100% актуально

100% актуально

100% достоверно

100% достоверно

Учет рабочего времени: каким бизнесам нужен и зачем?

Для чего и кому нужен учет рабочего времени в компаниях? Как этот показатель напрямую сказывается на рентабельности проектов, и почему он важен для самих сотрудников, а никак не ущемляет их права. Рассказал Александр Спиридонов, директор по консалтингу компании Timetta.

Каким бизнесам не обойтись без учета рабочего времени?

Консалтинговые, аудиторские, IT и Digital-компании, инженерные и архитектурные бюро — всё это бизнесы в сфере профессиональных услуг (professional services). И им важно учитывать рабочее время всех участников команды. Поскольку они продают клиентам услуги, основанные на затраченных рабочих часах своих профессиональных сотрудников (аудиторов, программистов, архитекторов, инженеров и т. п.), и покупают рабочее время исполнителей.

Учитывать рабочее время необходимо, чтобы управлять экономикой компании в целом, и рентабельностью отдельных проектов.

Ключевым показателем экономики в проектах и основным показателем успешности бизнеса является рентабельность. На уровне проектов в компаниях рентабельностью управляет менеджер проектов. Чтобы рассчитать валовую рентабельность проекта следует знать выручку и затраты по проекту. А основная часть затрат в компаниях из сферы профуслуг — это себестоимость труда сотрудников.

Учет рабочего времени: каким бизнесам нужен и зачем?

Доля труда в ВВП России

При этом, как правило, сотрудники в течение месяца работают не на одном проекте, а на нескольких, постоянно переключаются между проектами. Поэтому менеджерам проектов и руководителю важно в этот момент не утрачивать контроль за рентабельностью каждого проекта.

Как учёт рабочего времени сотрудников повышает рентабельность проектов?

Чтобы понять, какая доля затрат сотрудника за месяц к какому проекту относится — как раз-таки и учитывают рабочие часы в разрезе каждого конкретного проекта. То есть аллоцируют («аллокация» – распределение каких-либо средств, ресурсов) часы, которые были затрачены на ту или иную деятельность, на проект – так формируется себестоимость труда по проекту. Таким образом, основная цель учета рабочего времени – это разнесение себестоимости труда между проектами.

Учет рабочего времени: каким бизнесам нужен и зачем?

Пример системы учета рабочего времени

Второй важный момент: как правило, в компаниях, оказывающих профессиональные услуги, ведется работа по схеме time & materials (T&M): это тип контракта, в рамках которого клиент платит по факту работы на основании предоставленных отчетов, а ставка сотрудников оговаривается заранее. То есть клиенту нужен отчет о проделанной работе. И чтобы составить такой отчет, необходимо учитывать рабочее время и наглядно разносить активность сотрудников по конкретным задачам и проектам.

Эффективность, а не формализм

Таким образом, в организациях из сферы professional services учет рабочего времени необходим вовсе не для формализации процессов и контроля за сотрудниками, а для эффективного управления проектами.

С помощью сведений, собранных в таймшитах. Таймшит — оптимальный формат учета рабочего времени: таблица с данными по часам сотрудников. Из нее наглядно видно: кто над каким проектом сколько проработал.

В таймшитах мы можем оценивать эффективность реализации проектов, оценивать их рентабельность, готовить T&M-отчеты для клиентов.

Основные метрики для professional services

Какие метрики следуют учитывать бизнесам в сфере профессиональных услуг?

  • Один из ключевых показателей – утилизация. Утилизация – это отношение общего времени по расписанию (числитель) к реальному времени, которое сотрудник потратил на коммерческий проект (знаменатель); измеряется в процентах. Поделив числитель на знаменатель, и умножив на 100% – мы получим утилизацию по конкретному проекту. Как правило, в профуслугах хорошим показателем утилизации считается 75%.
  • Вторым по важности показателем в профуслугах является рентабельность проекта. Это ключевой показатель, демонстрирующий насколько бизнес успешен и прибылен. Компания, у которой много проектов с хорошей рентабельностью, будет процветать и развиваться. И понятно, что наличие проектов с низкой или отрицательной рентабельностью свидетельствует о неблагополучии в компании.
  • Третья важная метрика – оценка эффективности планирования проектов. Это более сложная метрика: она формируется из таких показателей как план, факт и оценка.

Учет рабочего времени: каким бизнесам нужен и зачем?

На этапе планирования проекта компания закладывает множество рисков, это, в свою очередь, отражается в бюджете. Когда бюджеты согласованы с клиентами, и начинается этап реализации проекта, жизнь вносит свои коррективы: планы начинают меняться. Важная задача менеджера проекта заключается в том, чтобы своевременно актуализировать план. То есть на этапе реализации проекта мы можем оперировать первоначальным планом и актуальными показателями (оценка). А дальше, с помощью учета рабочего времени, можем собрать фактические показатели по проекту.

Пример: мы запланировали на проект определенное количество часов, далее проект начинает реализовываться и в него вносят правки, проект начинает меняться. И менеджер проекта должен эти изменения своевременно отслеживать и фиксировать эти правки в количестве часов. Накопив определенное количество сигналов о том, что план уже изменился – например мы вышли за нашу целевую рентабельность. Можно пойти к клиенту и, например, передоговориться о цене. Либо нанять более дешевых исполнителей на проект (у которых себестоимость часа будет ниже), и тем самым вернуть экономику проекта к плановым цифрам.

А выгоден ли сотрудникам учет рабочего времени?

Выгод для сотрудников от учета рабочего времени несколько:

  • Во-первых, сотрудник будет точно знать, какое количество часов он потратил на конкретного клиента. Это поможет укрепить его переговорную позицию для увеличения премий по определенному проекту, или увеличения зарплаты.
  • Когда сотрудник аккуратно учитывает свое рабочее время, то ситуация, что этот сотрудник окажется перегруженным или «выгорит» — менее вероятна. Руководители по таймшитам будут наглядно видеть, если у какого-то сотрудника неадекватная нагрузка, и понимать, что его надо разгрузить.
  • Исключает недозагруженность сотрудников. А это тоже плохо, потому что, в таком случае, в профессиональном плане человек начинает деградировать. Если показатель утилизации сотрудника в профуслугах ниже 40%, то он стагнирует и в профессиональном плане не развивается. Нужно держать баланс, чтобы показатель утилизации сотрудника колебался в пределах от 60 до 85%.
  • Сотрудник всегда может доказать руководству, что он решает не свои непосредственные задачи, а какие-то случайные задачи, которые ему «прилетают». Таким образом, учет рабочего времени позволяет вскрыть системные проблемы с неоптимальным менеджментом на уровне организации.
Вам понравилась статья?

Подписывайтесь на наши каналы!

    Комментариев пока нет, но вы можете стать первым

    Оставить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Недавние выпуски «Банки Сегодня»
Банки Сегодня в Telegram Аналитика, прогнозы, инсайды.