: это розничная торговля (продукты питания, некоторые непродовольственные товары), аптеки, медицинские организации, некоторые чиновники, транспорт, правоохранительные органы, и т.д. Для всех остальных остается выбор – перевести работников на удаленную работу (при возможности и их желании), или объявить эти дни нерабочими.

Что касается перевода работников на удаленную работу, работодатели этого делать не обязаны – ни один из регионов не требует этого от них (и это было бы странно). Поэтому удаленная работа, даже в условиях коронавирусной угрозы, остается частью трудовых отношений между работником и работодателем. И регулируется это так:

  • перевести работника на удаленную работу принудительно нельзя. В этом случае меняется его место работы, а оно является существенным условием трудового договора. Можно внести правки в существующий договор или подписать с работником дополнительное соглашение, где прописать условия дистанционной работы. Все это – лишь при обоюдном согласии работодателя и работника;
  • подписать дополнительное соглашение дистанционно пока нельзя – режим «временная удаленная работа» уже пытаются внести в Трудовой кодекс, но на данный момент законопроект не принят. Если его примут, то и подписать допсоглашение можно будет электронным путем;
  • если в трудовой договор вносятся изменения по вопросу дистанционной работы, то обязательно нужно внести ряд данных: характер выполняемой работы, место ее выполнения (адрес регистрации или фактического проживания), порядок обеспечения работника всем необходимым, порядок предоставления отчетов работником, вопросы компенсации работнику за использование принадлежащего ему оборудования, и т.д.;
  • с точки зрения зарплаты и социального пакета дистанционные работники не отличаются от тех, которые работают в офисе – это касается и права на больничные, отпуска, премии и т.д.;
  • присутствие работника на рабочем месте (даже дистанционном) оговаривается трудовым договором. Если в договоре будут указаны конкретные рабочие часы, в которые работника не будет на месте, это будет считаться прогулом с соответствующими взысканиями. Но если такого пункта нет, то уволить работника за отсутствие в сети будет сложно;
  • если работника вызывают в офис с удаленной работы, это считается служебной командировкой – со всеми сопутствующими выплатами и правами.

Среди плюсов удаленных работников для работодателей есть то, что в отношении их рабочих мест не требуется проводить специальную оценку условий труда (СОУТ), инструктажи по технике безопасности, обязательные медицинские осмотры, обеспечивать их средствами индивидуальной защиты, и т.д.

Так что удаленная работа – это и безопасность для работников, и экономия для работодателя. Но без грамотной организации не получится ровным счетом ничего.

Как все лучше организовать?

До прихода коронавируса удаленно чаще всего работали работники в сфере маркетинга, рекламы, PR, деятели искусства, программисты, и даже юристы. Примерно четверть от всех рекламщиков работали удаленно, как и пятая часть айтишников (сейчас, вероятно, эти цифры приближаются к 100%), они работали из дома и радовались экономии денег на дорогу, возможности работать из разных регионов (и даже стран).

Вообще же удаленно могут работать представители самых разных профессий – вплоть до продавцов (в интернет-магазинах), менеджеров, преподавателей и журналистов. Сейчас этот перечень расширяется за счет новых профессий.

Например, торговая сеть «Магнит» из-за угрозы коронавируса начала переводить на удаленную работу своих сотрудников из головного офиса и управлений в других регионах – всего около половины такого персонала. Это, например, бухгалтеры и маркетологи. У производственных предприятий таких возможностей уже меньше – например, «Ростсельмаш» смог перевести на работу из дома небольшой процент работников, тех, кто никак не занят в основном производстве.

Среди других секторов экономики на удаленку сотрудников переводят IT-компании и call-центры, сотовые операторы, а теперь еще и банки. Так, переводят на работу из дома сотрудников бэк-офиса – тех, кто занимается обработкой данных, работает с документами, те же call-центры и офисы по работе с предпринимателями. Фронт-офис банков, естественно, перейти на удаленный режим не сможет.

Что интересно, на удаленку переходят и некоторые чиновники – пока это, в основном, вернувшиеся из-за границы мэры, депутаты и министры, но некоторые регионы экспериментируют с совещаниями по видео-конференц-связи.

Во всех этих случаях компании должны грамотно организовать работу – и организация начинается до того, как работники окажутся дома, говорит Юрий Левин из компании «Мое дело». Эксперт поделился с нами своим опытом организации удаленной работы:

Мы давно работаем с удаленными сотрудниками по всей России, от Волгограда до Красноярска. На сегодняшний день порядка 20% сотрудников работают удаленно на постоянной основе, а с начала текущей недели 100% сотрудников переведены на дистанционную работу в связи с закрытие офисов на карантин. Итак, вот что нужно знать для успешного перехода на удаленку:

