Что такое инвентаризация, её виды и пошаговая инструкция проведения

Что такое инвентаризация

Инвентаризация – это проверка имущества и обязательств компании для получения сведений по их фактическому наличию на определенную дату и последующей сверки с данными бухгалтерского учета. Ее обязаны проводить все организации независимо от организационной структуры.

Ситуации, периодичность и порядок проведения руководитель определяет самостоятельно, закрепляя в учетной политике. Исключения – случаи, когда инвентаризацию нужно проводить в обязательном порядке.

В основе процедуры лежать пять основных принципов:

1. Проводится комиссией.
2. Обязательное участие материально ответственного лица.
3. Непрерывность.
4. Реальный пересчет инвентаризуемых объектов.
5. Внезапность для лица с материальной ответственностью.

Простыми словами, инвентаризация – это переучет всех финансовых обязательств и имущества как головного предприятия, так и его подразделений.

Что и где проверяют при инвентаризации

Пересчет, измерение и взвешивание материальных ценностей проводится:

• в складских помещениях (на продовольственных, сырьевых, товарных складах, с ГСМ или готовой продукцией);
• на производстве;
• в торговых залах (в том числе в аптеках);
• в кассах;
• и даже в библиотеках.

Другими словами, пересчет остатков проводится везде, где есть что пересчитывать.

В обязательном порядке проверяются:

• основные средства (ОС) и нематериальные активы (НМА);
• товарно-материальные ценности (ТМЦ – запасы, готовая продукция, ассортимент в продаже);
• наличные денежные средства, ценные бумаги и денежные документы, в том числе бланки строгой отчетности;
• финансовые вложения;
• объекты незавершенного производства;
• расчеты с контрагентами, ФНС и фондами;
• резервы возможных расходов и платежей.

В сельском хозяйстве дополнительно пересчету подлежат животные, деревья, кустарники, другие зеленые насаждения, материалы для посева.

Нормативное регулирование

Нормативно-правовая база проведения инвентаризации включает федеральные законы, приказы Минфина, положения и методические указания. Основные документы:

1. Федеральный закон 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года «О бухгалтерском учете». Инвентаризации посвящена статья 11.
2. Приказ Министерства финансов от 29 июля 1998 года №34н, утвердивший Положение по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности. Закрепляет случаи обязательного проведения переучета.
3. Приказ Министерства финансов от 13 июня 1995 года №49, утвердивший Методические указания по инвентаризации. Это основной документ, содержащий общие правила процедуры, принципы переучета разных видов имущества, порядок оформления выявленных отклонений и результатов.
4. Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88, утвердившее бланки первичных документов учета результатов инвентаризации.
5. Постановление Госкомстата России от 27 марта 2000 года №26, утвердившее ведомость учета результатов (форму ИНВ-26).

Кроме того, учитываются локальные нормативные акты, которые принимаются на уровне предприятия – например, приказ о проведении инвентаризации.

Для чего нужны такие проверки

Переучет ценностей дает представление о соблюдении требований к складскому хранению товаров, порядку ведения первичного учета, помогает в профилактике злоупотреблений и нарушений. Проверка позволяет выяснить текущее состояние товарно-материальных ресурсов, их рыночную стоимость и произвести переоценку.

Проведение инвентаризации помогает выявить:

• фактически имеющееся в наличии имущество, в том числе неучтенное;
• условия хранения ОС, использования материальных и нематериальных активов;
• условия хранения ТМЦ, их фактическое использование в производстве;
• излишки и фактическое отсутствие денежных и материальных активов.

Как итог, инвентаризация позволяет проверить полноту и корректность отражения информации в бухгалтерской отчетности.

Разница между инвентаризацией и ревизией

Инвентаризация и ревизия, хоть и схожи между собой, в действительности – разные процедуры. В рамках ревизии проводятся контрольные мероприятия, их цель – выявить законность проведения операций с товарно-материальными ценностями, а также правильность их отражения в бухгалтерском учете.

Инвентаризация – пересчет фактически имеющегося имущества для выяснения отклонений от учетной информации. Такой переучет помогает выявить недостатки организации бухгалтерского учета.

Отличия приведем в таблице:

Таким образом, ревизия – более сложная и серьезная проверка, чем инвентаризация. Поводом для ее проведения может стать подозрение в экономическом преступлении, совершенном сотрудником или руководителем организации, а результатом – возбуждение уголовного дела.

Виды инвентаризации

Для классификации инвентаризации применяются различные критерии. Переучет может проходить в одном из вариантов или совмещать несколько.

Рассмотрим подробнее все виды инвентаризации.

