Что такое дебиторская задолженность, как с ней работать и правильно отразить в бухгалтерском учете
Что такое дебиторская задолженность, как с ней работать и правильно отразить в бухгалтерском учете

Дебиторская задолженность – это часть активов компании, которая образуется в процессе хозяйственной деятельности. Когда контрагенту отгружен товар, оказана услуга, а он не внес предоплату, то в период между поставкой и оплатой образуется долг, который и входит в состав такой задолженности. Разберем подробнее её виды, способы управления и анализа, а также порядок отражения в бухгалтерском учете.

Содержание статьи

Что такое дебиторская задолженность – объясняем простыми словами

Дебиторская задолженность – это задолженность контрагентов перед компанией. Они отображаются в активе баланса, ведь это требования компании к другим субъектам. Такая задолженность может существовать как в денежном виде, так и в виде долга по поставляемой продукции, материалам, услугам (если ранее контрагент получил предоплату).

Этот вид задолженности регулируется в основном положениями бухгалтерского учета (ПБУ), но также и другими нормативными актами:

  • ст. 265 и 266 НК РФ – они касаются расходов, связанных с дебиторской задолженностью;
  • ФЗ «О бухгалтерском учете» N 402-ФЗ – описывает, как именно вести учет задолженности и отображать ее в отчетности;
  • Гражданский кодекс РФ – ст. 128 прописывает, что задолженность – это объект гражданских прав;
  • ст. 76 ФЗ «Об исполнительном производстве» N 229-ФЗ – оговаривает особенности взыскания дебиторской задолженности.

Простыми словами, дебиторская задолженность – это «тебе должны». Именно так это слово переводится с латинского «debet».

Кто выступает в качестве дебитора

В дебиторскую задолженность включаются все долги, которые кто-либо имеет перед организацией (кредитором в данном случае). Соответственно, дебиторами, или должниками, могут стать юридические, физические лица и государство. В частности:

  • покупатели,
  • продавцы, получившие предоплату,
  • сотрудники компании,
  • бюджеты любого уровня,
  • таможенная служба,
  • прочие дебиторы.

Задолженность возникает, когда любой из контрагентов на данный момент не исполнил принятые на себя обязательства. При этом речь не идет о просроченных долгах – даже если оговоренный срок оплаты еще не наступил, долг все равно считается «дебиторкой» и так отображается на балансе.

Когда образуется такая задолженность

«Дебиторка» возникает в процессе осуществления экономической деятельности, когда появляется разрыв между поставкой и оплатой. Есть и другие ситуации – например, если компания перечислила переплату или ждет возврата денег от сотрудника.

Как и из чего складывается дебиторская задолженность в балансе:

  • осуществлена поставка товара/оказана услуга, а оплата не произведена;
  • перечислен аванс, а поставка будет позже;
  • излишне выплачена зарплата сотруднику;
  • переплата налога/сбора;
  • предоплата таможне;
  • выданы заемные средства сотруднику компании или другому юридическому или физическому лицу;
  • задолженность сотрудников по возмещению материального ущерба компании;
  • денежные средства, выданные в подотчет;
  • долги прочих контрагентов.

Когда обязательства сторон выполняются вовремя, то наличие дебиторской задолженности считается признаком стабильной работы организации.

Не возникает дебиторской задолженности при осуществлении розничных операций, так как момент покупки совпадает со временем оплаты. Говоря проще, такая задолженность образуется, если есть разница по времени между оплатой и каким-то юридическим действием.

Виды дебиторской задолженности

Есть несколько критериев, по которым можно её сгруппировать.

виды дебиторской задолженности

По сроку погашения

Согласно срокам погашения, выделяют следующие виды:

  • долгосрочная дебиторская задолженность – это когда получение оплаты или исполнение обязательств планируется на срок более года;
  • краткосрочная дебиторская задолженность – когда деньги, ТМЦ, услуги должны быть получены в срок до 12 месяцев.

Чаще всего долгосрочная «дебиторка» возникает, когда происходит поставка дорогостоящего оборудования, при выдаче заемных средств. Краткосрочная – привычный формат работы с покупателя и заказчиками, с сотрудниками фирмы.

По сроку выполнения обязательств

Кроме сроков погашения (которые прописаны в договоре), есть и фактические сроки уплаты по задолженности. И в зависимости от того, когда дебитор смог оплатить долги, выделяют такие виды:

  • текущая (нормальная) задолженность, когда срок уплаты не наступил;
  • хроническая – когда должник не может ее погасить в срок, и договаривается об отсрочке. После дополнительных соглашений устанавливается новый срок, и так может тянуться вплоть до окончания срока исковой давности. Говоря проще, должник всячески оттягивает сроки уплаты долгов;
  • просроченная, когда контрагент не расплатился вовремя и с ним не удалось договориться об отсрочке оплаты.