  1. Не переживайте. Руководители многих фирм испытывают вполне естественные опасения, что переход на удаленку ударит по эффективности работников. Много ли времени займет адаптация? Не будут ли их отвлекать чересчур уютная обстановка и родня? Наш опыт показал: если работники продуктивны на своих привычных местах, то и на удаленке лишь единицы столкнутся со сложностями при адаптации. Главное – правильно организовать другие аспекты.
  2. Определите политику удаленной работы. Большинство менеджеров имеют все ресурсы для организации работы удаленных сотрудников, но у них нет понимания, как это сделать. Конечно, в экстренной ситуации организовать такой переход легче тем компаниям, которые уже имеют такой опыт. Перед переходом команды на удаленную работу важно наметить ожидания, поделиться ими со всеми в команде и регулярно обновлять их.
  3. Обеспечьте доступность работников. Нужно ли команде быть в сети в определенное рабочее время, или они смогут сами составить расписание? Возможно, ваша политика подразумевает второе, но мы предпочитаем сохранять режим работы. Наши менеджеры согласовали со своими командами графики и предложили всем работникам, в свою очередь, согласовать их с семьями.
  4. Выберите инструменты. Необходимо обеспечить эффективное общение и совместную работу всех частей организации. Это, возможно, главное условие успешной адаптации: когда налажена коммуникация, каждый сотрудник остается частью команды. И чем больше условия коммуникации приближают стиль общения к реальному, тем лучше. Например, мы рекомендуем звонить друг другу, если переписка затягивается, а решения нет, а еще лучше – звонить по видеосвязи. Конечно, остается место и для переписок – главным образом используем корпоративный чат. Но, чтобы сотрудники не сбивались с ритма, каждая команда согласует со своим менеджером перечень чатов, где происходит обмен важной информацией и на которые надо реагировать быстро. Остальные – переводятся в режим «без звука».
  5. Управление проектом. Организация – ключевой момент для команд, работающих удаленно. Настройте облачные инструменты управления проектами, чтобы каждый мог получить доступ к нужным файлам и информации в любое время. Эти инструменты также предлагают способы организации проектов между различными отделами и установки срочных напоминаний. Как показывает опыт, организовать рабочий процесс на удаленке без потери эффективности не так уж сложно, если и в обычных условиях взаимодействие сотрудников в офисе налажено хорошо. Из технических мер для этого понадобятся система отслеживания выполнения задач и четкий механизм обмена отчетами о выполненной работе. Из не технических – только добросовестность менеджеров и специалистов.
  6. Производительность. Конечно, средства управления проектом расскажут всё о продуктивности сотрудников. Но как ее улучшить? В нашей компании на удаленке используется тайминг, с помощью которого эффективность труда может контролироваться как менеджером, так и самим сотрудником. Практика показывает, что проблем с его соблюдением не возникает, и дополнительном мониторинге необходимости не возникает.
  7. Готовим менеджеров. Успешный переход к удаленной работе также во многом зависит от хорошо подготовленных менеджеров или руководителей команд. Для многих менеджеров процесс может быстро перерасти, поэтому важно хорошо их обучить и подготовить. Первый шаг – убедиться, что у менеджеров есть правильные инструменты (например, упомянутые выше), чтобы они могли быть доступны своим сотрудникам, отвечать на любые вопросы, предлагать отзывы и, самое главное, следить за ходом проектов. В нашем случае менеджеры с самого начала были готовы к такому повороту – сказался опыт работы с удаленными офисами в разных городах.

Юрий Левин, IT-директор компании «Моё дело».

Другими словами, если специфика работы позволяет перевести ее в удаленный режим, то при грамотном подходе эффективность сотрудников не должна снизиться – это и есть главная цель процесса. И фаза планирования – ключевая: в зависимости от того, как будет организован процесс, работа пойдет или так же, как в офисном режиме, или работники предпочтут тратить рабочее время на просмотр сериалов.

Поэтому следующее, к чему нужно приступать после планирования – продумать техническую и программную основу для удаленной работы.

Техническая основа удаленки и программное обеспечение

Для организации самого технически простого варианта удаленной работы потребуется электронная почта, мессенджер и собственно ПО для работы. Но компания даже с 2-3 работниками едва ли сможет полноценно работать по такой технологии, хотя все, конечно, зависит от специфики работы.

Чтобы организовать полноценный «домашний офис», ни один работодатель не сможет обойтись без специализированных продуктов – технических и программных. Компании, как правило, не имеют готовых решений, они им просто не нужны в обычное время: если 1-2 работника и трудятся из дома (по объективным причинам), взаимодействовать с ними можно стандартными способами. Другой вопрос – если работников десятки или сотни, и нужно попытаться полностью воссоздать рабочую среду в онлайне.

Для компаний с достаточными финансовыми возможностями есть готовые решения, их предлагают несколько поставщиков. К настоящему моменту они уже столкнулись с серьезным ростом спроса на свои услуги, а возможности их не безграничны (если речь идет об облачных хранилищах, VPN-серверах или услугах связи).

Поэтому организовывать дистанционный рабочий процесс каждому работодателю, скорее всего, придется собственными силами. Павел Сугробов из проекта «Бюрократ» отмечает, что работодатели должны для начала обеспечить работников техникой:

В короткие сроки развернуть удаленную работу достаточно сложно. Важно не просто организовать техническую настройку устройств, но и помочь сотрудникам максимально комфортно перейти на удалённый режим. Для этого создаются горячая линия или чат, где сотрудник может задать вопрос, касающийся текущей ситуации.

