Стоит ли переходить в 2020 году на электронную трудовую книжку? Плюсы, минусы и процедура перехода

Старое в новом формате?

Электронная трудовая книжка – это не то же самое, что бумажная версия. По сути, это электронная информационная система, которую будет поддерживать Пенсионный фонд, и в которую будут вноситься данные о трудовой деятельности работников. В новой базе данных будет указаны такие сведения:

• период и место трудовой занятости;
• должность и квалификация;
• дата приема или перевода на новую должность;
• дата увольнения и причина;
• основания прекращения трудового договора (статья ТК РФ).

Пенсионный фонд будет получать данные от работодателей (которых заставили направлять специальный отчет при любом движении кадров), а работник сможет в любой момент получить выписку из это базы данных.

С переходом на новую систему каждому работающему предложат выбирать из двух вариантов: перейти полностью на цифровой вариант, или сохранить бумажную версию (параллельно с электронной). Для отдела кадров двойной учет будет более сложным, так как нужно дублировать информацию на двух носителях. Но если человек привык к бумажным документам, его право не может быть нарушено.

При этом электронная трудовая будет создана для каждого работающего в обязательном порядке. Это поможет упростить как систему учета всех официально трудоустроенных людей, так и оперативно передавать и хранить информацию о стаже в ПФ РФ.

Все работодатели обязуются уведомить каждого своего подчиненного о необходимости сделать выбор до 30 июня 2020 года. Для этого каждому сотруднику под подпись выдается документ, в котором будет описана необходимость принятия решения. После изучения работник также в письменном виде подает заявление, в котором просит следующее:

• вести учет только в электронном варианте и вернуть бумажную трудовую для домашнего хранения;
• продолжить ведение бумажной трудовой параллельно с ведением электронной версии.

С 1 января 2021 года для всех работников, впервые выходящих на официальное место работы, будут открываться исключительно электронные трудовые книжки, ведение бумажных трудовых для них не предусмотрено.

Особое внимание стоит обратить на следующее: если работник сразу выберет электронную трудовую, вернуться к бумажной версии будет невозможно. Но если изначально было принято решение о сохранении бумажной, тогда в перспективе можно от нее отказаться и перейти только на электронный вариант.

Преимущества варианта с электронными трудовыми

На первый взгляд, разницы между двумя вариантами нет: новый вариант требует все того же заполнения данных о кадровых приказах, датах приема и увольнения, причинах. Но все же, если ознакомиться со всеми возможностями для работников, то новый формат становится действительно привлекательным.

Ведение электронной трудовой книжки предполагает:

1. Возможность самостоятельно контролировать ведение записей в трудовой книжке. По старым правилам после принятия на работу, работник передавал трудовую книжку в отдел кадров, где она хранилась до его увольнения. Следовательно, изучить имеющиеся в ней записи можно только по заявлению (по которому выдают копию трудовой).
2. Снижаются риски допустить ошибку в данных о трудовой деятельности работника.
3. Если позволяет график основной работы, работник может официально устроиться на вторую работу, без серьезных бюрократических формальностей.
4. Снижаются риски утери и порчи бумажного варианта трудовой книжки, а также полностью защищаются персональные данные.
5. Заказать выписку можно будет в личном кабинете Пенсионного фонда или при личном визите в МФЦ. Если ранее нужно было получить выписку из трудовой, приходилось писать заявление в отдел кадров, а заверенную копию могли выдать и через 3 дня. Теперь этот запрос обработают в течение нескольких часов.
6. Будет проще оперативно обрабатывать данные о стаже и накопленных пенсионных коэффициентах для будущих пенсионеров. Теперь эти данные будут постоянно анализироваться, а сумма будущей пенсии пересчитается в автоматическом режиме.
7. Работники в электронном варианте могут передавать куда нужно информацию о своей трудовой деятельности, чтобы получать некоторые государственные услуги.

Возможные проблемы при внедрении электронных трудовых

Разумеется, идеальной системы учета не существует. Новая система с электронными трудовыми книжками будет интереснее всего молодым людям, которые впервые устраиваются на работу – вся информация об их трудовой деятельности будет храниться на сервере, а запрос о любом из мест работы можно будет подать в электронной форме.

«Потерять» электронные данные практически невозможно, а в случае с потерей бумажной трудовой книжки, для восстановления записей придется обойти все предыдущие места работы. Проблемы доставляет то, что головные офисы компаний-работодателей могут находиться в других городах, и на получение повторной записи может уйти больше месяца. То же касается и общей информации. Вся база занятости, которая велась до 2020 года в бумажном варианте, будет актуальной лишь с подтверждением в виде записей в трудовых книжках. Следовательно, даже при полном переходе на электронную трудовую книжку, бумажную нужно сохранить, чтобы не потерять стаж до 2020 года.

Еще один нюанс, который может расстроить работников – в новом варианте трудовой не будет места для записи о наградах и поощрениях. Вся эта информация будет заноситься непосредственно в личное дело ПФР. По сути, запись никуда не теряется, но при трудоустройстве использовать ее как аргумент в свою пользу уже не получится.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

В соответствии с новым законодательством, переход на электронные трудовые книжки осуществляется непосредственно работодателем по письменному заявлению работников. При этом отдел кадров заводит электронное дело на каждого сотрудника и передает информацию в базу ПФР – вне зависимости от того, какой вариант выбран.

Контроль и правильность заполнения данных будет вестись Пенсионным фондом. Для корректной передачи информации предусмотрена новая форма отчетности – СЗВ-ТД. Отчетность передается в Пенсионный фонд через собственное ПО предприятия или через бесплатную систему отчетности ПФР. Новая форма отчетности является обязательной для всех предприятий, в том числе и для ИП с наемными сотрудниками. В обязательном порядке нужно передавать информацию по каждому сотруднику, в том числе и по тем, что работают удаленно.

Больших сложностей переход создать не должен, в сети уже есть видео, рассказывающие, как получить информацию о ведении кадрового учета по новым правилам. Пример – это видео.

Для работодателей установлены сроки подачи формы СЗВ-ТД:

• до 15 числа месяца, следующего за отчетным – если в отчетном месяце были кадровые изменения, или кто-то из работников подал заявление на электронную трудовую книжку;
• не позднее следующего дня – при приеме на работу и увольнении с работы.

В период до конца 2020 года работодателю нужно:

• технически подготовить работу с электронной системой учета занятости сотрудников;
• уведомить сотрудников и получить решение о дальнейшем ведении учета труда;
• сформировать базу электронных трудовых книжек сотрудников всего предприятия;
• продолжить учета по обеим формам в случае желания сотрудника оставить бумажную трудовую книжку.

Стоит обратить внимание, что с 2021 года при приеме на работу сотрудников, которые сохранили бумажные трудовые книжки, от них потребуют выписку из электронной трудовой книжки и ее бумажный вариант – причем без исключений.

Как получить данные из электронной трудовой книжки:

Изначально идея перехода на электронные трудовые книжки была в том, что получить выписку из нее можно просто и быстро. Для этого есть 4 способа:

• у работодателя – данные будут представлены по заявлению в течение 3 рабочих дней;
• в Пенсионном фонде – подав заявление в личном кабинете или непосредственно в отделении ПФР;
• через МФЦ – подав заявление в бумажном виде;
• на портале «Госуслуги» – подав соответствующее электронное заявление.

Таким образом, это нововведение оказалось не очень сложным, и при этом достаточно удобным. Работники с помощью электронной системы смогут самостоятельно контролировать свою занятость, это также упростит работу государственных структур и непосредственно предприятий-работодателей.