Последний вид нередко предусматривает штрафные санкции за просрочку и, скорее всего, повлечет приостановку дальнейших поставок.

В зависимости от причин возникновения

Дебиторская задолженность может образовываться по разным причинам – она относится к разному виду должников и возникает в результате различных операций. Подразделяют задолженность:

  • поставщиков/подрядчиков,
  • покупателей/заказчиков,
  • сотрудников,
  • бюджета,
  • прочих дебиторов.

В зависимости от должника, может быть денежная задолженность и товарно-материальная. Первая влечет проблемы в использовании оборотных средств, так как часть из находится в распоряжении дебитора. Вторая тормозит процесс производства, когда задерживается поставка, не выполнены вовремя ремонтные работы, за которые заплачены деньги.

К примеру, несвоевременная поставка сырья заставляет остановить работу цеха, что повлечет простой для работников и неисполнение обязательств перед заказчиками.

По вероятности погашения

Пока по дебиторской задолженности еще не наступил срок оплаты, не так просто понять, будут ли в итоге погашены обязательства должника. Поэтому в компаниях выделяют  такие её виды:

  • Обычная – когда контрагенты сотрудничают продолжительное время или это речь идет о работе с крупной и надежной компанией. То есть, вероятность неисполнения обязательств сводится к нулю и есть уверенность, что оплата поступит вовремя.
  • Сомнительная – подразумевает сотрудничество с малознакомым контрагентом, когда есть сомнения в его платежеспособности. То есть гарантий, что долг будет выплачен, нет, и у компании есть риск потерять эти деньги.
  • Безнадежная дебиторская задолженность – это когда вероятность вернуть деньги приближается к нулю. Такой тип долгов обычно списывают в убыток.

Обычная задолженность – это нормальная ситуация, она присутствует при повседневных операциях. Сомнительная – относится уже к рискованным, так как нет гарантии, что заказчик оплатит деньги за полученный товар.

Поэтому, если появляется новый заказчик, то нет уверенности, что он вовремя будет исполнять обязанности по оплате. Предпочтительно получить от него гарантии.

Другой пример – при проведении крупных сделок, а также при участии в торгах или госзакупках поставщик требует предоставить банковскую гарантию или залоговое имущество.

В чем разница между дебиторской и кредиторской задолженностью

Эти два понятия противоположны, но в то же время имеют взаимосвязь. Так, дебиторская задолженность одного субъекта – это всегда кредиторская задолженность другого. То есть, если по отношению к одному экономическому субъекту имеется долг, значит, существует и тот, кто пользуется этими средствами.

Дебитор – это должник, а кредитор – юридическое или физическое лицо, перед которым числится его долг. Соответственно, между дебиторской и кредиторской задолженностью есть серьезные различия:

Показатель Дебиторская задолженность Кредиторская
Отражение в бухгалтерском учете По дебету счетов По кредиту счетов
Отражение в балансе Относится к активам Относится к обязательствам
Экономическое положение «Нам должны» – долг контрагента перед субъектом «Мы должны» – долг субъекта перед его контрагентом

При анализе баланса по обоим показателям можно определить финансовое состояние предприятия. Если «дебиторки» больше, значит, компания «крепко стоит на ногах». Это показывает ее финансовую стабильность. Но если дебиторская задолженность возникает при сотрудничестве с недобросовестными контрагентами и есть вероятность невозврата долга, то это может привести к скорому финансовому краху.

Если преобладает «кредиторка», значит, компания может быть неустойчивой – хотя и здесь не все однозначно. Умелое распоряжение обязательствами дает возможность динамично развиваться фактически за чужой счет. А вот дебиторы изымают из оборота свои деньги или товар, недополучают прибыль от их использования, а еще – рискуют невозвратом долга и судебными тяжбами.

Управление дебиторской задолженностью

Долги перед компанией означают изъятие из оборота определенной суммы денег, которыми в настоящий момент пользуется контрагент. Поэтому ее необходимо контролировать, чтобы не допускать просрочки платежа и срока, после которого ее невозможно будет востребовать.