Что касается оснащенности, то в первую очередь, необходимо узнать информацию о наличии всех необходимых устройств у сотрудников. Часто у них либо отсутствуют собственные гаджеты или они сильно устарели, что делает удаленную работу почти невозможной.

Затем, разработать соответствующие инструкции, которые позволят настроить удаленный доступ или получить доступ к соответствующей информации тем сотрудникам, которые оснащены всем необходимым. Данная инструкция должна содержать перечень шагов по настройке ПО в зависимости от операционной системы и виджетов. Конечно, не стоит забывать и о удаленной помощи в настройке, для этого на каждом компьютере или ноутбуке сотрудника должен быть установлен TeamViewer (или аналогичная программа) и VPN.

Если сотрудники не имеют собственных устройств, то компания должна попытаться обеспечить их рабочими инструментами, которые будут соответствовать показателям работоспособности. В первую очередь: ноутбуками, так как они более удобны для транспортировки и в использовании, гарнитурой, если сотрудник часто работает со звонками, а также необходимым софтом. Что касается софта, то перечень достаточно большой и включает в себя компоненты, в зависимости от потребностей и сферы работы. Например, 1С – это незаменимая вещь для бухгалтеров или финансистов, «Словари» и Microsoft Officе – для филологов, переводчиков, PR, обязательно антивирусные программы для всех, так как серфинг в интернете скорее всего будет небезопасный, а также специфические пакеты, которые требуются для конкретных профессий, например, в банковской сфере. Что касается ноутбуков, то подойдут варианты из серии «бизнес» – это недорогие, но работоспособные устройства с уже предустановленной операционной системой.

Что касается телефонии, то сотрудники могут использовать как переадресацию, так и софт на компьютере. Сейчас большинство ВАТС имеют собственные коммуникаторы – программы для оперативной переписки и звонков. Для переадресации подойдет собственный мобильный.

Павел Сугробов, руководитель проекта «Бюрократ» (товары для офиса).

Кстати, за последнее время ноутбуки почти пропали из продажи, и причин несколько: резкий рост спроса из-за необходимости обеспечить работников техникой, рост курса доллара (многие пытаются сохранить свои сбережения хотя бы в новой технике), проблемы с производством в Китае (там уже приступили к производству, но дефицит закроют еще не скоро). Соответственно, закупить технику для всех работников будет весьма и весьма дорого.

Но программные средства могут стоить не меньше. Опрошенные нами эксперты рассказали, что для полноценной работы на удаленке нужны:

  • удаленный доступ через VPN-соединение – это позволит подключаться к внутренним ресурсам компании, при этом сохраняя достаточный уровень безопасности;
  • подключение к облачным сервисам – это может быть как просто файловое хранилище (для синхронизации документооборота), так и полноценный сервер;
  • системы коммуникаций – видео-конференц-связь, голосовая связь, чат для обмена оперативной информацией, и т.д.;
  • сервисы, позволяющие ставить задачи и контролировать их исполнение.

Именно такой минимальный набор программного обеспечения позволит «закрыть» основные потребности при организации удаленной работы. При желании, к ним добавляются какие-нибудь корпоративные сервисы, внутренние порталы, собственные мессенджеры, и т.д.

Начинать советуют с подготовки. Так, Ольга Никитина из компании «Тензор» (облачный сервис СБИС) перечисляет основные пункты, с помощью которых можно наладить удаленную работу:

Первый этап – подготовка. Перевести компанию на удаленную работу значит перенести все бизнес-процессы в цифровой формат и, более того, в онлайн. У многих компаний что-то уже оцифровано. Например, бухгалтеры сдают электронную отчетность, менеджеры принимают заявки с сайтов, у кого-то есть онлайн-магазин. Поэтому, готовясь к удаленке, в первую очередь поймите, что ваши сотрудники уже делают онлайн, а какие сервисы надо докупить. Это может быть CRM, контроль задач, электронный документооборот, коммуникации.

Лучше подобрать одну систему для всего. Без стыковок и интеграций с другими программами вы переведете офис на удаленку гораздо быстрее. Сотрудникам не придется разбираться с целым «зоопарком» новых программ и все, от бухгалтера до курьера, будут работать в общем информационном пространстве.

Вы выбрали программу, теперь сотрудники должны установить ее на домашний компьютер и ввести необходимые настройки. Не каждый с этим справится или справится, но не с первого раза. Поэтому мы рекомендуем облачные сервисы, их не надо настраивать. Включили компьютер, зашли на сайт, ввели логин-пароль, и рабочее место готово. Если сотруднику предстоит вести переговоры или отвечать на звонки, позаботьтесь, чтобы у него была гарнитура.

Если сотруднику все же требуется постоянный доступ к корпоративной локальной сети, специфическим программам (графическим редакторам, редакторам кода, учетным системам) или документам на его компьютере в офисе, настройте удаленный доступ через VPN-соединение. Составьте подробную, простую, иллюстрированную инструкцию по подключению через VPN. Она должна быть понятна не только сисадмину.

Позаботьтесь об облачном хранилище файлов. Ценная информация не осядет на личных компьютерах сотрудников, и все будут работать с одной и той же версией документа.