По объему

Здесь за основу берется охват обследуемых объектов. Инвентаризация может быть полной и частичной.

Полная

Как правило, это годовая инвентаризация. Проверяется всё имущество и обязательства юрлица на конкретную дату. Её проводят перед составлением годового бухгалтерского баланса и отчета, при внутренних изменениях.

Частичная

Она же локальная инвентаризация. Проводится в подразделении, отделе или по определенному виду имущества. Например, выборочную инвентаризацию проводят при пересчете кассы, товаров на складе, при пересменке лиц с материальной ответственностью.

По назначению

Исходя из целей проверка может быть плановой и внеплановой, контрольной и повторной.

Плановая

Проходит в соответствии с графиком, утвержденным приказом руководителя в начале года. Сотрудников предупреждают заранее о мероприятии и готовятся к нему. К плановой относится и проверка перед подготовкой годового отчета.

Внеплановая

Это внезапная проверка, не предусмотренная учетной политикой. Подобный переучет могут проводить аудиторские компании, внутренняя ревизионная или инвентаризационная комиссия. Ее цель – выявление недостач, хищений, нарушений закона.

Также проводится при замещении материально ответственного сотрудника, после ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций.

Контрольная

Проводят сразу после планового переучета для проверки его подлинности. При контрольной инвентаризации помещения оставляют закрытыми.

Повторная

Назначают по приказу при появлении неоднозначных результатов первичной проверки. Основанием может стать подозрение ответственного сотрудника, неудовлетворенность его работой.

По охвату

В зависимости от масштабов мероприятия различают выборочную и сплошную инвентаризацию.

Выборочная

Проверяют имущество, за которое отвечает определенный работник. Востребована в организациях с филиальной сетью, широким ассортиментом продукции или услуг.

Сплошная

Переучету подлежит всё имущество всех подразделений. По каждому направлению создаются инвентаризационные комиссии, а крупные компании привлекают независимых аудиторов.

По способу проведения

В зависимости от метода проведения инвентаризация может быть натуральная или документальная.

Натуральная

В основе – наблюдение за каждой единицей ТМЦ и указание их количества на основании подсчетов, измерений, взвешивания.

Документальная

Основная цель переучета – проверить документальное подтверждение присутствия объектов материального и нематериального имущества.

В каких случаях проведение инвентаризации обязательно

Обстоятельства обязательного проведения переучета установлены п. 27 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ и п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации. Это следующие основания:

• передача имущества посредством продажи, выкупа, по договору аренды;
• преобразование муниципального (МУП) или государственного унитарного предприятия (ГУП);
• прекращение деятельности или реорганизация юрлица перед составлением баланса;
• накануне составления годового бухгалтерского отчета. Переучет не проводится, если уже был совершен после 1 октября отчетного периода;
• смена сотрудников, несущих материальную ответственность (проводится в день передачи/приемки дел);
• выявление хищения, злоупотребления или причинения материального ущерба;
• пожар, аварии, стихийные бедствия и другие ЧС.

То есть, это все те ситуации, когда важно сопоставить фактические данные с тем, что отображено в бухгалтерском учете.

Когда проводится внеплановая проверка

Для внеплановой инвентаризации свойственна внезапность. Ее проводят не по предварительно утвержденному плану и без подготовки, чтобы было проще выявить несоответствия.

Подобная проверка обязательно проводится:

• при смене руководителя или лица с материальной ответственностью;
• подозрениях на расхищение материально-производственных запасов;
• при переоценке более 1/3 имущества, находящегося в ведении материально ответственного сотрудника;
• чрезвычайных ситуаций, влекущих порчу и утрату имущества юрлица.

Смысл внепланового переучета – в дополнительном контроле за сохранностью определенных объектов и установлении их наличия в определенный момент.

В п. 1.6 Указаний прописано, что при коллективной материальной ответственности инвентаризацию проводят:

• при смене руководителя (бригадира),
• по заявлению одного или нескольких участников,
• при уменьшении коллектива на 50%.

Внеплановую проверку инициирует руководитель в срок по своему усмотрению, оснований для такого мероприятия законодательство не закрепляет.

