ТОП-10 нюансов, которые нужно знать при заполнении формы 2-НДФЛ

В данной статье будут разобраны не совсем стандартные ситуации, которые возникают на практике в фирмах, у которых большой штат. Мелкие фирмы редко с эти сталкиваются, но для крупной организации цена ошибки может быть существенной.

Что нужно помнить при заполнении формы 2-НДФЛ:

Доходы, облагаемые разными ставками

Бывает ситуация, что на предприятие устаивается человек, который в последние 12 месяцев менее 183 дней прожил в России. Первоначально он признается нерезидентом и все его доходы облагаются по ставке 30%. Через некоторое время работник получает статус резидента и его доходы начинают облагаться по ставке 13%.

В этой ситуации на работника заполняется по два раздела № 1, № 2 и № 3 справки и два Приложения формы 2-НДФЛ. В единичном экземпляре заполняются только данные о работодателе или предприятие, которое выплачивало доход физическому лицу. Главное – указать раздельно ставки и суммы доходов по ним.

Отражение отпускных

Согласно Налоговому кодексу и Порядку заполнения справки 2-НДФЛ отпускные отражаются на дату фактического получения выплаты. То есть, в том месяце, в котором были выплачены отпускные, они отражаются в 2-НДФЛ. Код дохода – «2012».

Суммы отпускных и налога включаются в полном объеме в общие показатели.

Переходящий отпуск – как отразить?

При переходящем отпуске, то есть из одного месяца в другой, правила отражения отпускных и налога с них не изменяются.

Отпускные выплачиваются общей суммой не менее чем за 3 дня до начала отпуска. То есть в том месяце, в котором были выплачены отпускные, их сумма отражается в форме 2-НДФЛ в графе данного месяца.

Так как код отпускных отличается от кода выплаченной заработной платы, то в 2-НДФЛ в данном месяце будет прописано два различных кода вида дохода: заработная плата – код «2000», отпускные – «2012».

Что отразить в 2-НДФЛ при задержке выплаты заработной платы

Если заработная плата была выплачена с задержкой, но до подачи формы 2-НФДЛ в налоговый орган, то никаких изменений в правилах заполнения нет. Суммы выплаченной заработной платы и налога с нее указывается в общих показателях за календарный год.

В Приложении к форме 2-НДФЛ сумма дохода отражается в том месяце, за который она должна была быть выплачена.

Если заработная плата еще не выплачена на дату представления 2-НДФЛ, то сумма начисленной, но невыплаченной зарплатой, указывается в Приложении в поле соответствующего месяца (так как она хоть и не была выплачена, но была начислена).

Также невыплаченный заработок отражается в сумме налоговой базы, общей сумме дохода за год, а сумма НДФЛ с невыплаченной заработной платы отражается в сумме налога исчисленного.

По другим полям раздела № 2 сумма не указывается, так как удержать и перечислить налог с невыплаченной зарплаты нельзя.

После того, как заработок будет выплачен, в налоговый орган представляется уточненная форма 2-НДФЛ, в которой будут отражены суммы удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ.

Размер компенсации за несвоевременную выплату заработной платы не отражается в 2-НДФЛ, так как с него не исчисляется и не удерживается НДФЛ.

Доходы с частичным налогообложением

Например, работнику был выдан подарок, стоимость которого превышает 4 000 рублей, или материальная помощь в сумме 4 000 рублей или 50 000 рублей при рождении ребенка. Озвученные суммы не облагаются налогом. Все, что свыше – по ставке 13% для налоговых резидентов и по ставке 30% – для налоговых нерезидентов.

Если фирма выплачивает доход физическим лицам, который только частично облагается НДФЛ, то форма 2-НДФЛ заполняется по определенным правилам.

Сумма подарка, подарков или материальной помощи указывается в полной сумме, которая была выплачена при условии, что их размер превышает необлагаемый лимит:

  • код материальной помощи при рождении ребенка – «2710»;
  • код размера подарка – «2720»;
  • код суммы финансовой помощи для работников – «2760».

А лимит указывается в строке вычета:

  • вычет по подаркам – 4 000 рублей – код «501»;
  • вычет по финансовой помощи сотрудникам – 4 000 рублей – код «503»;
  • вычет по единовременной помощи при рождении ребенка – 50 000 рублей – код «508».

Если сумма подарка или материальной помощи не превышает необлагаемый НДФЛ лимит, то она не указывается в форме 2-НДФЛ.

Пособие по уходу за ребенком – как быть?

В связи с тем, что сумма пособия по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет не облагается налогом, то в форме 2-НДФЛ она не отражается.

Отражение представленного профессионального вычета

Если с физическим лицом заключен договор гражданско-правового характера, то код выплаченной суммы по ГПД для справки 2-НДФЛ – «2010». Кроме этого, физическому лицу положен профессиональный вычет на сумму произведенных расходов (если расходы оплачивает сам налогоплательщик).

Сумма данного вычета проставляется в поле вычетов. Например, расходы физического лица, получившего доход по гражданско-правовому договору, отражаются по коду «403».

В остальном заполнение формы 2-НДФЛ ничем не отличается от «стандартного» заполнения данной отчетности.

Аналогичная ситуация возникает и по авторскому договору.

Переплатили НДФЛ за физлицо – что делать?

Если у физического лица изменился налоговой статус, а работодатель удержал и переплатил излишнюю сумму налога, то данная сумма отражается в справке 2-НДФЛ в разделе № 2 в поле «Сумма налога, излишне удержанная».

Аналогичная ситуация может возникнуть, если бухгалтер допустил ошибку при исчислении суммы НДФЛ.

Остальные поля справки заполняются без изменений.

Уплата НДФЛ за счет работодателя

На практике может возникнуть ситуация, что фирме по результатам налоговой проверки был доначислен НДФЛ и работодатель самостоятельно за свой счет уплатил сумму налога. В таких случаях сумма уплаченного налога за счет собственных средств не отражается в справке 2-НДФЛ, так как это не является доходом физического лица, получившего доход.

Увольнение

При увольнении работника на него заполняется форма 2-НДФЛ. В ней указываются все выплаты по физлицу с начала календарного года. Справка заполняется в день увольнения сотрудника. В 2-НДФЛ указываются следующие коды:

  • заработная плата – «2000»;
  • компенсация за неиспользованные дни отпуска – «2013»:
  • сумма выходного пособия (при его наличии) – «2014».