Чтобы удаленно заключать сделки с контрагентами подключите электронный документооборот. Убедитесь, что на всех сотрудников оформлены электронные подписи или доверенности на подпись руководителя. Не забудьте сообщить контрагентам, что вы переходите на электронный документооборот и объяснить им новый порядок обмена договорами, счетами и закрывающими документами.

Ольга Никитина, PR-директор компании «Тензор».

Кстати, если раньше на удаленке работали, в основном, молодые и «продвинутые» работники, то теперь так работать придется и бухгалтерам с кадровиками – поэтому разъяснительная работа станет важной частью новой реальности. В идеале для таких работников все должно быть предельно понятно и доступно – точно так же, как и в обычном офисе.

Сейчас добиться такого можно с помощью облачных технологий. Это такие ресурсы, которые могут быть предоставлены пользователю или освобождены им – максимально оперативно и с минимальными расходами. В самом простом случае речь идет об облачных хранилищах данных (тот же Dropbox или Google Drive), но на самом деле, в облаке можно «спрятать» полноценный сервер. Как говорит Максим Захаренко из интеграционной облачной платформы «Облакотека», есть некоторые ресурсы, которые нужно перенастроить на удаленную работу как можно скорее:

Пусть не все это осознают, мы сейчас живем в новом мире. Недавно объявили, что всю Россию ждет неделя выходных. Вполне вероятно, что может быть введен жёсткий карантин и никто не сможет покинуть квартиры и дома. Поэтому самый актуальный совет – задуматься об организации удалённой работы уже сейчас, не откладывая ни на день.

Важно осознать, что абсолютно всё перенастроить в такие сжатые сроки не получится – нужно оперативно отфильтровать все процессы, определив наиболее критичные для бизнеса.

  1. банковское ПО. Самая важная часть бизнеса, но и наиболее закрытая, нужно обратиться к внутренним службам банков с вопросом, как организовать удалённый и безопасный доступ к их сервисам.
  2. второстепенные системы, ERP / CRM / Электронная почта. Если организовать удалённый доступ в ЦОД не представляется возможным, стоит задуматься о переносе таких систем к облачному провайдеру для последующей организации удалённого доступа.
  3. телефония. Если телефония уже настроена «как сервис», значит, всё в порядке. Если нет, необходимо её оперативно перенастроить на сервисную модель.

После того, как процессы определены, самое время переходить к реализации смены формата.

Не рекомендую медлить со следующими шагами:

  • обеспечить связность ваших ресурсов (серверов, ЦОД) с облачным провайдером. Нужно арендовать виртуальные мощности, настроить VPN для доступа к ним, проверить, как работают виртуальные рабочие столы сотрудников;
  • для второстепенных (не АБС) систем настроить «тёплый резерв» для сохранности данных. При этом данные будут уже в облаке и готовы к подключению и переходу на удаленную работу/доступ;
  • решить вопрос о средствах коллективной работы и совещаний. Подойдут такие решения, как Microsoft Teams, ZOOM и т.п.

Максим Захаренко, генеральный директор платформы «Облакотека».

Действительно, если перевести бухгалтера на дистанционную работу, его нельзя оставить без системы «Клиент-Банк», которые обычно не так просто перенастроить и запустить на новом месте. Связь ресурсов компании с облачным сервисом (с которым затем, соответственно, свяжется работник из дома), позволит перенести рабочую среду на его компьютер без лишних трудозатрат.

Остается наладить связь для работников (между собой и с руководителями). Стандартными средствами вроде Skype или бесплатными мессенджерами в данном случае обойтись не получится – если в компании больше 2-3 сотрудников, нужны специальные средства. Борис Попов из компании Vinteo (специализируется на внедрении ВКС) рассказывает, как грамотно организовать видео-конференц-связь на удаленке:

Разберем ситуацию, когда работодатель ранее не сталкивался с удаленкой, сотрудники в разных регионах, нужно организовывать видео-взаимодействие, бесплатные решения не подходят – не хватает функционала и слишком низкий уровень безопасности для корпоративной работы.

В этом случае самое лучшее – обратиться к специализированным продуктам для видеосвязи. Тем более, сейчас многие российские компании-производители таких решений дают возможность бесплатно их использовать в полном объеме, на весь период карантина. Раньше подобные пилотные проекты вендоры запускали преимущественно для крупных заказчиков, а сегодня, в сложившихся обстоятельствах, продукты ВКС тестируются практически в каждом офисе, и есть реальная возможность сравнить их качество и функциональность.

Еще можно столкнуться с такой ситуацией – у организации уже есть специализированное решение видеосвязи, закупленное ранее, но когда оно стало по-настоящему критичным к бизнес-процессам, у многих пользователей выявились проблемы в оперативном и качественном получении услуги, либо нужно резко нарастить количество абонентов существующего решения, а сделать это в имеющейся конфигурации невозможно.

Для построения сети ВКС с нуля, решения небольших задач, организации общения не более 50-100 абонентов, подойдет упрощенное решение класса веб-конференций. А вот если необходим более широкий функционал, неограниченное число регистраций и количество одновременно проводимых конференций, совещания с разными городами и странами, лучше попробовать решения профессионального класса. Особенно актуальны такие параметры для органов власти и ведомств различных уровней, государственных корпораций, фондов, НИИ, медицинских и образовательных учреждений. Например, наша компания предоставляет им решение ВКС бесплатно в качестве поддержки перевода персонала на «удаленку».

