В обязанности кассира входит ежедневное закрытие смены путем формирования z-отчета на онлайн-кассе. Что под этим подразумевается, стоит разобраться. Особо актуален данный вопрос для неопытных владельцев контрольно-кассовых терминалов (ККТ).

Что такое закрытие смены?

Смена подлежит открытию и закрытию с использованием ККТ. Интервал между этими действиями не должен превышать 24 часа (согласно п.2 ст. 4.3 ФЗ-54). По окончании смены кассир пробивает итоговый чек, который именуется z-отчетом или фискальным документом. Он необходим для контроля за выручкой в течение дня.

При закрытии смены с помощью терминала отчетные сведения автоматически перенаправляются в налоговую инспекцию.

После того как отчет сформирован, кассир должен передать выручку инкассаторам. Затем выключает кассу и сдает все атрибуты, полученные для работы с ККТ (чековую ленту, мелочь для размена, ключи от денежного ящика). Еще сотруднику надо внести в специальный журнал операциониста следующие сведения из документа:

  • порядковый номер и дату составления;
  • денежную сумму на начало и конец смены;
  • выручку за отчетный период;
  • данные о возвратах и безналичных расчетах.

На основании этого бухгалтер составляет приходно-кассовый ордер и делает пометку в кассовой книге.

Чем отличается z-отчет от х-отчета?

Не стоит путать одно с другим. Х-отчет может выполняться в любое время (по мере надобности). При этом не происходит обнуления суммы. В то время как z-отчет делают только по завершению рабочего дня. После этого нельзя пробивать чеки и брать из кассы деньги.

Для чего нужен кассовый отчет?

Z-отчет необходим для:

  • контроля за деятельностью кассира;
  • быстрой оценки полученной прибыли;
  • сдачи наличности инкассаторской службе;
  • отчета перед налоговиками.

Как пробить z-отчет на терминале?

Формирование подобной отчетности не требует дополнительных финансовых и физических затрат. Современный кассовый аппарат уже запрограммирован на эту функцию и самостоятельно создает z-отчет. Для этого достаточно информации, полученной за время смены. Кассиру надо нажать на кнопки в определенной последовательности и распечатается итоговый документ.

Действия кассира будут незначительно отличаться в зависимости от модели терминала, но принцип составления отчета неизменный. Ориентируясь на стандартный образец, операционист выбирает в меню на сенсорном экране нужные позиции или жмет на нужные кнопки.

Последовательность шагов:

  1. Находят позицию «Закрытие кассы» и входят в нее.
  2. В появившемся меню активируют ссылку «Закрыть смену».
  3. В результате проделанных манипуляций распечатывается чек, который подшивают в специальную папку.
Читайте также:
Поясните принципиальную разницу между подрядчиком, генподрядчиком и субподрядчиком?

Если не удается снять кассу автоматически, следует прибегнуть к ручной распечатке. В исходном перечне операций выбирают «Кассовые отчеты». Затем набирают соответствующую команду и документ выводится на печать.

Как настроить кассовый аппарат на автоматическую распечатку чеков-отчетов?

Чтобы каждый раз не распечатывать z-отчеты в ручном режиме, рекомендуется в разделе «Настройки» подключить требуемые функции. Для этого входят в пункт «Смена». Там, среди предложенных параметров выбирают необходимые и подключают их.

Что будет, если не закрыть смену?

Если кассир не успевает закрыть смену в течении 24 часов путем составления отчета, то происходит автоматическая блокировка аппарата. Пробиваемые чеки будут без фискальных реквизитов. Снять блокировку можно только после закрытия смены и формирования отчета.

Когда закрытия не происходит по забывчивости сотрудника и чеки больше не пробивались, это не считается правонарушением. А вот использование ККТ по истечении кассовой сессии карается немалыми штрафными санкциями: для юридических лиц – 5-10 тыс. руб., для ИП или должностных лиц – 1,5-2 тыс. руб.

В законе оговаривается возможность понизить сумму административного штрафа или ограничиться только предупреждением, если доказать в налоговой непреднамеренность своих действий.

Налоговая инспекция пойдет на уступки, если нарушитель сообщит о случившемся инциденте до того, как ей станет об этом известно из поступивших данных от ОДФ.