Как правильно написать заявление на отгул за ранее отработанное время, за свой счет или по другой причине

Законные основания для получения отгула

Отгул – народное обозначение выходного без сохранения заработной платы. То есть, такого понятия нет в ТК РФ, но само явление достаточно распространенное. В Трудовом кодексе прописаны моменты, когда работник по закону вправе уйти в отгул.

Согласно ТК РФ, можно получить:

• выходной за работу свыше положенной нормы (ст. 152 ТК РФ);
• отгул за работу в выходные и праздники (ст. 153);
• день или больше отдыха по семейным обстоятельствам (ст. 128);
• в счет ежегодно оплачиваемого отпуска (ст. 122);
• день отдыха для доноров (ст. 186);
• отгул в связи с ежегодным медобследованием (ст. 185.1).

С учетом оснований для отгула разберем правила и нюансы оформления заявлений на его получение.

Как написать заявление на отгул: подробная инструкция

Существует несколько моментов, которые следует соблюдать во время оформления документа. Если работник неправильно указал свои данные, это может быть принести проблемы обеим сторонам – например, во время проверки. Нужно даже писать заявление на 1 день без содержания – так работник обезопасит себя на будущее.

Форма заявления

В ТК РФ не прописана единая унифицированная форма для заявления на отгул. Но есть правила, которые важно соблюдать – нужно корректно оформить сам документ, а также корректно указать основание. Кроме того, иногда право на отгул нужно подтвердить другими бумагами.

Правила оформления

При составлении заявления нужно придерживаться простых правил:

• заявление оформляется в электронном и бумажном виде, на документе обязательно проставляется собственноручная подпись работника;
• адресатом заявления может быть только человек, который на официальном уровне принимает решение. Как правило, это руководитель компании или подразделения;
• если требуется несколько дней отгула, в заявлении прописывается каждый такой период.

Кроме того, непосредственного руководителя стоит предупредить заранее, чтобы он нашел замену на время отсутствия сотрудника.

Что нужно указать в заявлении

При составлении документа нужно придерживаться следующего алгоритма:

1. В правом верхнем углу прописывается ФИО и должность лица, которому адресуется заявление. А также ФИО и должность заявителя – того, кто просит отгул.
2. Ниже – название и адрес регистрации предприятия, а также дата написания (иногда ее прописывают рядом с подписью).
3. Посередине указывается «Заявление».
4. Далее – объяснение причины, по которой нужно дать отгул, и дата запланированного выходного. Здесь же нужно обосновать это ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.
5. В конце проставляется подпись заявителя и расшифровка. Иногда дата прописывается здесь же, а не в шапке документа.

Образец заявления на отгул

Как отмечалось выше, в Трудовом кодексе не установлена единая форма такого документа. Но он похож на заявление, которое работники пишут на отпуск за свой счет.

В общем виде заявление на выходной за свой счет выглядит так:

Нюансы составления заявления в зависимости от причины

Дальше рассмотрим варианты написания документа по каждой ситуации, а также приложим образцы.

Заявление на отгул за свой счет на один день

Отпуск без сохранения заработной платы на один день (такая формулировка должна присутствовать в заявлении) согласно ст. 128 ТК РФ положен:

• участникам Великой Отечественной войны;
• работающим пенсионерам;
• близким родственникам военнослужащих, получивших ранение, заболевания или умерших во время прохождения военной службы;
• работающим инвалидам;
• сотрудникам при рождении ребенка, смерти близкого родственника или свадьбе.

Составляя заявление за свой счет на 1 день, нужно указать одну из этих причин и сослаться на нормы ТК РФ.

Если объективной причины нет, то руководство может дать работнику отгул по своему усмотрению, но вправе и отказать.

Заявление на отгул за ранее отработанное время

За работу в праздничные или выходные дни взамен двойной оплаты работник может выбрать отгул. Если сотрудник предпочел выходной, то на основании  ч 4. ст. 153 ТК РФ ему выплатят зарплату по обычному тарифу за день, когда он работал сверх нормы.

Примерная форма документа выглядит так:

Заявление на отгул в связи с семейными обстоятельствами

Если возникнет ситуация, когда сотруднику требуется отгул, чтобы решить семейные проблемы, работодатель принимает решение на свое усмотрение. А если одна из причин прописана в ч. 2 ст. 128 ТК РФ (свадьба, рождение ребенка, смерть родственника), то по закону начальник обязан предоставить выходной до пяти дней. Всё зависит от сроков, прописанные в коллективном договоре. Для подтверждения основания отгула требуется соответствующий документ.

Заявление на отгул в счет отпуска

Согласно ст. 125 ТК РФ, работник вправе поделить отпуск и часть дней (но не более 14) взять заранее, согласовав этот момент с начальником. Во время составления графика отпусков важно сразу предупредить работодателя, чтобы этот день отгула внесли в табель отпусков.

Заявление на отгул за сдачу крови для донорства

Если работник планирует стать донором, то должен знать, что согласно ст. 186 ТК РФ он вправе взять один неоплачиваемый выходной, но не позже, чем через год со дня непосредственной сдачи крови. В качестве доказательств предоставляется донорская справка.

Заявление на отгул на несколько часов

Даже при двухчасовом отсутствии работнику лучше написать официальное заявление. Это застрахует его от действий начальника, который может расценить отсутствие сотрудника, как прогул, что может стать причиной для увольнения.

Заявление на отгул для прохождения диспансеризации

В день, когда сотрудник проходит медобследование, он полностью освобождается от работы. (ч. 4 ст. 185.1 ТК РФ). Раз в три года могут проходить диспансеризацию лица младше 40 лет и ежегодно те, кому уже исполнилось 40. Для пенсионеров и предпенсионеров положено два выходных в год, диспансеризацию они также могут проходить ежегодно.

Даты заранее согласовываются с работодателем, то есть, сотрудник не вправе просто не явиться на работу в нужный день. А после прохождения диспансеризации нужно будет предоставить справку из медучреждения.

За сколько дней нужно подать заявление

Согласно ст. 123 ТК РФ, заявление на отгул работник приносит на подпись не позже чем за 14 дней до предполагаемого отдыха. Исключения составляют обстоятельства, прописанные в ч. 2 ст. 128 ТК РФ (свадьба, рождение ребенка, смерть близких родственников).

Кому и как его подавать

Заявление на отгул оформляется на имя директора компании. Предварительно нужно обговорить со своим начальником планы взять выходной день. Документ передается секретарю или лично в руки руководителю, после чего последний принимает решение.

Если оно положительное, заявление отправляется в отдел кадров, где подготавливается приказ на работника. Как только он будет готов, приказ регистрируется в соответствующем журнале с кодом ОВ (27) в случае его оплаты и НВ (27) при неоплачиваемом выходном.

Часто задаваемые вопросы