По срокам. Срок начала эксплуатации профессионального решения ВКС будет зависеть от наличия у заказчика аппаратных ресурсов необходимой конфигурации. Если у организации уже есть выделенные аппаратные емкости (аппаратный сервер либо виртуальная машина в ЦОДе), то выдача лицензии и установка решения видеосвязи займут не более нескольких часов. Если у заказчика нет серверных мощностей, потребуется их приобретение, которое и определит срок до развертывания ВКС. Сейчас покупка и доставка сервера может занять до 7-10 рабочих дней – точные сроки опять же будут зависеть от его конфигурации. Важно отметить, что зачастую для работы сервера видеоконференцсвязи даже с достаточно большим числом участников не нужно никакого особенно мощного оборудования – подходят мощности типовых платформ Intel с графическими процессорами. Все технические нюансы заказчику должны сообщить специалисты компании, предоставляющей решение ВКС.

Борис Попов, директор по развитию бизнеса компании Vinteo.

Итого, чтобы дать сотрудникам возможность работать из дома, нужно затратить некоторые деньги и силы: купить технику, организовать VPN, договориться с облачным провайдером, наладить видеосвязь. Кроме прочего, это требует наличия у работников дома быстрого интернета (в идеале кабельного), который в сложившихся условиях будет практически невозможно оперативно подключить.

Но еще один крайне важный момент, о котором вспоминают не сразу, – вопросы информационной безопасности при удаленной работе.

Безопасность – слабое место удаленки?

В сети регулярно появляются новости о том, что из очередного банка утекли данные тысяч клиентов, и теперь они продаются за небольшие деньги в даркнете. Данные утекают либо по вине работников (которые пренебрегают правилами информационной безопасности), либо с их же умыслом. Что интересно, это происходит прямо в офисе банка – но что начнется, если бэк-офис банка перевести на работу из дома?

Буквально сразу после объявления о массовом переходе на удаленную работу эксперты начали высказывать опасения того, что уже скоро из компаний начнут утекать данные. Так, эксперты предупреждали: работодатели вряд ли обеспечат работников служебными компьютерами, и тем придется пользоваться личными – которые практически никак не защищены.

Сейчас компании в «авральном» режиме пытаются организовать работу своим сотрудникам из дома, из-за чего могут не придать значения вопросам безопасности. Между тем, эксперты напоминают: любое подключение к корпоративным сетям должно быть защищено, например, с помощью технологий VPN.

Опрошенные нами эксперты в первую очередь говорят об облачных сервисах. Например, Александр Тугов из компании Selectel считает, что в распоряжении у компаний уже есть достаточный набор облачных сервисов – это потребуются пакет офисных приложений (G-suite или MS Office 365), решение для проведения видеоконференций (Zoom, Google Hangouts Meet, Skype), корпоративный чат (Slack, Rocketchat, Mattermost, MS Teams), облачная бухгалтерия и CRM-система. При этом, говорит эксперт, не созданные для облака приложения можно перенести туда с помощью VDI-решений.

Облачные решения безопаснее VPN-соединений, считает Андрей Дубровин из компании Crayon. Он считает, что для банков есть смысл использовать только облачные сервисы, так как они безопаснее:

Со стороны компании необходимо решить три основные проблемы.

Во-первых, ИТ-команде важно обеспечить безопасный доступ к корпоративным ресурсам и необходимым для работы приложениям. В силу высокой чувствительности данных, для банков не подходят классические VPN-соединения. Безопасный канал связи не решит вопрос безопасности – работа ведется с домашнего устройства, на котором уже могут находиться вирусы.

Оптимальный вариант (единственный верный) – облачные решения. Идея в том, чтобы выстроить соединение между облаком и инфраструктурой банка и обеспечить удаленный доступ к ресурсам через виртуальные рабочие столы. При таком подходе сотрудники смогут пользоваться полным функционалом приложений, но доступ будет осуществляться не напрямую с домашнего устройства, а через облако. Провайдер облачных услуг в данном случае становится посредником, который берет на себя все вопросы по безопасности инфраструктуры. Специалисты банка по информационной безопасности получают возможности гибкого управления доступом за счет информации о действиях каждого пользователя – кто и в какой момент времени имел доступ к определенным данным, какие действия производил и так далее

Если говорить о сроках подобного проекта, внедрение решения осуществляется за 1-2 дня. Еще несколько дней уйдет на бюрократические вопросы.

Во-вторых, необходимо обеспечить сотрудников эффективными инструментами для удаленной коммуникации. Здесь на помощь также приходят облачные продукты. Microsoft, к примеру, предоставляет бесплатный доступ к своей пакету Office 365. В ее состав входит коммуникационная платформа Teams, которой пользуется в том числе и наша компания. В финансовой сфере, пожалуй, можно отметить кейс банка «Зенит» – они также используют Teams для коммуникации и совместной работы. Продукт также поддерживает функционал IP-телефонии, что позволяет сотрудникам call-центра также работать удаленно. Для полноценного перехода на удаленку необходимо грамотно спланировать внедрение платформы, удаленно настроить и провести консультацию сотрудников. Процесс от создания заявки до внедрения платформы в бизнес-процессы компании также занимает не более двух дней.

