Все об отчетности СЗВ-СТАЖ в 2021 году: кто сдает, как ее заполнить и какие штрафы за нарушения

СЗВ-СТАЖ – это форма отчета в ПФР. Ее должны сдавать все работодатели, в том числе и ИП, у которых есть наемные сотрудники. За несдачу отчета компанию привлекут к ответственности в виде штрафа. В статье мы подробно расскажем, что из себя представляет отчет СЗВ-СТАЖ, кто его должен сдавать и в какие сроки, а также про ответственность за ее несдачу или недостоверную информацию.

СЗВ-СТАЖ – что это такое

СЗВ-СТАЖ – это отчет по всем работникам в Пенсионный фонд России. Эту форму отчетности надо сдавать раз в год, но в некоторых случаях СЗВ-СТАЖ надо сдавать в текущем году, например, при увольнении сотрудника, выходе на пенсию или банкротстве компании.

Форма отчета утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.

Кто должен сдавать СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ должны сдавать все компании и ИП, у которых есть наемные работники.

Предприятия должны сдавать СЗВ-СТАЖ в любом случае, так как в компании всегда есть хотя бы один трудоустроенный сотрудник – это генеральный директор. И даже если ему не начисляется зарплата, сдавать в ПФР форму СЗВ-СТАЖ все равно надо.

Генеральный директор может не начислять и не выплачивать себе заработную плату, если он является единственным учредителем и компания только начала работать. То есть или нет доходов, или они минимальны и уходят на начальные расходы, связанные с деятельностью фирмы.

СЗВ-СТАЖ может сдаваться:

  • на бумажном носителе – если количество работников менее 25 человек;
  • в электронном виде – обязательно при количестве работников 25 и более человек или по желанию компании.

Виды СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ бывает нескольких видов:

  • ежегодная;
  • при назначении пенсии работнику;
  • при увольнении сотрудника;
  • при ликвидации организации;
  • при реорганизации компании;
  • при банкротстве предприятия.

Для каждого вида предусмотрен свой порядок заполнения СЗВ-СТАЖ и свои сроки сдачи.

Некоторые виды отчета в статье мы объединили в один вид, потому что порядок заполнения не сильно отличается друг от друга.

Годовой отчет

В обычных условиях СЗВ-СТАЖ сдается ежегодно в отношении всех сотрудников, которые работают на предприятии или у ИП. Срок сдачи такого отчета – не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

СЗВ-СТАЖ за 2021 год надо будет сдать не позднее 1 марта 2022 года.

В годовом отчете заполняются первые 3 раздела.

В разделе 1 указывается информация об организации или ИП: краткое наименование компании, ее ИНН, КПП и регистрационный номер в ПФР;

В поле «Тип сведений» отмечается вид СЗВ-СТАЖ:

  • исходная;
  • дополняющая.

В разделе 2 «Отчетный период» указывается год, за который сдается отчет.

В разделе 3 указывается информация по работникам. Графы 1, 5-7 заполняются обязательно. В них указываются:

  • порядковый номер работника;
  • ФИО;
  • СНИЛС;
  • периоды работы (начальная и конечная даты);
  • периоды, которые включаются в страховой стаж (начальная и конечная даты) с кодами, например, «ДЕТИ» – при отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет или «ВРНЕТРУД» – больничные листы;
  • коды для работников Крайнего Севера и приравненной местности;
  • особые условия труда;
  • код по классификатору в зависимости от вида выполняемой работы;

Если один сотрудник в течение года находился и в отпуске по уходу за ребенком, и на больничном, и выполнял трудовые обязанности, то заполняется несколько строк на каждый период работы или времени, которые включаются в страховой стаж.

СЗВ-СТАЖ подписывается руководителем организации или иным ответственным лицом. В конце отчета проставляется печать при ее наличии.

При увольнении сотрудника

При увольнении сотрудника СЗВ-СТАЖ заполняется только в отношении увольняемого сотрудника. Срок сдачи в ПФР – в течение трех дней со дня увольнения. Данный отчет выдается увольняемому работнику в день увольнения. Желательно, под подпись о получении.

Заполняя СЗВ-СТАЖ на увольняемого сотрудника, надо учитывать следующие нюансы:

  • Раздел 1 «Сведения о страхователе»: стандартно. Но в поле «Тип сведений» – обязательно «Исходная»;
  • Раздел 2: отчетный период – год увольнения.
  • Раздел 3: в графах 6-7 – период работы, включая дату увольнения, разделы 4 и 5 – не заполняются.

При выходе на пенсию

Если работник выходит на пенсию в середине года, то на него надо сдавать отчет СЗВ-СТАЖ. В данном отчете указывается только пенсионер.

Особенности заполнения СЗВ-СТАЖ для назначения пенсии:

  • Раздел 1 «Сведения о страхователе»: стандартно. Но в поле «Тип сведений» — обязательно «Назначение пенсии»;
  • Раздел 2: отчетный период – год выхода на пенсию.
  • Раздел 3: в графе «Период работы» – дата последнего рабочего дня
  • Раздел 4: абзац 1 указываем, производилась ли уплата пенсионных взносов за пенсионера в текущем году
  • Раздел 5: заполняется если за работника, имеющего право на досрочный выход на пенсию, то есть за работу во вредных или опасных условиях труда.

При ликвидации компании, в том числе при банкротстве

СЗВ-СТАЖ при ликвидации, реорганизации или банкротстве заполняется так же, как и годовой отчет. Только в разделе в графе «Период работы» конечная дата – последний день работы всех сотрудников.

Ответственность за несдачу отчета или ошибки в нем

Штраф при несвоевременной сдаче СЗВ-СТАЖ или при наличии в ней ошибок могут достигать нескольких десятков тысяч рублей. Это связано с тем, что штраф назначается в отношении каждого работника. И если в компании работают 200-300 тысяч человек, размер штрафа будет очень большой (но бухгалтеры в таких компаниях редко допускают подобные ошибки).

Ответственность работодателя предусмотрена статьей 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Размер штрафа составляет:

  • 500 рублей на каждого работника, представленного в отчете, если СЗВ-СТАЖ был не представлен или в отношении сотрудников были допущены ошибки;
  • 1 000 рублей – за нарушение порядка сдачи электронного СЗВ-СТАЖ.

За что не оштрафуют

ПФР не привлечет организацию или ИП за некритичные ошибки. К таким относится:

  • указание периодов работы в неправильном порядке при условии, что все данные указаны правильно;
  • ошибка в указании отчества иностранца, не помешавшая определить работника.