Когда и зачем проводится

Управлять дебиторской задолженностью нужно с такими целями:

  • чтобы вовремя выявлять просрочки по долгам;
  • вовремя принимать меры по возврату долгов;
  • своевременно направлять должнику извещения, акты сверки;
  • контролировать сроки исполнения обязательств должником;
  • при необходимости – принимать меры по принудительному взысканию.

С какой периодичностью проводить анализ данных – определяет компания самостоятельно. Чаще всего проверка проводится каждый месяц или квартал. При этом ведется оперативная работа по дебиторам, срок оплаты которых укладывается в рамки нескольких дней.

Участники процесса

К процессу управления дебиторской задолженностью привлекаются все, кто может быть причастен к работе с долгами:

  • финансовый отдел,
  • бухгалтерия,
  • отдел продаж,
  • юристы компании.

На предприятии разрабатывается система документооборота по работе с «дебиторкой». Бухгалтерия подает сведения финансистам по результатам месяца/квартала.

Они проводят анализ и вырабатывают стратегию по взысканию: рассылают письма, акты сверки, проводят переговоры по телефону. Отдел продаж на основании данных бухгалтерии принимает решение о дальнейших поставках тем, кто внесен в список дебиторов.

Этапы управления

Для работы с дебиторами разрабатывается определенная стратегия. Поэтапно это выглядит так:

  1. разработка политики, которая может включать в себя проверку покупателей и заказчиков;
  2. составление шаблонов договоров с учетом критериев, выявленных на первом этапе;
  3. контроль за состоянием расчетов с контрагентами;
  4. работа с дебиторами, которые нарушили срок оплаты;
  5. при необходимости – обращение в суд, продажа долга.

Если проводимые мероприятия не привели к результатам, а срок взыскания истек, то долг придется списывать – компания просто отказывается от его дальнейшего взыскания и списывает его со счетов. При этом списание дебиторской задолженности (безнадежной) – расходы компании с точки зрения налогового учета. А значит, списание может несколько уменьшить налог на прибыль.

Методы управления

Финансовое положение должников различное, поэтому для эффективной работы по взысканию долга нужно подбирать определенные методы.

управление дебиторской задолженностью

Проверка платежеспособности должника

Перед заключением договора поставки или отправкой аванса, контрагента нужно проверить. Для этого есть масса разных способов – например, можно проверить его через сервис «Прозрачный бизнес», можно через коммерческие системы вроде Сбис или «За честный бизнес», а можно запросить проверку даже в своем банке. Проверять платежеспособность нужно по каждому более-менее крупному контрагенту.

Это в первую очередь касается контрагентов, по которым есть риск несостоятельности – в случае банкротства поставщики и подрядчики попадают в последнюю очередь «прочих кредиторов». Это означает, что активов, которые будут реализованы в ходе процедуры, может не хватить на уплату всех долгов.

Поэтому всегда лучше проверить партнера заранее. Можно также собрать отзывы о компании в интернете или по знакомым или даже разработать внутренние алгоритмы проверки.

Обозначение срока взыскания

В договоре указывается срок, до которого обязательства должника должны быть погашены. Если этого не происходит, то дебитору направляются письма с предложением составить дополнительное соглашение или реструктуризировать долг.

Срок исполнения обязательств должен быть в любом договоре – и как только этот срок истечет, контрагент вправе принимать меры по взысканию долга. Если же не прописать сроки в документах, взыскание (особенно через суд) будет делом непростым.

Оценка трудозатрат для взыскания долга

Если становится понятно, что взыскать задолженность проблематично, ищутся пути принудительного взыскания. Обращение в суд отнимет много денег и времени – это хороший вариант, если в компании есть штатный юрист, который «потянет» судебные разбирательства.

Но если для компании этот путь несет лишние трудовые и финансовые затраты, то можно рассмотреть вариант продажи долга. Конечно, фирма потеряет на этом (при продаже долгов теряется часть суммы – дисконт), но иногда это сделать выгоднее, чем месяцами пытаться взыскать долги.

Работа с дебиторской задолженностью на предприятии

В каждой компании есть свои правила работы с «дебиторкой». Как правило, работа проводится в несколько этапов. При этом существуют специальные методики и формулы расчета.

работа с дебиторской задолженностью на предприятии

Анализ дебиторской задолженности

Чтобы успешно управлять задолженностью контрагентов, ее сначала нужно проанализировать. Есть три вида анализа:

  • вертикальный – позволяющий определить долю каждого должника в общей сумме или вида задолженности;
  • горизонтальный – он позволяет проанализировать динамику за несколько лет;
  • сравнительный – позволяющий сопоставить объем и темпы роста долгов.

В ходе анализа учитываются данные из списка дебиторов и бухгалтерского баланса. В первом случае проводится аналитический анализ для оперативной работы с «дебиторкой». При помощи баланса выявляется общая динамика.

Инвентаризация

Она проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. В ее ходе выявляется текущая и просроченная задолженность, намечаются меры для взыскания.

Для проведения инвентаризации рассылаются акты сверки, чтобы подтвердить достоверность данных. Например, компания-контрагент может задерживать платеж из-за сбоев или загруженности бухгалтерии. Получив акт сверки, она просто сразу оплатит всю причитающуюся сумму. Все этапы и нюансы оформления инвентаризации мы описывали здесь.

Расчет

Пример вертикального и горизонтального анализа задолженности:

Дебитор Вид задолженности На 01.01.20, рублей На 01.01.21 На 01.01.22
ООО «Вектор» Долг покупателя 20 000 10 000 15 000
Налог на прибыль Налоговая 250 400
ООО «Горизонт» Долг покупателя 5 000 5 000 5 000
Всего 25 250 15 000 20 400

Чтобы определить долю долга покупателей по состоянию на 1 января 2020 года, нужно сделать расчет по формуле:

расчет доли дебиторской задолженности

Результат такой:

пример расчета дебиторки

Аналогично можно посчитать налоговую задолженность:

расчет налоговой задолженности

По показателям на начало каждого года можно рассчитать динамику роста, при этом разделив показатель текущего периода на предыдущий:

расчет динамики роста дебиторской задолженности

То есть, дебиторская задолженность на начало 2021 года снизилась и составляет 59,4% от показателя предыдущего года.

Для сравнения можно брать любые показатели по видам, срокам, по конкретному контрагенту.

Взыскание дебиторской задолженности

Когда не получается вернуть деньги путем переговоров, юридическая служба предприятия готовит документы для принудительного взыскания.

Обращение в суд

Для этого должны соблюдаться два условия: должник не ликвидировался и не истек срок исковой давности. В суд подается исковое заявление с приложением документов, свидетельствующих о наличии долга.  Это – договор, товаросопроводительные и платежные документы, акты сверки и пр.

Как правило, этим занимается штатный юрист компании. Но если его нет, можно обратиться в юридическую компанию или передать эту работу кому-то на аутсорсинг.

Срок исковой давности

Предъявить требования к должнику через суд можно не позднее 3-х лет с момента возникновения задолженности. Срок может быть продлен, если велись письменные переговоры по поводу уплаты долга, подписывались акты сверки, были иные действия, продлевающие срок исковой давности.

Даже для кредитора может быть важно продлить сроки – ведь многие должники более охотно возвращают долги до обращения в суд.

Страхование

Это один из способов защититься от просроченной задолженности до того, как она появится. В этом случае заключается договор со страховой компанией, когда предметом страхования является невозврат долга. При этом при наступлении страхового случая взыскание долгов ложится на плечи страховщика. Подробнее об этом вы можете прочитать в нашей отдельной статье.

Продажа

Продается дебиторская задолженность, как и банковские долги коллекторам, когда дальнейшее взыскание собственными силами становится нецелесообразным. Компании проще продать долг с дисконтом и «забыть» про него, а взысканием будет заниматься уже профессионал.

Для передачи права требования долга заключается договор цессии, когда кредитор передает востребование задолженности третьему лицу. Дебитор уведомляется об этом, но его согласия не требуется.

Списание дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность может быть списана только в случае, если истек срок исковой давности или доказано, что должника не существует. К примеру, произошла ликвидация юридического лица. В этом случае составляется бухгалтерская справка, а руководитель издает приказ о списании долга.

Соответственно, также списание отражается и в расходах.

Как минимизировать сомнительную и безнадежную дебиторку

Дебиторская задолженность – это абсолютно нормальное явление, но для более эффективного управления средствами компаниям лучше не допускать, чтобы задолженность переходила в стадию сомнительной или безнадежной. И для контроля дебиторской задолженности есть несколько инструментов.

как уменьшить безнадежную дебиторскую задолженность

Авансовые платежи

Сама по себе предоплата – нормальная ситуация, но в случае с недобросовестным поставщиком можно лишиться этой суммы и не получить товар.

Лучше, если компания в своей внутренней политике предусмотрит условия для предоплаты – например, проверку надежности контрагента или какие-то гарантии возврата денег. А еще лучше – вообще не делать авансов (но тогда можно лишиться всех потенциальных партнеров – ведь для них это точно такой же риск при сотрудничестве).