В-третьих, перед компаниями стоит вопрос организации работы из дома. Для людей, привыкших работать в офисе, удаленка может стать серьезным испытанием. Далеко не каждый может собраться и поддерживать высокий уровень эффективности, когда рядом невероятно много отвлекающих факторов. Базовые рекомендации – очень важно организовать рабочее место, похожее по атмосфере на офис. Вряд ли получится эффективно работать, лежа на диване. Мотивации также прибавляют традиционные утренние ритуалы – выпить кофе, переодеться, привести себя в порядок. Так, с помощью психологических инструментов вы можете настроить себя на работу. Другая интересная методика, «рабочие тапочки», – это элемент одежды, желательно яркого цвета, который дает понять вашим близким, что сейчас вы заняты и не стоит вас отвлекать.

Андрей Дубровин, архитектор облачных решений компании Crayon.

Банки начали одними из первых переводить своих сотрудников на удаленную работу после начала распространения коронавируса. Так, Сбербанк перевел половину сотрудников центрального аппарата на работу из дома, Газпромбанк отпустит на удаленку 60% сотрудников, Альфа-Банк так обезопасил своих сотрудников из групп риска (возраст старше 60 лет, наличие хронических болезней).

Что касается используемых технологий, каждый банк использует свой набор средств информационной безопасности:

  • Газпромбанк – межсетевые экраны, терминальные решения и двухфакторная аутентификация пользователей через одноразовые пароли;
  • МКБ – двухфакторная аутентификация и процедура авторизации устройств;
  • Почта Банк – стандартное банковское ПО для удаленной работы;
  • Открытие – многофакторная аутентификация, контроль соединений, терминальный доступ.

Но переход на удаленку принес банкам другие проблемы – серверы оказались перегружены, из-за чего обеспечивать бесперебойную работу инфраструктуры банков стало сложнее. Так, Сбербанку уже пришлось нарастить свои мощности более чем вдвое, другие банки тоже закупают оборудование.

Другие компании тоже говорят о нехватке оборудования. Так, Евгений Черток из компании «Рексофт» рассказал, что работодатели должны обеспечивать себя средствами шифрования (вплоть до аппаратных), а также закупать новые устройства для сотрудников:

Для «Рексофт» работа распределенных и удаленный команд – это отработанный процесс (офисы в Москве, Санкт-Петербурге, Стокгольме, Воронеже и Ростове-на-Дону). Однако ситуация с коронавирусом – это первый опыт с практически полным переводом персонала (порядка 400 сотрудников) на работу по удаленной схеме.

Мы в боевом режиме проверили не только уровень управляемости и эффективности бизнеса компании при работе в дистанционном режиме, но и возможность удаленной коммуникации с заказчиками, в том числе с крупными, для которых он также оказался новым. В этой связи существенно выросло использование средств онлайн общения и чатов.

Для компаний, работающих в других сферах, ситуация несколько сложней. Если не было своего сильного ИТ-подразделения, то им оперативно необходимо найти специалистов, которые умеют ставить и настраивать оборудование для удалённой работы и, главное, обеспечить безопасную работу. Ведь для всех без исключения компаний многократно возрастают риски по ИБ для корпоративных сетей, ведь часто сотрудники работают с менее защищенных домашних устройств. Далеко не все предприятия могут обеспечить себя аппаратными средствами шифрования и защиты VPN. Как правило, средние компании довольствуются open source – решениями, например, OpenVPN, которые так же хорошо работают.

Также существует проблема обеспечения сотрудников ПК. Менее технологичные компании вынуждены закупать ноутбуки по завышенным ценам. Тут на рост спроса наложился рост курсов валют. Например, ноутбук среднего класса месяц назад стоит 55-60 тысяч рублей, и купить его можно было без проблем, сейчас такой же стоит 78-85 тысяч, и в крупных сетевых магазинах их немного. В основном остались только премиум-модели с соответствующей ценой.

Евгений Черток, руководитель отдела ИТ компании «Рексофт».

Тем не менее, нехватка оборудования – не главная проблема, самыми важными в организации удаленной работы остаются вопросы информационной безопасности. Так, Роман Жуков из компании «Гарда Технологии» рекомендует обратить внимание на политику безопасности и контроль над самыми критичными бизнес-системами:

Самое первая и очевидная задача – организация защищенного удаленного доступа. И если проблем с поднятием сервиса VPN сегодня нет (многие мировые вендоры предоставляют сейчас свою продукцию во временное бесплатное пользование), то об остальных рисках зачастую забывают. Один из них – использование домашнего компьютера (на многих из них нет даже антивирусов) для работы с корпоративными данными.