Правила проведения инвентаризации

Переучет на предприятиях необходимо проводить, соблюдая определенные правила:

1. При инвентаризации, проводимой на протяжении нескольких дней, помещение с проверяемыми объектами опечатывают в конце каждого дня, а утром – проверяют сохранность печати.
2. На перемещения товаров со склада накладывается запрет, а остатки можно продавать только с письменного согласия директора и главного бухгалтера при участии членов инвентаризационной комиссии.
3. При перерасчете проверяется наличие остатков по факту как на складах, так и в магазине. Присутствие сотрудника с материальной ответственностью обязательно.
4. Допускается проверка остатков ручным способом и с использованием технических приборов.
5. Процедуру проводят последовательно в каждом помещении с товаром, подлежащим инвентаризации.
6. Объекты заносят в опись после перерасчета, в ней отражают количество, артикул и другие параметры.
7. Описи хранят в сейфе или шкафу в помещении без доступа третьих лиц, в том числе во время обеда членов комиссии и вечером.
8. Помещение закрывают и пломбируют после завершения в нем проверки.

Итог процедуры может быть признан недействительным, если в общей описи нет будет подписи хотя бы одного члена комиссии. Участвующие в инвентаризации лица с материальной ответственностью должны дать расписки об участии в проверке и отсутствии претензий к членам комиссии.

Этапы и порядок проведения инвентаризации: пошаговая инструкция

Процедура достаточно сложная и ответственная, поэтому важно разделить ее на этапы:

1. Подготовительные мероприятия – на данном этапе издается приказ о проведении инвентаризации и ее основаниях, формируется комиссия, устанавливаются даты и перечни объектов переучета.
2. Проведение проверки – непосредственно сам процесс сверки и переучета.
3. Заполнение описей – результаты проверки вносятся в специальные описи, отдельно по имуществу в собственности, в аренде и на ответственном хранении.
4. Анализ документации – полученную в ходе проверки информацию сравнивают со сведениями, представленными бухгалтерией.
5. Подведение итогов и учет результатов – приведение фактической информации в соответствие с бухгалтерской.

Рассмотрим подробнее наиболее важные этапы проведения инвентаризации.

Формирование инвентаризационной комиссии

Для проведения инвентаризации в организации создается специальная комиссия. Согласно п. 2.2 Методических указаний, комиссия может действовать на постоянной основе.

При масштабных работах в организации допускается формирование нескольких комиссий, их участников назначает и утверждает руководитель единым приказом (п.2.3 Указаний).

В комиссию включают:

• представителей бухгалтерии;
• узких специалистов (инженеров, техников или юристов в зависимости от вида проверки);
• представителей руководства;
• специалистов внутренней или независимой аудиторской службы.

На практике в комиссию включают минимум три человека. Должность председателя отводят замдиректора или начальнику подразделения.

Проверка и опись имущества

Проверка предполагает реальный пересчет, замеры, взвешивание и анализ фактического наличия и количества имущественных объектов. По НМА (где пересчитывать формально нечего) устанавливают наличие и правильность оценки стоимости таких активов.

Для полноценной работы необходимо заранее создать условия:

• обеспечить комиссию приборами и инструментами,
• предоставить рабочую силу для перемещения имущества.

Из-за этого допускается приостановка деятельности предприятия на срок до трех дней. Все полученные результаты записывают в инвентаризационные акты, их готовят минимум в двух экземплярах. В каждой описи ставят отметку о проведении проверки в присутствии материально ответственного сотрудника.

Сверка полученных данных с бухгалтерским учетом

На данном этапе полученные данные сравнивают с информацией в бухгалтерских документах. Разночтения фиксируются в сличительных ведомостях (п. 4.1 Указаний). Допускается их составление вручную или с использованием оргтехники.

Подведение результатов проверки

Итоги подводятся на заседании комиссии с ведением протокола. В нем отражают:

• объяснения сотрудника с материальной ответственностью и варианты зачета излишков и недостач из-за пересортицы;
• список имущества, которое необходимо уценить или списать с отметкой оснований и виновников;
• предложения по дальнейшему ведению склада и обеспечению сохранности ТМЦ;
• недостачи, по которым не установлено виновных лиц с указанием причин.

Документ подписывается каждым членом комиссии, а руководитель принимает окончательное решение.

Как правильно оформить инвентаризацию документально

Весь процесс сопровождается заполнением различной документации. В таблице рассмотрим, какие документы и по каким формам готовят на каждой стадии:

Документы можно разработать и принять самостоятельно или воспользоваться готовыми формами.

Сроки проведения инвентаризации

Даты и периодичность инвентаризаций устанавливает руководитель компании согласно ч. 3 ст. 11 ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 2.1 Методический указаний, за исключением случаев обязательного переучета.

На сроки влияет причина переучета, размер и сфера деятельности предприятия. Устанавливать срок проведения годовой инвентаризации нужно с учетом того, что:

• проверять ОС разрешается раз в три года, а фонды библиотек – раз в пять лет;
• допустимо не проводить переучет по имуществу, если его опись произведена после 1 октября отчетного периода;
• для компаний в районах Крайнего Севера и на аналогичных территориях проверку допускается проводить в период наличия минимальных остатков.

Перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности мероприятие планируется на период с 1 октября по 31 декабря, то есть в IV квартале. Срок завершения – до даты подписания отчета.

Если причина в ликвидации или реорганизации юрлица, то проверка должна завершиться до даты подготовки разделительного или ликвидационного баланса.

При наличии причин и по решению руководителя сроки могут продлеваться, для этого составляется приказ.

Что делать при обнаружении излишков и недостач

Инвентаризация предполагает пересчет фактических остатков и сравнение их с данными учета. Соответственно, данные могут и не сойтись – причем в разных вариантах:

В процессе пересчета могут обнаружиться:

• Излишние остатки. Их приходуют по рыночной стоимости, суммы излишков увеличивают доход организации.
• Недостача. Если размер не выходит за пределы установленных норм, то недостачу списывают на издержки. Недостача сверх нормы взыскивается с материально ответственного лица. Если вина не установлена, то недостачу списывают на расходы организации.
• Пересортица (если есть излишек одного вида ценностей и недостача другого). Взаимозачет возможен при соблюдении условий: недостача и излишек обнаружены за одинаковый период у одного и того же лица, наименование и количество материальных ценностей одинаковые.

При недостаче, выявлении излишков или пересортицы заполняют сличительные ведомости. В них указывают расхождения сведений описей и бухгалтерского учета.

Нюансы проведения инвентаризации различных видов имущества

В зависимости от вида имущества переучет имеет свои особенности. Рассмотрим подробнее, как проводят процедуру по основным видам имущества.

Основных средств

При инвентаризации основных средств используется опись по форме ИНВ-1. Документ содержит сведения по каждой единице имущества:

• название и инвентарный номер объекта,
• его технические характеристики,
• предназначение.

При обнаружении расхождений в фактической и учетной информации в опись вносят верные данные. По недвижимости – проверяют документы на право собственности.

Если выявились ОС, непригодные к эксплуатации, то их включают в дополнительную опись.

Нематериальных активов

Переучет НМА предполагает проверку:

• документации, дающей право на использование актива (патентов, свидетельств);
• точность и актуальность учета на балансе.

По итогам составляется опись, возможно использование формы ИНВ-1а.

ТМЦ

Инвентаризацию ТМЦ проводят, поэтапно следуя по помещениям, где они хранятся. По ценностям, поступающим в период переучета, формируют дополнительную опись с указанием:

• наименования и количества,
• цены,
• поставщика,
• даты и номера приходного ордера.

На самом ордере председатель комиссии должен поставить отметку, что ТМЦ поступили после инвентаризации.

Денежных средств

Инвентаризация денежных средств проводится в рамках инвентаризации кассы. На основании Указания Банка России от 11 марта 2014 года пересчету подлежат:

• наличные деньги;
• ценные бумаги;
• почтовые марки, пошлинные и вексельные марки;
• оплаченные билеты и путевки;
• иные находящиеся в кассе документы.

Расчетный счет проверяют посредством сравнивания остатков на учетных счетах и данных из банковской выписки на требуемую дату.

Расчетов

Инвентаризация расчетов – это проверка правильности сумм, имеющихся на счетах бухучета, в том числе расчетов с поставщиками и подрядчиками, дебиторами и кредиторами, покупателями и заказчиками, по налоговым обязательствам, краткосрочным и долгосрочным займам и кредитам, с работниками по зарплате и другие.

Анализируется верность расчетов, наличие или отсутствие сальдо. Задолженности с истекшим сроком давности списываются на основании приказа руководителя.

Финансовых вложений

Инвентаризацию ценных бумаг проводят в одно время с проверкой денежных средств в кассе. В рамках переучета сопоставляют учетное и фактическое наличие ценных бумаг, а также оценивают:

• надлежащее оформление и реальную стоимость ценных бумаг,
• полноту учета полученных от вложений доходов.

В обязанности комиссии входит проверка финансовых вложений в уставные капиталы сторонних компаний и займов.

Дебиторской и кредиторской задолженности

Инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности проводят в конце года, чтобы выявить безнадежные и просроченные долги и внести корректировки в отчетность. Проверке подлежат счета:

• 60, 62 и 76 – авансы поставщикам, подрядчикам, другим контрагентам и задолженности перед ними;
• 70, 71 и 73 – компенсации, расчеты с работниками, подотчетными лицами и задолженности им;
• 68 и 69 – переплаты/задолженности по налогам и сборам;
• 66 и 67 – задолженности по кредитам и процентам;
• 75 – задолженности по дивидендам.