Гарантии сделки

Банковские гарантии наиболее распространены при совершении госзакупок. Их смысл: банк за определенную плату гарантирует возвращение долга, если покупатель не внес оплату или поставщик не отгрузил товар.

Другим гарантом оплаты может быть имущество, переданное в залог. Такую гарантию чаще всего используют банки при выдаче кредитов и займов.

Аккредитив

Хранителем денег в этом случае является банк. При заключении сделки деньги покупателя поступают на специальный счет, откуда он не сможет их расходовать. Банк ставит в известность поставщика, что оплата находится в банке.

Окончательный расчет производится уже после того, как товар отгружен – банк проводит его, получив товарно-транспортную накладную. Другими словами, именно банк гарантирует, что оплата не попадет к продавцу до того, как он отправит товар. Из минусов – аккредитивы обычно платные.

Встречная задолженность

Здесь подразумевается отгрузка товара, когда покупатель имеет долг перед поставщиком. В этом случае не стоит беспокоиться о том, что оплата не поступит в срок.

Обычно взаимные долги оформляются актом взаимозачета – по сути, поставка товара идет в счет погашения старого долга, а дебиторская задолженность вообще не возникает. Правда, нужно, чтобы перед этим контрагентом ранее уже была задолженность. На практике поставщики и покупатели – это разные контрагенты, поэтому взаимозачет применяется не так часто.

Дебиторская задолженность в бухгалтерском учете

Бухучет помогает отслеживать и анализировать информацию о задолженности. Все сведения аккумулируются на счетах бухучета, а бухгалтеру нужно правильно формировать проводки, чтобы вся деятельность фирмы была прозрачной.

На каких счетах учитывается

Счетах бухгалтерского учета дебиторской задолженности:

  • 62, где аккумулируется задолженность покупателей и заказчиков;
  • 60, когда была предоплата или переплата поставщикам;
  • 68, 69 – отражается переплата по налогам и взносам;
  • 70, 73 – когда числятся долги за сотрудниками предприятия;
  • 71 – при наличии долга по подотчетным суммам;
  • 75, когда имеются долги со стороны учредителей;
  • 76, когда должники – прочие дебиторы.

Нередко при ведении хозяйственной деятельности возникает дебиторская задолженность у дочерних/материнских предприятий, которая отражается на счете 79.

Просроченная дебиторская задолженность в бухгалтерском учете отображается на тех же счетах, что и обычная.

Проводки, связанные с дебиторкой

В зависимости от содержания хозяйственной операции в бухгалтерском учете формируются поводки:

  • Д 62 -К 40 (41) – отгружен товар или собственная продукция;
  • Д 60 – К 51 – перечислен аванс;
  • Д 71 – К 51 (50) – выдана подотчетна сумма;
  • Д 73 К 50 (51) – выдан заем сотруднику;
  • Д 91.2 – К 60,62,71,73,76 – списана дебиторская задолженность.

Если существует резерв по сомнительным долгам, то дебиторка списывается за счет него.

Отражение в бухгалтерской отчетности

Дебиторская задолженность в балансе отражается по строке 1230 раздела 2:

дебиторская задолженность в балансе

Здесь показана общая сумма. При составлении пояснительной записки дается расшифровка с указанием крупных кредиторов поименно.

Баланс – это отражение финансового положения предприятия на дату его составления. При этом бухгалтерия постоянно ведет счета (они перечислены выше), и по ним информация должна быть всегда актуальной.

Подводим итоги

Дебиторская задолженность предприятия говорит о его более-менее стабильном финансовом состоянии – раз оно работает и при этом даже отгружает товар без предоплаты. Это привлекает новых клиентов и создает удобство работы для заказчиков. Та компания, которая работает только по предоплате, теряет привлекательность в глазах контрагентов.

В тоже время дебиторкой нужно умело управлять, так как это отвлечение финансовых ресурсов фирмы и вывод их из оборота.

Часто задаваемые вопросы

Как правильно писать: дебеторская или дебиторская задолженность?

Правильный вариант написания – дебиторская.

Как правильно: дебитóрская или дéбиторская задолженность?

Правильно ставить ударение на третьем слоге, на букву «о».

Дебиторская задолженность – это пассив или актив?

Этот вид задолженности относится к активам компании, так как должны ей.

Просроченная дебиторская задолженность – это сколько месяцев?

Просроченной считается любая задолженность, если срок исполнения обязательств истек.