Для решения этой задачи необходимо распространить принятую политику безопасности на личные устройства и не пускать в сеть незащищенные компьютеры. Также рекомендую на время вынужденной работы из дома обязательно использовать средства контроля доступа к критичным бизнес-системам компании (например, важным базам данных), чтобы не допустить печальных последствий. Они могут возникнуть не только вследствие злого умысла, но и по причине халатности на фоне «общего беспорядка». В силу кратного роста количества удаленных подключений из дома, необходимо с повышенным вниманием анализировать все, что происходит внутри инфраструктуры компании. Это особенно важно в условиях размывания контура корпоративной сети.

Классические антивирусы и межсетевые экраны могут и не обнаружить проникновение злоумышленника, который маскируется под легитимных пользователей, работающих из дома. Таким образом, при правильном масштабировании политик безопасности, усиленном мониторинге безопасности корпоративных ресурсов и пресечении подозрительных действий, компаниям не стоит опасаться роста количества инцидентов или серьезных последствий (вроде массовых утечек или заражений).

Главное, помнить, что режим повышенной готовности в условиях пандемии должен распространяться и на вопросы защиты информации. Тем более, что уже зафиксированы случаи кибератак со стороны злоумышленников, которые активно спекулируют на теме коронавируса

Роман Жуков, директор центра компетенций по информационной безопасности «Гарда Технологии».

В целом, можно сказать, что работодатели в связи с переводом сотрудников на удаленную работу должны уделять вопросам безопасности даже больше внимания, чем уделяли им до начала истории с коронавирусом – в нынешних кризисных условиях количество кибератак на бизнес будет только расти.

Как добиться той же эффективности, что и в офисе?

Когда с техникой проблем нет, удаленная работа налажена, вопросы безопасности решены, проявляется человеческий фактор. В современных условиях удаленную работу все еще воспринимают как отдых с элементами работы – хотя, по сути, это такая же работа по такому же графику, что и дома (и за нее платят такую же зарплату). Как правило, при переводе работника на удаленную работу его эффективность снижается.

Причин этому может быть несколько:

  • домашняя среда расслабляет – у работника появляются лишние перерывы, его «манит» холодильник и телевизор с сериалами;
  • те, кто работает из дома, часто жалуются на членов семьи – они не привыкли к тишине по 9 часов каждый день;
  • отсутствие руководителя поблизости тоже не придает нужного настроя;
  • совещания в очном формате обычно также более эффективны, чем видеоконференции.

Считается, что особенно плохо работают удаленно продавцы – если сравнивать их эффективность до перевода на дистанционную работу и после (и их работу легко измерить абсолютными цифрами). Также неэффективными будут на удаленке более-менее сложные процессы – распределить задания можно разве что по простейшим рабочим задачам.

Решить проблемы эффективности удаленной работы одномоментно невозможно. Ольга Никитина дает несколько советов по этому поводу:

Самое важное – контролировать сотрудников, чтобы они не расслабились на родном диване. Для контроля рабочего времени используйте онлайн-календарь. Работник фиксирует, сколько потратил на выполнение задачи. По календарю СБИС сам составляет табель и рассчитывает зарплату. Система также считает активность за компьютером: когда сотрудник начал работу, когда закончил, во сколько прервался на обед, на какие сайты заходил, какие документы правит. По этим данным он составляет график и в процентах и часах показывает, сколько потрачено на рабочие задачи, а сколько пропало впустую.

Контроль задач и результатов ведется по-разному в зависимости от подразделения. Удаленную работу отдела продаж проверяйте по CRM. У нас настроен автоматизированный регламент общения с клиентом, типичная «воронка продаж»: знакомство, коммерческое предложение, оплата, отгрузка. По нему система ведет заявку и подсказывает менеджеру порядок действий, а руководитель видит, на каком этапе уходят клиенты. Наша CRM сама находит затянутые переговоры по дате последнего контакта: допустим, коммерческое предложение отправили неделю назад, и с тех пор с обеих сторон тишина. Начальник отдела увидит список таких заявок и замотивирует сотрудников довести дела до конца.

Контролируйте результаты продаж. CRM показывает, сколько контактов и с каким результатом закрыто, сводные данные по сумме выставленных счетов, полученных оплат и проведенных отгрузок.

Работу call-центр лучше организовать через облачную телефонию. С ней операторы могут отвечать на звонки откуда угодно, и вы сохраните телефонный номер при переходе на удаленку. Хорошо, когда телефония соединена с CRM. Вам будет легче проконтролировать сотрудников: как распределяются входящие, сколько линий работает, время ожидания ответа, время простоя менеджеров и другие показатели. Звонки должны записываться, чтобы руководитель мог их прослушать и понять, насколько грамотно менеджер общается с клиентами. Регламентируйте время обеда и перерывов операторов, чтобы в call-центре всегда были доступные линии.

Для остальных сотрудников, вроде дизайнеров, копирайтеров, разработчиков, контроль ведется с помощью таск-менеджера. В нем фиксируются планы со сроками и критериями. Для больших задач создается проект с этапами, ответственными, проектной документацией.

Для стандартных задач, вроде согласования оплаты или договора, лучше настроить автоматический маршрут. Например, заявка на оплату сначала уходит руководителю отдела на согласование, затем финдиректору в приказ на оплату, а в конце бухгалтеру на проводку. Сроки и ответственные по каждому этапу система задает сама.

