Как и кому нужно заполнять путевые листы с 1 сентября 2023 года: разбираем новые правила

Кому и когда нужно заполнять путевой лист

Путевой лист – обязательный документ, которым сопровождается использование автотранспорта в коммерческой деятельности. Их обязаны оформлять предприниматели и организации любой формы собственности при использовании транспорта в основной работе или для личных нужд. Так, на основании путевых листов бухгалтерия подтверждает расходы на оплату топлива, зарплаты водителям, расходы на запчасти, компенсации за использование личного транспорта.

Другими словами, это крайне важный документ для ИП и компаний, у которых есть свой транспорт. В каких ситуациях его нужно заполнять:

• обязательно – если организация занимается перевозками людей, багажа или грузов (на своем транспорте или арендованном) и если она предоставляет кому-то в аренду свой транспорт с водителями и сопровождающими;
• желательно – если сотрудник использует свой транспорт по поручению работодателя, и в других целях по заданию компании.

Соответственно, если компания так или иначе связана с перевозками, ей приходится оформлять путевые листы достаточно часто. Не делать этого нельзя – это обязательный документ, который всегда проверяет полиция. Процедуру оформления путевых листов с 1 сентября 2023 года ждут изменения, и дальше расскажем, какие именно.

Что уже поменялось в оформлении путевых листов в 2023 году

В 2023 году в системе выдачи путевых листов произошли определенные изменения, которые вступали в силу в два этапа – с 1 марта и с 1 сентября.

Что изменилось в правилах с 1 марта 2023 года согласно приказу Минтранса № 390 от 28 сентября 2022:

• вместо владельца автотранспорта нужно указывать того, кто оформляет путевой лист – полные данные о компании или ИП (включая адрес регистрации и номер ОГРН);
• новые правила заполнения информации о виде перевозки и сообщения;
• больше нет необходимости вести журнал заполнения путевых листов.

Куда более важные изменения произошло с 11 марта 2023 года, когда заработала система электронных путевых листов. Они призваны упростить оформление документа, что особенно актуально для крупных компаний.

Главное об электронных путевых листах:

• состоит из четырех частей (отдельные файлы): данные о рейсе, результаты медицинского осмотра, данные одометра в начале маршрута и данные одометра при его завершении;
• для подписания нужно иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или неквалифицированную подпись с портала Госуслуги;
• каждый участник вносит в электронный лист свою часть данных (медработник – о предрейсовом осмотре, ответственный за безопасность – данные о выезде транспорта на линию, и т. д.);
• оформляется через систему электронного документооборота;
• при необходимости можно предъявлять электронный формат путевого листа или его распечатку на бумаге.

Электронные документы хранятся в ГИС ЭПД – государственной информационной системе электронных перевозочных документов.

Изменения в оформлении путевых листов с 1 сентября 2023 года

Теперь вступает в силу вторая часть поправок. Новые правила оформления путевых листов с 1 сентября 2023 года затрагивают как собственно процедуру заполнения документов, так условия, когда их нужно оформлять.

Всего ожидается пять основных изменений в процедуре оформления путевого листа согласно приказу Минтранса от 5 мая 2023 года № 159:

1. Физлицам без статуса ИП (то есть, самозанятым), которые получили право на перевозку пассажиров и багажа, теперь нужно указывать в путевом листе ФИО, свой адрес прописки, номер телефона и ИНН. Отметки за механика может ставить сам таксист.
2. Уточняется, когда нужно вносить показания одометра: при выпуске авто на линию, при возвращении его с последнего рейса (заказа) и при приеме/передаче авто другому водителю (если у первого закончилась смена, а на одно авто оформлено несколько листов).
3. Уточняется, какие данные о водителях нужно указывать: ФИО, реквизиты водительских прав, СНИЛС, дату, время и результат проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.
4. При дистанционном медицинском осмотре медик может внести результаты на бумаге или в электронном виде, там нужно указать его ФИО, название места работы дату, время и результат проведения медосмотра. Раньше нужно было вносить данные о лицензии на проведение таких осмотров.
5. Если оформляется электронный путевой лист, то данные предрейсового технического контроля, показания одометра, дату и время выпуска авто на линию нужно заверять электронной подписью ответственного сотрудника.

Другой важный блок нововведений – возможность оформлять меньше путевых листов в некоторых ситуациях.

По сути, организация может сама выбирать, как выписывать путевой лист с 1 сентября 2023 года:

• можно выдать один лист на весь рейс, даже если он превышает продолжительность рабочего дня или смены водителя;
• можно выдать несколько путевых листов, если в течение одного дня одним авто будут управлять разные водители;
• можно оформить один лист на несколько рейсов, если их все совершает один водитель в течение одного дня;
• разрешено вносить изменения в электронные путевые листы – менять данные о водителях, о марках и моделях прицепов и их госномерах.

Говоря проще, система стала более гибкой. Впрочем, участники рынка ждали, что им разрешат выписывать один путевой лист на несколько дней, если будет не один рейс (и на несколько водителей сразу), но этого не случилось.

Бланки и образцы путевых листов

Форму путевого листа каждая организация и ИП утверждают самостоятельно на основании приказа. Соответственно, после вступления в силу новых норм нужно исправить свои документы.

Так, нужно исключить из формы бланка информацию о лицензии медицинского работника на проведение медосмотров – теперь эти данные в лист не вписываются.

Примерный образец заполнения путевого листа с 1 сентября 2023 года, а также новые бланки можно загрузить у нас: