Листы А4 вместо «фирменных» гербовых бланков ИНН, СНИЛС, ОСАГО — устоявшийся тренд?

Раньше многие документы в России выдавались исключительно на бланках с гербом РФ и защитой от подделок. Но прогресс не стоит на месте и все больше документов теперь просто распечатывают на листах обычной бумаги. Все важные данные хранятся в электронных реестрах, а отдельные документы печатать стало необязательно.

Различие документов на специальных бланках, простых бумажных и электронных

Государство уже несколько лет ведет планомерную работу по переводу большей части документооборота в электронную форму. На сегодняшний день все больше специальных форм документов заменяется электронными реестрами.

Однако «гербовые» и другие документы по утвержденной строгой форме все еще существуют. Самый наглядный пример – паспорт гражданина РФ. Также на специальных бланках печатают свидетельства о рождении, заключении брака, смерти и т.д.

Поэтому сейчас можно выделить три основных формы официальных документов:

• изготавливаемые на специальных бланках – выдаются соответствующими органами власти, обычно имеют серию и номер, а также ряд мер по защите от подделки. Бланки для таких документов обычно называют гербовыми – так как на них изображен герб Российской Федерации;
• документы, которые распечатываются на простой бумаге – обычно это выписки из электронных реестров. Такие документы, как правило, выдаются без дополнительной оплаты и длительного ожидания. Несмотря на то, что документ распечатывается на обычной бумаге, на нем должны быть подпись должностного лица и печать соответствующего учреждения;
• документы, которые могут существовать только в электронной форме. При желании их можно распечатать на бумаге, но действует документ и без этого. Большая часть таких документов подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Таким образом, прогресс ведет к тому, что все больше документов переходят из первой категории во вторую, а затем – в третью. Это сокращает расходы на печать специальных бланков, а наличие электронных реестров позволяет быстро получать необходимую информацию.

При этом для каждого документа важна в первую очередь не форма, а содержание. Например, выписка из реестра прав на недвижимое имущество сама по себе не представляет прав, эти права подтверждаются информацией из реестра. Юридическая значимость любого документа подтверждается его содержанием и тем, кто его подписал.

Какие документы теперь печатают на обычной бумаге

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и СНИЛС

Сам по себе идентификационный номер – это набор цифр (для физического лица их 12), но до 2017 года этот код выдавался налогоплательщику на специальном бланке с гербом РФ. Для индивидуальных предпринимателей документ о присвоении ИНН является одним из обязательных документов, но сам код присваивается так же, как и всем остальным гражданам – при постановке на налоговый учет.

С 1 января 2017 года при постановке физического лица на налоговый учет выдается свидетельство, которое печатается на обычном листе формата А4.

Преимуществом перехода на упрощенный формат документа стала простота оформления. Теперь оформить свидетельство (которое по факту является выпиской из Единого государственного реестра налогоплательщиков – ЕГРН) можно при обращении в любую ИФНС. Процедура бесплатная, хотя раньше платить приходилось за выдачу дубликата свидетельства.

Стоит отметить, что оформлять свидетельство о присвоении ИНН на бумажном носителе нужно не всем. Сам код легко найти на сайте ФНС в разделе «Узнай свой ИНН». Для этого достаточно заполнить основные паспортные данные гражданина. В ответ система выдаст 12-значный ИНН.

Если на сайте ФНС данные не отображаются, подать заявление можно на том же сайте, в разделе «Подача заявления физического лица о постановке на учет». Код будет присвоен автоматически, а за получением бумажного свидетельства придется обратиться в ИФНС.

На днях стало известно о том, что Госдума приняла (пока во втором чтении) законопроект об отмене очередного бланка. Под «сокращение» попал СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счета.

Привычные зеленые карточки будут заменены на выписки из системы обязательного пенсионного страхования. Как и в случае с ИНН, сам номер никуда не пропадет и не изменится. До окончательного принятия законопроекта, подписания его президентом и опубликования СНИЛС будет выдаваться в прежнем виде.

Документы о регистрации юридического лица

По аналогии с ИНН физического лица, свидетельство о постановке на налоговый учет для организаций и ИП с 2017 года печатается на обычном листе формата А4.

Однако это не все изменения бизнеса – с 2017 года свидетельства о государственной регистрации отменили полностью. Вместо них введены листы записи в соответствующих реестрах:

• для ИП – лист записи в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП);
• для организаций – лист записи в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Отмена свидетельств о государственной регистрации объясняют тем, что это делается в целях повышения эффективности электронного документооборота. Так как наличие записи в ЕГРИП или ЕГРЮЛ подтверждает факт регистрации, эта мера обоснована.

Свидетельство о праве собственности на недвижимость

С 15 июля 2016 года больше не выдаются привычные многим свидетельства о государственной регистрации прав на недвижимое имущество. Эти документы изготавливались на специальных бланках с гербом Российской Федерации.

Теперь право собственности на недвижимость подтверждает выписка из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество (ЕГРН). При этом выданные ранее свидетельства остаются в силе без ограничения по срокам.

Теперь факт возникновения и перехода прав на недвижимое имущество отражается в ЕГРН в режиме реального времени. При этом выписка из ЕГРН подтверждает право собственности только на дату ее выдачи. Тем не менее, действует выписка бессрочно – как и ранее выданные свидетельства.

Стоимость оформления выписки из ЕГРН зависит от того, кто ее заказывает и в какой форме:

• для физического лица это стоит 300 рублей за электронный документ или 750 рублей – за бумажный;
• для организации стоимость составит 600 рублей за электронную выписку или 2200 рублей – за бумажную.

Получить выписку можно как через Интернет (на сайте Росреестра), так и обратившись в подразделение Росреестра и Кадастровой палаты, или в МФЦ.

Хоть отказ от гербовой бумаги и сократил расходы Росреестра на оформление документов, стоимость и сроки проведения регистрации сделок с недвижимостью не изменились. Это по-прежнему 2 000 рублей для физических лиц и 22 000 рублей для юридических, а также 10 рабочих дней.

Выписка из ЕГРН предоставляет информацию о записи в реестре, но правоустанавливающими документами остаются договоры купли-продажи, акты государственных органов и другие аналогичные документы.

Какие документы печатать уже необязательно

На электронный документооборот переходят как частные предприятия, так и государственные органы. Больше всего возможностей пользоваться только электронными документами есть у предприятий – они вправе перевести в «цифру» большую часть кадрового документооборота, а также бухгалтерского учета. Однако для населения важнее знать, какие из повседневных документов могут существовать без бумажной формы.

Полис ОСАГО и паспорт транспортного средства

Возможность оформить электронный полис ОСАГО (так называемое еОСАГО) появилась с начала 2017 года. Страховые компании, хоть и потеряли часть доходов от «навязывания» услуг, уже давно отладили работу по выдаче электронных полисов. По некоторым данным, их количество составляет уже до 40% от общей массы.

Тем не менее, пока полностью электронным полис не стал – правила дорожного движения (ПДД) все еще обязывают водителя иметь при себе полис ОСАГО. При электронном оформлении достаточно распечатать документ, который присылает на электронную почту страховая компания.

В октябре прошлого года депутаты Госдумы проголосовали за законопроект, который позволяет водителям не возить с собой распечатку электронного полиса. Однако законопроект прошел только первое чтение, а в ПДД изменения пока не внесли.

Согласно законодательству инспектор ГИБДД пока еще может оштрафовать водителя за отсутствие бумажного документа на 800 рублей, но на практике такие случаи не частые. Обычно достаточно объяснить ему, что полис электронный, назвать его номер или показать на экране телефона. Так как полис привязывается к автомобилю, проверить его подлинность несложно.

Для автомобилистов электронные полисы ОСАГО – не единственный признак прогресса. С середины прошлого года стало возможным оформить электронный паспорт транспортного средства (ПТС). В реальности из-за технических проблем с другими странами ЕАЭС норму об обязательной выдаче только электронных ПТС отложили на полтора года.

Оформить электронный ПТС стоит дешевле, чем бумажный, но по состоянию на февраль 2019 года было выдано всего 103 таких документа (из-за проблем технического характера). ПТС нужен для оформления полиса ОСАГО, а также для постановки на учет автомобиля. Возить его с собой по-прежнему не требуется.

Электронные чеки

Согласно последним поправкам к Федеральному закону «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» N 54-ФЗ при продаже товаров или услуг продавец обязан выдать покупателю чек.

Для обычных магазинов обязательным является выдача бумажного чека, а также – при желании покупателя – отправка ему электронной версии чека.

Но для интернет-магазинов обязательной является выдача электронного чека (по причине того, что бумажный выдать невозможно). Поэтому при оформлении покупки любой интернет-магазин просит реквизиты для отправки чека – электронную почту или номер телефона.

Электронный чек имеет те же реквизиты и законную силу, что и бумажный. Как и при покупке в «обычном» магазине, онлайн-касса проводит платежную операцию, данные по которой автоматически уходят в ФНС. После этого покупателю приходит электронный чек.

Если чек пришел на адрес электронной почты, его он будет храниться практически неограниченное время (если, конечно, его не удалить). Поэтому такая форма более удобна для покупателя – он может воспользоваться гарантией в течение определенного срока, при этом электронный чек не портится и не выцветает, как бумажные аналоги.

Билеты на транспорт

Все больше билетов на транспорт приобретается в интернете. Это очень удобно – можно сравнить разные варианты поездки, выбрать места, забронировать и оплатить билет банковской картой онлайн.

Билет в этом случае оформляется в электронном виде, но он является полным аналогом обычного бумажного билета. Потерять такой билет сложнее – это по сути информация о том, что конкретный человек приобрел право проезда или перелета по определенному маршруту.

При покупке авиабилета онлайн на электронную почту присылают маршрутную квитанцию. Фактически это не билет, а только подтверждение факта покупки, хотя в квитанции указывается вся информация о покупателе, маршруте и условиях перелета.

Хоть квитанцию можно распечатать, делать это необязательно. При регистрации на рейс у стойки сотрудники авиакомпании без проблем найдут информацию по паспорту. При электронной регистрации на рейс все еще проще – зарегистрироваться можно через интернет по данным из маршрутной квитанции.

Если рейс международный, квитанцию все же желательно распечатать или сохранить на смартфоне, чтобы показать ее пограничникам (для въезда в отдельные страны требуется наличие билета в обратном направлении).

Распечатать маршрутную квитанцию нужно и тем, кто путешествовал в рамках командировки – для отчетности. Кроме квитанции в бухгалтерии потребуют посадочный талон, который тоже нужно сохранить.

Что касается электронных железнодорожных билетов, процесс бронирования и покупки примерно такой же. После оплаты билета пассажир получает в SMS-сообщении специальный код, а на электронную почту ему высылают письмо с электронным посадочным талоном.

Имея код или купон, можно распечатать билет в кассе железнодорожного вокзала, а можно пройти электронную регистрацию и сразу идти в поезд (в вагон пропустят при предъявлении паспорта). Можно также пройти регистрацию в терминале регистрации на вокзале.

Стоит понимать, что пройти электронную регистрацию или регистрацию через терминал пока можно не на каждой станции, поэтому в небольших населенных пунктах нужно распечатать билет в кассе.