В обязанности бухгалтера входит ведение кассовой книги, что обусловлено требованием Центробанка. Этот вид отчетности не надо в обязательном порядке регистрировать в налоговых органах, но наличие в компании обязательно. Обычно такую книгу заводят на год, но период может варьироваться в зависимости от кассовых оборотов. Одним из правил финансово-кассовой политики является сшивание кассовой книги. Поэтому будем разбираться, как это правильно сделать.

Зачем сшивают кассовую книгу?

Подобная операция требуется для сохранения внесенной информации, без возможности ее изменить. После прошивки нельзя будет что-то исправить в имеющихся записях и подменить пронумерованные по порядку страницы. Таким образом исключается фальсификация.

Какие существуют правила по ведению журнала?

Единых правил ведения кассовой книги нет, но существует определенный порядок. Вот перечень общих позиций:

  • в организации должна быть только одна кассовая книга и заводят ее в начале календарного года (скрепляют и переплетают);
  • пользуются книгой на протяжении года, иногда – месяца или квартала (зависит от количества кассовых операций);
  • порядковую нумерацию начинают с первой страницы, для чего пользуются шариковой ручкой;
  • сшивают исключительно переплетенные бланки;
  • титульник и обложка журнала не подлежат прошивке;
  • допускается ведение обычного журнала от руки (форма КО-4, согласно постановлению Госкомстата №88) и электронного варианта (с машинописным заполнением после предварительной обработки информации через специальные бухгалтерские программы).

Каждая страница документа содержит две части: стационарную и отрывную (прикладывается к отчетам кассира). Причем сведения в них должны быть одинаковыми. Поэтому заполнять их рекомендуется под копирку. В связи с этим номер страницы дублируется.

По завершении определенного периода (месяца или квартала) бухгалтер делает запись на последнем листе кассовой книги о количестве сформированных листов. В конце года скопленные вкладки подлежат прошиванию по определенному алгоритму.

Как действовать, если кассовая книга в электронном виде?

Кассовые книги, сформированные в электронном виде, законом освобождаются от распечатки и сшивания. Это обусловлено тем, что они создаются с использованием техсредств, что служит защитой от несанкционированного вмешательства.

Такая книга визируется электронными цифровыми подписями руководящего лица и главбуха.

Как правильно осуществляется подшивка?

Для прошивания КГ лучше взять крепкую нить, а отверстия удобнее протыкать шилом. Сильно не затягивают петлю сзади, чтобы не затруднять раскрытие документа. Поверх концов нити, находящихся на оборотной стороне последней страницы, приклеивают отрезок белой бумаги 5х10 см. На ней бухгалтер пишет от руки – «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью (число) страниц» (согласно постановлению №88). Рядом ставится подпись ген. директора с расшифровкой и заверяется печатью.

Печать должна частично заходить на пломбу. Тогда не будет возможности кому-то нарушить ее целостность незаметно, поскольку проблематично подделать часть штампа.

Читайте также:
Можно ли опротестовать право собственности, полученное нечестным путем?

В каких случаях наличие печати на пломбе необязательно?

В соответствии с пунктом 7 ст. 2 закона «Об акционерных обществах» от 26.12. 1995 № 208-ФЗ и пунктом 5 ст. 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», АО и ООО могут не иметь в пользовании печати, если она не предусмотрена Уставом. Это положение вступило в силу с 07.04.2015 года. Тогда на кассовой книге не требуется ставить оттиск.