Незавершенного производства

При инвентаризации незавершенного производства определяют объем и текущую себестоимость такой продукции. Информацию сверяют с данными учета.

Под незавершенным производством в данном случае понимают:

• частично готовую продукцию, не прошедшую весь цикл производства;
• бракованные изделия;
• неукомплектованные товары;
• работы и услуги, не принятые заказчиком.

Резервов

Инвентаризации подлежат резервы на оплату отпусков, дополнительных вознаграждений, на ремонт ОС, по сомнительным долгам. Проверяется правильность и обоснованность их создания, выявляются остатки на конец года.

Советы для быстрого и точного проведения инвентаризации

Чтобы провести процедуру быстро и без проблем, следует придерживаться ряда практических советов:

1. Организуйте удобную систему учета в организации. Она поможет предупредить проблемы, выявляемые инвентаризацией. В программе можно отражать поступление, перемещение и выбытие продукции, воспользоваться печатными формами отчетов и документов.
2. Верно рассчитывайте сроки мероприятия: учитывайте размеры помещений, ассортимент и количество товара.
3. Настраивайте работников на внимательное отношение к процессу и монотонную работу.
4. Заранее обучите персонал работе с техническими средствами по считыванию информации.
5. Распечатайте описи заранее.
6. Проводите локальные инвентаризации – это проверка, например, остатков на складах по наличию только нескольких товарных групп. Особенно актуально это для крупных компаний, у которых организация полной проверки приносит убытки.
7. Используете двойной подсчет во избежание ошибок.
8. Документы с внесенными сведениями храните в архиве.

При необходимости привлекайте специалистов по независимой инвентаризации, которые мотивированы работать быстро и точно по сравнению с персоналом компании.

Ответственность за непроведение проверки

Законодательством подобная ответственность не установлена. Тем не менее неприятности все-таки могут быть:

• на основании ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ за недостоверные сведения в бухгалтерской отчетности ФНС вправе выписать штраф, то есть, в этом случае расхождения будут искать уже налоговики;
• из-за ошибок в налоговом учете может возникнуть недоимка по налогам, за нее также могут наказать (статьи 75, 122 НК РФ).

Кроме того, без проведения инвентаризации не получить положительного аудиторского заключения (а оно нужно, например, акционерным обществам при раскрытии отчетности).

Инвентаризация в бухгалтерском учете

Выявленные расхождения необходимо отразить в бухучете. Их производят в месяце окончания проверки. На основании п. 5.5 Указаний результат годовой инвентаризации отражают в годовом бухгалтерском отчете.

Рассмотрим примеры проводок для отражения инвентаризации в бухгалтерском учете в разных ситуациях.

При оприходовании выявленных излишков материальных ценностей:

Дебет 08, 10, 41, 43, 50 Кредит 91

С недостачами все сложнее. При ее обнаружении в первую очередь делается проводка по Дебету счета 94 во взаимосвязи со счетами недостающих объектов. Далее:

• При недостаче в пределах нормы – проводят списание ТМЦ проводкой Дебет 20, 23, 44 Кредит 94.
• При недостаче свыше нормы и наличии виновного лица – Дебет 73 Кредит 94 (недостачу относят на лицо с материальной ответственностью). Проводка Дебет 70 Кредит 73 означает, что недостачу удержат из зарплаты виновника, а Дебет 50 Кредит 73 – деньги в погашение внесены в кассу лицом самостоятельно.
• При отсутствии виновника недостачи или недоказанности вины в суде проводка будет такой: Дебет 91-2 Кредит 94. Это означает, что недостача списана по причине отсутствия виновного лица или отказе во взыскании.

В чем заключается польза инвентаризации

Ее проведение несет практическую пользу. Именно благодаря ей возможна оценка реального положения дел на предприятии: объемов и видов запасов, состояния ОС, наличия/отсутствия долгов. В процессе своевременной проверки можно выявить хищения ценностей и злоупотребления со стороны персонала и привлечь виновных к ответственности, обнаружить доходы и расходы, которые не были учтены, оценить степень исполнения взятых обязательств.

Регулярный и действительный переучет – это возможность выявить невнимательных и недобросовестных сотрудников, оценить порядок ведения первичной и учетной документации. С точки зрения руководителя, итоги инвентаризации – это ценный источник информации, помогающий в принятии стратегических управленческих решений, в том числе по кадровым вопросам, способ профилактики злоупотреблений.

Для персонала инвентаризация – это стимул добросовестно работать, правильно вести бухгалтерский учет и вовремя устранять недочеты.

Часто задаваемые вопросы