Оставайтесь на связи. Дистанционные работники – не значит изолированные. Сейчас столько разных способов связи, что даже из дома легко работать над проектом как одна команда.

Заранее договоритесь, какой чат будет основным, чтобы не собирать обрывки информации из почты, WhatsApp, Telegram и других приложений.

Корпоративная соцсеть помогает держать сотрудников в курсе дел компании. В информационной ленте можно публиковать новости, приказы и объявления.

С помощью видеокоммуникаций легко проводить совещания или обучения. А после «рабочего дня» можно устроить виртуальный корпоратив.

Ольга Никитина, PR-директор компании «Тензор».

То есть, цель работодателя в этом случае – максимально приблизить условия работы из дома к офису, со всеми вытекающими обязанностями и поощрениями. Обычно рекомендуют совмещать работу в офисе и дома, но в случае с коронавирусом это бессмысленно.

Всеволод Устинов из IT-Agency советует создать целый набор «ритуалов» для команды, это тоже должно помочь в работе:

Если вы никогда ранее не сталкивались с управлением распределённой командой, то на первом этапе нужно постараться максимально повторить привычный офисный формат.

Все приходят в офис к определённому времени и здороваются? Надо также делать в онлайне.

В офисе есть регулярные встречи? Надо их же проводить онлайн.

В офисе можно подойти к любому сотруднику и что-то обсудить? В онлайне можно позвонить или написать в чат.

Все истории про гибкий график, асинхронные коммуникации и прочий Rework оставьте на будущее.

Какие инструменты нужны в первую очередь:

  1. каждый сотрудник должен обеспечить себе рабочее место дома, отдельно от всех домашних, компьютер, камеру, проводную гарнитуру, быстрый стабильный интернет.
  2. айтишники организации должны обеспечить всем доступ к корпоративным ресурсам (скорее всего через VPN) и помочь каждому сотруднику дойти до состояния, когда у него всё работает.
  3. нужен общий чат. Если до 10 человек, то подойдёт Telegram, если больше 10 человек – Slack или Microsoft Teams.
  4. нужен инструмент для созвонов с видео и возможностью показать экран. Например, Google Meet, Skype, Zoom (платный). Тут Telegram и WhatsApp не подходят.
  5. нужен общий календарь, чтобы в любой момент можно было выбрать свободное у всех время для встречи. Например, Google Календарь.
  6. нужно общее место для файлов, чтобы ни один файл не оказывался в единственном экземпляре на компьютере удалённого сотрудника. Например, Google Drive или Dropbox.
  7. нужен инструмент визуализации общего и личного прогресса. Например, отчёты в CRM или задачи в таск-менеджере или просто таблица с общим доступом, например, в Google Sheets.

Нужен базовый набор ритуалов для синхронизации команды. Например, такие:

  1. каждое утро общий созвон команды на 10 минут сказать привет и приступить к делам.
  2. в начале дня каждый пишет в общий чат свои цели на день, а в конце дня результат.
  3. раз в неделю общий созвон с план-фактом за неделю + обсуждение как улучшить процесс.
  4. раз в неделю общий созвон про обучение, решение общих проблем, обсуждения.

Единственная самая главная вещь, которую нельзя отменять: раз в неделю линейный руководитель должен проводить созвон с каждым из своих сотрудников 1:1 хотя бы на 30 минут с повесткой не только про задачи, но и про самого сотрудника. На команде в 10 человек это уже 5 часов в неделю, а с подготовкой и 10 часов в неделю, но это надо делать. Это «управленческий налог» на распределённую команду. В будущем можно будет делать такие созвоны раз в 2 недели.

Всеволод Устинов, руководитель IT-Agency.

Соответственно, если для удаленных сотрудников не удастся отстроить тот же рабочий режим, что и для работников в офисе, вся эта затея попросту провалится. С другой стороны, есть целые компании, которые работают исключительно удаленно и построили на преимуществах такого формата свой бизнес.

И иногда появляются совершенно нестандартные идеи контроля работников – например, отслеживание сигналов мозга сотрудников. Как рассказывает основатель компании-создателя этой технологии Александр Макаров, так руководитель сможет отслеживать нагрузку на сотрудников:

Мы разработали нейросервис, который помогает повысить продуктивность работы удаленных сотрудников. Нейротехнологический комплекс Neuro Angel состоит из нейрогарнитуры (легкий ободок на голову) и программного обеспечения, которое анализирует сигналы мозга. Он не только показывает психоэмоциональное состояние человека, но и дает подсказки, как его улучшить. За показателями сотрудников может следить руководитель группы, оперативно реагируя на сложности при выполнении задач и помогая их преодолеть.

Александр Макаров, основатель компании «Лаборатория знаний».

Но все же, несмотря на в целом более низкую эффективность работы удаленно, для некоторых это, наоборот, более комфортная для работы среда – если человек живет один (или может изолироваться на рабочее время), у него удобное рабочее место, работодатель обеспечивает программное сопровождение процесса, то остаются только плюсы.

Пандемия коронавируса в итоге может показать очень многим, что работать можно и из дома, и это не всегда плохо – главное, чтобы все было правильно организовано.