Чем рискует компания, работая с самозанятыми? И как избежать большей части рисков?

По последней оценке ФНС, количество самозанятых в России превысило 3 млн человек. По прогнозу Минтруда, количество самозанятых к 2024 году удвоится и достигнет 6 млн человек. Как и любой быстроразвивающийся рынок, сектор самозанятости находится в процессе постоянного регулирования.

Зачем самозанятые бизнесу, и что о них нужно знать?

Сегодня все больше фрилансеров переходят на режим НПД (налога на профессиональный доход) в сферах строительства и клининга, курьерских службах и онлайн-образовании. Такой переход актуален для бизнеса, которому необходимо большое количество сотрудников, но фирма еще не имеет ресурса для того, чтобы нанять их в штат. Предприниматели интересуются самозанятыми, когда запускают новые или временные проекты, что особенно актуально в IT-сфере.

Фрилансеры очень востребованы бизнесом из-за отсутствия налогов и страховых взносов для компаний и возможности быстрой замены сотрудника. Однако за этой простотой кроются риски, и компании часто пренебрегают многими правилами, нарушая закон. Для того чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо знать несколько основных моментов.

Риски и возможные санкции

Чаще всего с неприятными ситуациями бизнес сталкивается из-за банального незнания закона или отсутствия опыта работы с самозанятыми. Самые распространенные ошибки бизнес допускает при оформлении документов и проверке фрилансера.

Проверка

Проверка — это первый и самый важный шаг для бизнеса при найме фрилансеров. После собеседования и подтверждения квалификации нужно понять, имеет ли человек право быть самозанятым и зарегистрирован ли он в приложении «Мой налог».

В случае, если новый сотрудник не стоит на учете или будет снят с учета во время работы, компания должна будет выплатить за него все налоги и страховые взносы, как при работе с физическим лицом. Важно регулярно проверять текущий статус самозанятого, значится ли он на учете в ФНС. Недобросовестные сотрудники могут сняться с учета в приложении, продолжая выполнять работу, что ведет к полной уплате налогов работодателем и начислению пени при просрочке.

Налоги и расчет

Найм самозанятых удобен тем, что бизнесу не нужно платить никаких налогов за таких сотрудников. Однако существуют риски, которые нужно знать и контролировать.

Например, за один год человек, работающий по НПД, может зарегистрировать не более 2,4 млн рублей дохода. Если лимит будет превышен, фрилансер будет автоматически исключен налоговой из перечня самозанятых, а компания-наниматель оплатит пени за просрочку, если окажется, что статус самозанятого отозван. Этот лимит сотрудник контролирует самостоятельно, поэтому стоит уточнять актуальный статус дохода лично у каждого потенциального сотрудника.

Обычно фрилансер самостоятельно оплачивает все взносы через приложение «Мой налог», но для бизнеса существует способ проверки сотрудника. Предприниматель может заключить договор с агентом, который получит право расчетов со всеми фрилансерами. Такие компании принимают средства, холдируют их и рассчитывают правильную величину налога. Далее, из суммы дохода вычитается необходимая доля налога, основные средства отправляются фрилансеру, а в налоговый период платформа самостоятельно уплачивает всю величину налогов в ФНС.

Если предприниматель переводит крупные суммы самозанятому, существует риск блокировки расчетного счета. Разрешить эту ситуацию можно, предоставив банку договор, который подтвердит, что оплата прошла официально, а ваш сотрудник работает по НПД.

Документы

Крайне важно понимать нюансы оформления документов для самозанятых. Если бизнес неправильно составит договор, то его новый сотрудник может быть переведен в разряд штатного со всеми вытекающими платежами. Также вы не можете нанять фрилансера, который работал в вашей компании менее двух лет назад. Для ФНС это выглядит как попытка сократить налоговые выплаты.

Предприниматель не имеет права требовать от фрилансера регулярно находиться в офисе, определять часы его работы, больничные и отпуск. Вы можете только договариваться об оказании услуги и контролировать качество ее выполнения по факту.

Предприниматель должен контролировать своевременное получение чеков от самозанятого. Если фрилансер будет нарушать сроки, у бизнеса возникнет проблема с учетом расходов. Это влечет большие издержки при уплате налогов.

Чек-лист. На что обратить внимание перед наймом самозанятых

  1. Очень важно подробно ознакомиться с федеральным законом, который регулирует деятельность самозанятых. Поскольку регулирование появилось недавно, в бухгалтерии обычно не знают, как работать в новых условиях. Например, сроки выдачи и отправления чеков могут быть неизвестны сотрудникам, поэтому их стоит обучить.
  2. Необходимо понимать, как составляется договор. Предприниматель должен понимать свои обязанности как заказчика и обязанности самозанятого сотрудника. Это не только выплата средств за работу, но и получение актов выполненных работ и чеков от исполнителя.
  3. Для того чтобы не допустить ошибок в договоре, желательно использовать цифровые решения. Например, мы предлагаем специальный софт для составления договора — это конструктор, позволяющий быстро соединять нужные блоки с информацией о бизнесе и его самозанятых сотрудниках. Договор собирается автоматически, что позволяет экономить время и средства на ведении бухгалтерии, особенно, если на бизнес работают десятки или сотни фрилансеров.
  4. Компания обязательно должна проверять статус самозанятого. Сделать это можно на сайте ФНС или через официальных партнеров службы. Такой функционал предоставляют платформы.
  5. Банально не нарушать закон. Бизнесу не стоит пробовать скрыть своих штатных сотрудников под маской самозанятых, так как регулятор строго следит за всеми подобными случаями. Летом 2021 года прошла череда проверок ФНС, которая затронула самозанятых, стабильно получающих одинаковые суммы от одного работодателя. ФНС начинает прорабатывать этот нюанс и в дальнейшем будет быстрее отличать добросовестные компании от нарушителей.